ФГБУ (федеральное государственное бюджетное учреждение) заключает договоры с типографией на издание сборников научных трудов, авторами которых являются работники учреждения. На основании товарной накладной по форме ТОРГ-12 журналы приходуются на склад проводками: Дебет 2 105 36 346 Кредит 2 302 34 734. Часть сборников научных трудов подлежит рассылке организациям бюджетной сферы, подведомственным тому же учредителю, подведомственным другому учредителю того же уровня бюджета, и физическим лицам, не являющимся работниками ФГБУ. Как правильно в бухгалтерском учете бюджетного учреждения отразить расходы по безвозмездной передаче товарно-материальных ценностей организациям бюджетной сферы, а также физическим лицам? Нужно ли оформлять товарную накладную по форме ТОРГ-12, извещение к рассылаемым трудам или иные документы для целей бухгалтерского учета?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Безвозмездная передача сборников научных трудов от бюджетного учреждения организациям бюджетной сферы и физическим лицам должна осуществляться на основании соответствующего распорядительного документа и соответствовать уставным целям бюджетного учреждения.
Безвозмездная передача материальных запасов отражается в отношении организаций бюджетной сферы в корреспонденции со счетом 2 401 20 241 "Расходы по безвозмездным перечислениям текущего характера государственным (муниципальным) учреждениям" с оформлением Извещения (ф. 0504805) и Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101).
Безвозмездная передача материальных запасов физическим лицам отражается в отношении физических лиц в корреспонденции со счетом 2 401 10 172 "Доходы от операций с активами" с оформлением документа, подтверждающего факт приемки-передачи объектов учета, закрепленного локальным актом учреждения или договором с физическим лицом.
Конкретный порядок оформления первичных учетных документов при безвозмездной передаче сборников научных трудов бюджетному учреждению необходимо закрепить локальным актом.

Обоснование вывода:
Прежде всего отметим, что для целей безвозмездной передачи сборников научных трудов организациям бюджетной сферы и физическим лицам надлежит учитывать, что правоспособность бюджетного учреждения ограничена. Устав бюджетного учреждения должен, помимо прочего, содержать исчерпывающий перечень видов деятельности, которые учреждение вправе осуществлять в соответствии с целями, для достижения которых оно создано (абзац 5 п. 3 ст. 14 Закона N 135-ФЗ). Бюджетное учреждение вправе осуществлять иные виды деятельности, не являющиеся основными видами деятельности, лишь постольку, поскольку это служит достижению целей, ради которых оно создано, и соответствующие указанным целям, при условии, что такая деятельность указана в его учредительных документах (абзац 2 п. 4 ст. 9.2 Закона N 135-ФЗ). Например, такая передача может быть связана с обязательным предоставлением бесплатных экземпляров, в том числе путем их безвозмездной передачи заинтересованным лицам, в рамках уставной деятельности. Кроме того, подобная безвозмездная передача должна осуществляться на основании соответствующего распорядительного документа.
В случае если безвозмездно передаваемые научные сборники не являются товаром, готовой продукцией, предназначенными для целей реализации, не являются сувенирной продукцией или товарно-материальными ценностями, предназначенными для вручения, то согласно п. 118 Инструкции N 157н такие объекты нефинансовых активов подлежат учету на балансовом счете 105 06 "Прочие материальные запасы".
Передача бюджетным учреждением материальных ценностей организациям бюджетной сферы осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н), отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счетов 2 401 20 240 "Расходы на безвозмездные перечисления организациям текущего характера" и кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 105 00 000 "Материальные запасы" (п. 37 Инструкции N 174н). Согласно п. 10.4.1 Порядка N 209н операции по безвозмездной передаче нефинансовых активов (за исключением основных средств, нематериальных активов, непроизведенных активов) внутри сектора государственного управления в рамках одного публично-правового образования отражаются с применением подстатьи 241 "Безвозмездные перечисления (передачи) текущего характера сектора государственного управления" КОСГУ.
