В автономном учреждении отсутствуют наличные денежные средства в кассе, но поступают денежные средства в безналичном виде на лицевой счет учреждения. В учреждении отсутствует электронный документооборот. Как документально оформить проверку в кассе? Какие положения в отношении кассы следует закрепить в учетной политике?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Проверка кассы в автономном учреждении должна осуществляться в рамках проведения инвентаризации. Детальный порядок проведения инвентаризации, в том числе в кассе учреждения, должен быть установлен в учетной политике. Каких-либо особенностей документального оформления для ситуации, когда наличные денежные средства в кассе отсутствуют, действующим законодательством не установлено. Если учреждение планирует использовать на бумажных носителях электронные формы Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и Акта о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836), то данное решение следует также закрепить в учетной политике.

Обоснование вывода:
Проверка кассы в автономном учреждении должна осуществляться в рамках проведения инвентаризации. Инвентаризация кассы, как и иных активов и обязательств, проводится по основаниям, в сроки и в порядке, установленным субъектом учета в рамках формирования своей учетной политики, а также в случаях, когда проведение инвентаризации является обязательным (ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ, п. 80 Стандарта "Концептуальные основы", подп. "в" п. 9 Стандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки"). Также согласно п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются юридическим лицом самостоятельно.
Проведение инвентаризации обязательно (п. 81 Стандарта "Концептуальные основы"):
- при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара, аварии или других чрезвычайных ситуаций, в том числе вызванных экстремальными условиями;
- при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
- при передаче (возврате) комплекса объектов учета (имущественного комплекса) в аренду, управление, безвозмездное пользовании, хранение, а также при выкупе, продаже комплекса объектов учета (имущественного комплекса);
- в других случаях, предусмотренных законодательством РФ, иными нормативными правовыми актами РФ.
Кроме того, инвентаризация активов и обязательств также необходима в целях составления годовой бухгалтерской отчетности автономного учреждения (п. 9 Инструкции N 33н).
Отметим, что в ходе инвентаризации кассы учреждения должна осуществляться не только проверка наличных денежных средств, но и денежных документов, ценных бумаг и иных ценностей, хранящихся в кассе учреждения.
Прежде всего, при принятии решения о проведении инвентаризации кассы руководителем учреждения издается приказ (иной распорядительный документ). Приказ может оформляться по форме N ИНВ-22, которую можно дополнить необходимыми реквизитами, или по форме, разработанной организацией бюджетной сферы самостоятельно.
Обратим внимание, что приказом Минфина России от 15.04.2021 N 61н (далее - Приказ N 61н) утверждены унифицированные формы электронных бухгалтерских документов для применения организациями бюджетной сферы, в том числе Решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439). Положения данного приказа обязательны для применения автономными учреждениями с 2023 года, но учреждение может использовать унифицированные формы электронных документов раньше, если примет такое решение.
Унифицированные формы документов по оформлению инвентаризации и ее результатов утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н. Так, для проведения инвентаризации кассы должны формироваться:
- Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086);
- Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088).
После проведения инвентаризации в кассе выявленные расхождения (при наличии) фиксируются в Ведомости расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), а затем составляется Акт о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Данная форма документа общая, однако Приказом N 61н утверждена унифицированная форма электронного Акта о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836). Поэтому при принятии соответствующего решения автономное учреждение может использовать данную форму.
Отметим, что каких-либо особенностей документального оформления для ситуации, когда наличные денежные средства в кассе отсутствуют, действующим законодательством не предусмотрено.
Таким образом, порядок инвентаризации, в том числе в кассе учреждения, должен быть установлен учетной политикой организации бюджетной сферы (в виде раздела учетной политики либо приложения к ней). Локальным документом учреждения определяются случаи и сроки проведения инвентаризации, а также перечень объектов, подлежащих инвентаризации в различных ситуациях (письма Минфина России от 10.02.2020 N 02-07-10/8553, от 19.09.2018 N 02-07-05/67175, от 02.06.2017 N 02-06-10/34524). При этом если учреждение планирует использовать на бумажных носителях электронные формы Решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439) и Акта о результатах инвентаризации наличных денежных средств (ф. 0510836), то данное решение также следует закрепить в учетной политике.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Как организовать и провести инвентаризацию (для бюджетной сферы);
- Примерная форма Положения об инвентаризации (для государственного (муниципального) учреждения) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Ответ прошел контроль качества

28 апреля 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.