Автономное учреждение - филиал получило в качестве подарка на юбилей организации подарочный сертификат от другого филиала на сумму 30 000 рублей. Сертификат был выдан под отчет сотруднику для приобретения кофемашины. Кофемашина была приобретена за 35 000 рублей. Сотруднику перевели перерасход по авансовому платежу в размере 5000 рублей. Как в бухгалтерском учете отразить сложившуюся ситуацию? Какие документы нужно оформить?

Учет подарочных сертификатов на счете 105 06 "Прочие материальные запасы", забалансовом счете 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" (при необходимости) в зависимости от особенностей его хранения и вручения предполагает, что они были получены в качестве подарка с целью вручения (дарения) на мероприятии.
В рассматриваемой ситуации учреждение получило подарочный сертификат, должностными лицами принято решение о том, что он будет использован на собственные нужды (приобретение основного средства). Поэтому для его учета на счете 105 36 нет оснований.
Порядок учета подарочных сертификатов в настоящее время не урегулирован. Поэтому он должен быть разработан в учреждении и закреплен в учетной политике.
Исходя из определения понятия подарочный сертификат, одним из возможных вариантов его учета возможен в составе денежных документов. По своей сущности подарочные сертификаты схожи с документами, учитываемыми на счете 201 35 "Денежные документы".
Также учет подарочных сертификатов, предполагаемых для использования в деятельности учреждения, может быть осуществлен в качестве БСО на забалансовом счете 03 или на дополнительно введенном забалансовом счете (п. 332 Инструкции N 157н).
По нашему мнению, в сложившейся ситуации учреждение может учесть подарочный сертификат в составе денежных документов.
Для учета расчетов между головным учреждением и его обособленными структурными подразделениями (филиалами), между обособленными структурными подразделениями (филиалами) учреждения по поступлению и выбытию нефинансовых, финансовых активов и обязательств предназначен счет 304 04 (п. 276 Инструкции N 157н).
Выбор подстатьи КОСГУ к счету 304 04 зависит от цели, в которой будут использоваться денежные документы - эквивалентом какой работы/услуги или товара они являются). В данном случае приобретается основное средство, поэтому будет использоваться статья 310 КОСГУ. Законодательно применение подстатьи КОСГУ в такой ситуации не определено, поэтому, на наш взгляд, порядок выбора КОСГУ следует согласовать в соответствии с п. 5 Инструкции N 183н.
С 2022 года при безвозмездных поступлениях внутри юридического лица в разрядах 15-17 номера счета Х 304 04 ХХХ указывается подстатья 191 аналитической группы подвида доходов бюджетов (п. 12.1.8.1 Порядка N 85н).
Таким образом, сложившуюся ситуацию можно отразить следующими бухгалтерскими записями:
Дебет 0 201 35 510 Кредит 0 304 04 310
- в фондовую кассу безвозмездно поступил от филиала подарочный сертификат на сумму 30 000 руб.(п. 89 Инструкции N 183н);
Дебет 0 208 31 567 Кредит 0 201 35 610
- выдан из кассы сертификат под отчет на приобретение основного средства на сумму 30 000 руб.;
Дебет 0 106 Х1 310 Кредит 0 208 31 667
- приняты к учету вложения в основные средства на сумму 35 000 руб.;
Дебет 0 101 ХХ 310 Кредит 0 106 Х1 310
- принято к учету основное средство на сумму 35 000 руб.;
Дебет 0 208 31 567 Кредит 0 201 11 610 (увеличение забалансового счете 18 (КОСГУ 310, КВР 244)
- осуществлен перевод перерасхода денежных средств сотруднику по авансовому отчету.
Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с записью "Фондовый" (п. 170 Инструкции N 157н).

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Счет 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры" (для бюджетной сферы);
- Энциклопедия решений. Счет 03 "Бланки строгой отчетности" (для бюджетной сферы);
- Передача активов и обязательств в секторе госуправления: проводки, КОСГУ. Памятка бухгалтеру (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Панкова Мария

Ответ прошел контроль качества

3 октября 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.