Вместе с тем передача материальных запасов физическим лицам действующими инструкциями по бухгалтерскому учету в организациях бюджетной сферы не регламентирована. Поэтому конкретную корреспонденцию счетов необходимо закрепить в учетной политике в порядке, предусмотренном п. 4 Инструкции N 174н.
Согласно п. 53 Инструкции N 174н признание расходами текущего финансового года произведенных капитальных вложений в объекты основных средств и нематериальных активов, связанных с их передачей физическим лицам, отражается с применением счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами". Кроме того, не предусмотрены для отражения безвозмездных неденежных расчетов с физическими лицами и отдельные подстатьи КОСГУ в составе статьей 240 "Безвозмездные перечисления текущего характера организациям", 250 "Безвозмездные перечисления бюджетам", 280 "Безвозмездные перечисления капитального характера организациям" КОСГУ. Поэтому до внесения изменений в действующие инструкции по бухгалтерскому учету в организациях бюджетной сферы и (или) в Порядок N 209н при передачах физическим лицам материальных запасов по аналогии с безвозмездной передачей произведенных капитальных вложений в объекты основных средств может быть применен счет 0 401 10 172.
Таким образом, в бухгалтерском учете бюджетного учреждения могут быть отражены следующие корреспонденции счетов:
1. Дебет 2 401 20 241 Кредит 2 105 36 446
- отражена безвозмездная передача организациям бюджетной сферы того же уровня бюджета сборников научных трудов;
2. Дебет 2 401 10 172 Кредит 2 105 36 446
- отражена безвозмездная передача сборников научных статей физическим лицам.
В соответствии с п. 8 ст. 3 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) фактом хозяйственной жизни является сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств. Безвозмездная передача сборников научных статей (материальных запасов) является фактом хозяйственной жизни. Каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 20 Стандарта "Концептуальные основы...").
Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ организации бюджетной сферы оформляют первичные документы по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством. Так, в настоящее время государственными бюджетными учреждениями обязательно должны применяться унифицированные формы, требования об оформлении которых предусмотрены приложениями к приказу Минфина России от 30.03.2015 N 52н (далее - Приказ N 52н) и установлены правовыми актами уполномоченных органов на основании федеральных законов.
В соответствии с положениями Приказа N 52н Извещение (ф. 0504805) используется при:
- оформлении по взаимосвязанным операциям между субъектами учета, в частности: по расчетам, возникающим по операциям приемки-передачи имущества, активов и обязательств между субъектами учета, в том числе при межведомственных и межбюджетных расчетах, расчетам между государственными (муниципальными) бюджетными и автономными учреждениями и учредителями, расчетам между органами, осуществляющими кассовое обслуживание по поступлениям (выбытиям) в бюджет (из бюджета);
- оформлении, в частности, операций, возникающих при: предоставлении межбюджетных трансфертов с условиями при передаче активов, включая операции, формирующие расчеты по возврату неиспользованных средств межбюджетного трансферта; предоставлении с условиями при передаче активов бюджетным и автономным учреждениям субсидий (грантов) из бюджетов бюджетной системы РФ, бюджетными (автономными) учреждениями, включая операции, формирующие расчеты по возврату указанных субсидий (грантов).
В свою очередь, в рамках ведения бухгалтерского учета организациями бюджетной сферы под субъектами учета понимаются (п. 3 стандарта "Концептуальные основы"):
- государственные (муниципальные) бюджетные и автономные учреждения, иные организации бюджетной сферы, в том числе находящиеся за пределами РФ, осуществляющие согласно бюджетному законодательству РФ бюджетные полномочия по ведению бюджетного учета. Кроме того, к субъектам учета в таком контексте относятся и иные организации в части осуществляемых ими в соответствии с бюджетным законодательством РФ полномочий по ведению бюджетного учета и (или) составлению и представлению бюджетной отчетности;
- органы государственной власти, органы местного самоуправления, органы управления государственными внебюджетными фондами РФ, органы управления территориальными государственными внебюджетными фондами, осуществляющие составление и исполнение бюджетов бюджетной системы РФ;
- органы государственной власти, органы местного самоуправления, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы РФ, а также органы Федерального казначейства, финансовые органы субъектов РФ (муниципальных образований), осуществляющие открытие и ведение лицевых счетов государственных (муниципальных) бюджетных и (или) автономных учреждений.
