Научный работник бюджетного учреждения внес организационный взнос за участие в конференции на территории города, на котором он выступит с докладом. Доклад в дальнейшем будет опубликован. Сумма организационного взноса переведена работником с личной карты. Из документов есть квитанция об оплате, договор организации с сотрудником, акт выполненных работ. Другой сотрудник внес организационный взнос за онлайн-участие в конференции за границей в долларах со своей карты в сентябре 2022 года. Есть квитанция об оплате, подтверждение об оплате от организаторов конференции, скриншот из личного кабинета системы подачи статей в подтверждение того, что номер статьи находится на этапе рецензирования. Может ли бюджетное учреждение возместить расходы научных работников на уплату организационного взноса? По каким КВР, КОСГУ, КФО, по какому курсу (в части зарубежной конференции), учитывая, что участие в конференциях с докладами, которые в дальнейшем будут опубликованы, необходимы для целей выполнения государственного задания и что на период участия командировка не оформлялась?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Бюджетное учреждение может возместить расходы научных работников на уплату оргвзноса за участие в конференции в случае, если такие расходы осуществляются в интересах работодателя и соответствующее возмещение предусмотрено распорядительным документом по учреждению, локальным актом, и в случае, если к Авансовому отчету (ф. 0504505) приложены подтверждающие участие в конференции и оплату документы. Конкретный перечень прилагаемых документов закрепляется локальным актом по учреждению.
Бюджетное учреждение может осуществить расходы на возмещение суммы оплаченного научными работниками оргвзноса за счет средств субсидии на выполнение государственного задания при обосновании необходимости осуществления таких расходов для выполнения государственного задания, а также если расходы на участие в конференции с дальнейшей публикацией доклада, в том числе расходы на уплату оргвзноса, в явном виде учитывались при определении размера субсидии на выполнение задания.
В бухгалтерском учете бюджетного учреждения расходы на уплату оргвзноса могут быть приняты в сумме авансового отчета из расчета курса иностранной валюты, установленной ЦБ РФ, на дату совершения операции на основании соответствующего решения руководителя экономического субъекта.
Возмещение расходов работнику, связанных с уплатой оргвзноса за счет собственных средств и осуществленных в служебных целях, следует отразить по КВР 244 и подстатье 226 КОСГУ.

Обоснование вывода:
1. Мероприятия (форум, конференция, симпозиум, семинар и т.д.) предполагают осуществление организатором определенной деятельности, направленной на их проведение (выбор места проведения, сервисное сопровождение мероприятия и пр.). Уплата организационного взноса для участия в мероприятии, в том числе в конференции, представляет собой в том числе оплату услуг организатора, связанных с проведением мероприятия, и возмещение ему соответствующих затрат.
Применяемая в настоящее время методология бухгалтерского учета предусматривает учет расчетов с подотчетными лицами только по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет (п. 212 Инструкции N 157н). Иными словами, положения Инструкции N 157н предполагают, что перед осуществлением сотрудником каких-либо расходов в интересах учреждения на основании его заявления о выдаче аванса будут приняты соответствующие обязательства, а денежные средства на выдачу аванса будут получены в кассу учреждения в установленном порядке или перечислены на банковскую карту сотрудника.
Вместе с тем практика показывает, что осуществление сотрудниками каких-либо расходов в интересах учреждения за счет личных средств с последующей их компенсацией, как правило, не расценивается контролирующими органами в качестве нарушения. Главное, чтобы при осуществлении закупки были соблюдены все нормы действующего законодательства, а сама операция отвечала принципу эффективности использования денежных средств.
Во избежание отказа в возмещении произведенных расходов сотрудникам следует согласовывать суммы возможных затрат и направления использования личных денежных средств. Несогласованные расходы на нужды учреждения работодатель может не возместить (смотрите определения ВС Республики Башкортостан от 14.03.2019 по делу N 33-5422/2019, Московского горсуда от 12.02.2019 по делу N 33-5629/2019).
Таким образом, тот факт, что сотрудники бюджетного учреждения изначально уплатили организационный взнос за участие в конференции за счет собственных средств, не влияет на ситуацию иным образом. Это объясняется тем, что все расходы, осуществляемые сотрудниками для нужд учреждения, должны быть произведены с разрешения или ведома работодателя. Поэтому в данной ситуации при расчетах необходимо руководствоваться теми же нормами, как если бы денежные средства были выданы под отчет.
Порядок направления научных работников на мероприятия (далее - Порядок), план-график такого направления научных работников, их финансовое обеспечение, а также перечень возмещаемых расходов устанавливаются локальным актом бюджетного учреждения. В случае отсутствия соответствующих документов, связанных с участием научных работников в конференции, решение о возмещении принимается руководителем бюджетного учреждения.
В соответствии с п. 216 Инструкции N 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете на основании Авансового отчета (ф. 0504505), утвержденного в установленном порядке, и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, прилагаемые подотчетными лицами к Авансовому отчету (ф. 0504505), должны подтверждать:
- получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ);
- факт оплаты стоимости имущества (услуг, работ).
Иными словами, возмещение расходов на уплату оргвзноса за участие в конференции с дальнейшей публикацией доклада может быть осуществлено на основании документов, подтверждающих:
- оказание услуг по участию в конференции, при этом может быть приложен счет на уплату оргвзноса;
- факт оплаты стоимости услуг, например банковский документ (выписка, платежное поручение и т.п.) об операции, проведенной по банковской карте сотрудника.
Конкретный перечень документов, которые должны быть приложены к авансовому отчету научного работника, закрепляется локальным актом учреждения.
Исходя из изложенного, в случае, если расходы научных работников на участие в конференции осуществляются ими за счет личных средств и необходимы в интересах работодателя (бюджетного учреждения), то такие расходы могут быть возмещены на основании соответствующего распорядительного документа, локального акта с приложением к Авансовому отчету (ф. 0504505) подтверждающих участие в конференции и оплату документов.
2. Субсидия на выполнение государственного задания предоставляется бюджетному учреждению согласно положениям абзаца 1 п. 1 ст. 78.1 БК РФ и имеет строгое целевое назначение - она предназначена для финансового обеспечения выполнения задания, как правило, текущего года. Конкретный порядок и условия предоставления субсидии на финансовое обеспечение задания определяются соответствующим Соглашением.
Для определения целевого характера расходов за счет средств субсидии на выполнение задания, как правило, применяются два основных критерия:
1) направленность расходов на выполнение государственного (муниципального) задания (смотрите, например, решения Приволжского райсуда г. Казани Республики Татарстан от 02.02.2017 N 12-133/2017, от 02.02.2017 N 12-134/2017, решения суда Ханты-Мансийского автономного округа - Югры от 01.04.2016 N 12-140/2016, от 07.05.2015 N 12-562/2015, от 25.05.2016 N 7-653/2016, постановления Судебного участка N 3 Октябрьского судебного района г. Архангельска (Архангельская область) от 24.06.2016 N 4-481/2016 и от 24.06.2016 N 4-479/2016, п. 8.14 представления Счетной палаты РФ от 17.10.2016 N ПР 02-257/02/2-05);
2) соблюдение иных условий по целевому расходованию средств субсидии, предусмотренных:
- порядком предоставления субсидии, установленным в публично-правовом образовании в соответствии с абзацем третьим п. 1 ст. 78.1 БК РФ;
- соглашением о предоставлении субсидии (смотрите, например, решения Ханты-Мансийского райсуда ХМАО - Югры от 31.03.2016 N 12-181/2016, Волгоградского облсуда от 17.04.2015 N 07-450/2015).
Согласно этим критериям учреждению следует оценить, соответствует ли цель осуществляемых расходов государственному заданию. Иными словами, без каких-либо рисков учреждение может осуществить рассматриваемые расходы только при соблюдении вышеперечисленных условий.
Если расходы на участие в конференции с дальнейшей публикацией доклада, в том числе расходы на уплату оргвзноса, в явном виде учитывались при определении размера субсидии на выполнение задания, то такие расходы при обосновании необходимости осуществления таких расходов могут быть оплачены за счет средств субсидии.
Если же рассматриваемые расходы в явном виде не учитывались при определении размера субсидии на выполнение задания, учреждению целесообразно располагать документами, подтверждающими направленность данных расходов на выполнение задания; наличием текущей экономии средств субсидии.
Таким образом, бюджетное учреждение может осуществить расходы на возмещение научным работникам расходов на уплату оргвзноса за счет средств субсидии на выполнение государственного задания в следующих случаях:
- учреждение может обосновать необходимость осуществления данного расхода для выполнения государственного задания;
- расходы на участие в конференции с дальнейшей публикацией доклада, в том числе расходы на уплату оргвзноса, в явном виде учитывались при определении размера субсидии на выполнение задания.
В ином случае расходы на возмещение оргвзноса могут быть отражены за счет средств от приносящей доход деятельности или экономии средств субсидии на выполнение государственного задания.