Соответственно, при оформлении расчетов, возникающих по операциям приемки-передачи имущества, в том числе при внутриведомственных и внутрибюджетных расчетах, используется Извещение (ф. 0504805), к которому прилагаются документы, подтверждающие факт приемки-передачи объектов учета (Приложение N 5 к Приказу N 52н, смотрите письмо Минфина России от 06.12.2016 N 02-07-10/72571).
В качестве первичного документа, которым оформляется безвозмездная передача материальных запасов от одного учреждения другому, может быть использована Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (далее - Накладная (ф. 0504205)). Накладная (ф. 0504205) применяется для учета отпуска материальных ценностей учреждением-отправителем сторонним учреждениям (организациям) - получателям, организациям, на основании договоров (контрактов) и других документов.
Кроме того, согласно Методическим указаниям N 52н бюджетное учреждение вправе в рамках формирования учетной политики установить порядок применения Акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (далее - Акт (ф. 0504101)) при безвозмездной передаче объектов нефинансовых активов (в частности, материальных запасов). Поэтому если учетной политикой передающей стороны - бюджетного учреждения предусмотрено при безвозмездных передачах оформление Акта (ф. 0504101), то в адрес организаций бюджетной сферы он также может быть предоставлен.
Такой порядок документального оформления безвозмездной передачи (получения) материальных ценностей организациями бюджетной сферы от бюджетного учреждения способствует также соблюдению требований п. 24 Стандарта "Запасы", в частности, положения, что материальные запасы, полученные субъектом учета от иной организации бюджетной сферы, подлежат признанию в бухгалтерском учете в оценке, определенной передающей стороной - по стоимости, отраженной в передаточных документах.
Учитывая формы первичных учетных документов, подтверждающих факт приемки-передачи, а также то, что форма Акта (ф. 0504101) содержит в числе прочих реквизитов подписи сторон, а также комиссионную передачу, считаем наиболее целесообразным для оформления безвозмездной передачи сборника научных трудов организациям бюджетной сферы закрепить в учетной политике непосредственно оформление Акта (ф. 0504101).
Вместе с тем к субъектам учета не относятся физические лица в целях оформления операций по безвозмездной передаче имущества, принадлежащего организации бюджетной сферы на праве оперативного управления. Соответственно, при безвозмездной передаче бюджетным учреждением материальных ценностей (сборников научных трудов) физическому лицу оформление Извещения (ф. 0504805) не требуется.
Положениями Приказа N 52н не установлена форма документа о передаче материальных запасов физическим лицам. В таких случаях могут применяться формы, разработанные учреждением самостоятельно, с соблюдением требований к обязательным реквизитам, предусмотренные п. 25 стандарта "Концептуальные основы", ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Порядок применения и заполнения должен быть предусмотрен учетной политикой либо в рамках непосредственно договора между учреждением и физическим лицом, в соответствии с которой осуществляется передача.
Так, учреждение может самостоятельно разработать форму первичного учетного документа, взяв за основу форму Акта (ф. 0504101) или Накладной (ф. 0504205) и дополнив ее дополнительными строками или реквизитами, позволяющими идентифицировать конкретное физическое лицо, которому осуществляется безвозмездная передача сборников научных трудов.
Конкретный порядок оформления первичных учетных документов при безвозмездной передаче организациям бюджетной сферы и физическим лицам бюджетному учреждению необходимо закрепить локальным актом.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

15 апреля 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.