3. Согласно п. 13 Инструкции N 157н объекты учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, принимаются к бухгалтерскому учету в рублевом эквиваленте путем пересчета суммы в иностранной валюте по официальному курсу Центрального банка Российской Федерации соответствующих иностранных валют по отношению к рублю, при отсутствии официального курса - по курсу, рассчитанному по котировкам иностранной валюты на международных валютных рынках или по устанавливаемым центральными (национальными) банками соответствующих государств курсам, к любой третьей валюте, официальный курс которой по отношению к рублю устанавливается Центральным банком Российской Федерации.
При этом п. 6 Стандарта "Влияние изменений курсов иностранных валют" предусмотрено, что стоимость валютных монетарных активов и обязательств при признании (принятии к бухгалтерскому учету и отражении в бухгалтерской (финансовой) отчетности) отражается по курсу пересчета на дату признания в бухгалтерском учете указанных активов и обязательств или на отчетную дату (дата формирования учетного регистра).
Так, руководителем учреждения, по нашему мнению, может быть принято обоснованное решение о принятии авансового отчета в сумме из расчета курса иностранной валюты, установленной ЦБ РФ, на дату совершения операции, то есть на дату утверждения авансового отчета.
4. В целях отнесения расходов на соответствующие коды бюджетной классификации и статьи (подстатьи) КОСГУ организации бюджетной сферы руководствуются Порядками NN 85н и 209н, исходя из экономического содержания хозяйственной операции.
В соответствии с п. 48.1.1.2 Порядка N 85н расходы на осуществление командировочных и иных выплат и компенсаций работникам государственных (муниципальных) учреждений, обусловленных их статусом в соответствии с трудовыми договорами, законодательством РФ, законодательством субъектов РФ и муниципальными правовыми актами, не включенные в фонд оплаты труда, отражаются по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда".
В свою очередь, в силу ст. 164 ТК РФ компенсацией являются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных трудовым законодательством и другими федеральными законами. Помимо общих гарантий и компенсаций, предусмотренных ТК РФ (гарантии при приеме на работу, переводе на другую работу, по оплате труда и другие), работникам предоставляются гарантии и компенсации в случаях, определенных ст. 165 ТК РФ, а содержащийся в ней список является открытым.
В то же время группа видов расходов 200 "Закупка товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд" применяется в тех случаях, когда осуществляется оплата обязательств, возникающих на основании государственных (муниципальных) контрактов (договоров), заключенных в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 N 44-ФЗ (далее - Закон N 44-ФЗ) и Федеральным законом от 18.07.2011 N 223-ФЗ (далее - Закон N 223-ФЗ). Причем это касается и тех случаев, когда материальные ценности или услуги (работы) приобретаются в интересах заказчика его работниками, в том числе за наличный расчет (в отношении прошлых периодов смотрите, к примеру, письмо Минфина России от 18.11.2016 N 02-05-10/68539, письмо Минэкономразвития России от 28.03.2014 N Д28и-385, ответ на вопрос 31 в письме Минэкономразвития России от 30.09.2014 N Д28И-1889).
Таким образом, если речь идет о приобретении товаров, работ, услуг через подотчетное лицо за счет личных средств, но в интересах учреждения, такая закупка не является случаем, подпадающим под гарантии и компенсации (в отношении прошлых периодов смотрите также письмо Минэкономразвития России и Минфина России от 05.08.2014 NN 18505-ЕЕ/Д28и/02-02-04/39043).
Соответственно, уплата оргвзноса работником бюджетного учреждения за счет личных средств не может быть осуществлена по КВР 112. Согласно прямой норме п. 48.2.4.4 Порядка N 85н оплата услуг по организации участия сотрудника в конференции, ином мероприятии (уплата организационного взноса и тому подобное), а также расходы по организации конгрессов, конференций, выставок и других мероприятий в установленной сфере деятельности учреждения, в том числе через подотчетных лиц, отражается по КВР 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг".
Наряду с этим расходы на уплату организационных взносов как услуги и работы по организации участия в выставках, конференциях, форумах, семинарах, совещаниях, тренингах, соревнованиях и тому подобное (в том числе взносы за участие в указанных мероприятиях) относятся на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ (п. 10.2.6 Порядка N 209н).
С учетом изложенного возмещение расходов работнику, связанных с оплатой оргвзноса за счет собственных средств и осуществленных в служебных целях, следует отразить по КВР 244 и подстатье 226 КОСГУ.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Елена

Ответ прошел контроль качества

22 декабря 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.