Бюджетное учреждение заключило договор с оператором сотовой связи об оплате расходов на услуги связи сотрудников в пределах 1000 рублей в месяц. Оплачиваются расходы троих сотрудников. Итого лимит оплаты в месяц - 3000 рублей за троих сотрудников. В июле 2021 года один сотрудник израсходовал 1500 рублей. Оператор связи представил распечатку и счет на оплату на 3500 рублей. Разницу в 500 рублей сотрудник должен компенсировать добровольно путем внесения денежных средств в кассу учреждения. Планом ФХД доходы от компенсации затрат, а также дополнительные расходы на услуги связи не предусмотрены. Услуги связи оплачиваются в рамках приносящий доход деятельности. Какие корреспонденции счетов применить в данной ситуации? Как отразить соответствующие операции в Отчете (ф. 0503737)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Задолженность сотрудника по возмещению бюджетному учреждению стоимости неслужебных телефонных переговоров отражается с применением счета 209 34 "Расчеты по доходам от компенсации затрат".

Обоснование вывода:
При ведении бухгалтерского учета необходимо проводить четкую границу между "доходными" операциями и операциями по восстановлению кассовых выплат. Под "восстановлением кассовой выплаты", как правило, понимается поступление денежных средств, направленное на восстановление конкретных кассовых расходов бюджетного учреждения, то есть денежные средства должны поступать от того юридического (физического) лица, которому такая выплата была произведена ранее, и в рамках того же договора (той же операции).
В то же время возмещение работником стоимости сверхлимитных и неслужебных телефонных переговоров в качестве операции по восстановлению кассовых расходов рассматривать некорректно. Следовательно, начисление задолженности работника по компенсации стоимости сверхлимитных и неслужебных телефонных переговоров отражается в учете путем начисления новых доходов согласно новым основаниям.
По общему правилу доходы, полученные в качестве компенсации ранее понесенных расходов, отражаются по статье 130 "Доходы от оказания платных услуг (работ), компенсаций затрат" аналитической группы подвида доходов бюджетов в увязке с подстатьей 134 "Доходы от компенсации затрат" КОСГУ (п. 12.1.3 Порядка N 85н, п. 9.3.4 Порядка N 209н). Суммы задолженности по компенсации расходов, понесенных бюджетным учреждением, отражаются по дебету счета 0 209 34 000 "Расчеты по компенсации затрат" и кредиту счета 0 401 10 134 "Доходы от компенсации затрат", 0 401 40 134 "Доходы будущих периодов от компенсации затрат" (п. 109 Инструкции N 174н).
В рассматриваемой ситуации работник не оспаривает факт сверхлимитных и неслужебных телефонных переговоров и добровольно компенсирует их стоимость путем внесения средств в кассу учреждения. Полагаем, что в подобной ситуации основания для признания в учете доходов будущих периодов (использования счета 0 401 40 134) отсутствуют.
Напомним, что начисление сумм компенсаций в бухгалтерском учете бюджетного учреждения по общему правилу отражается по КФО 2. Средства, полученные от приносящей доход деятельности, поступают в самостоятельное распоряжение учреждения и могут использоваться по его усмотрению в соответствии с утвержденным Планом финансово-хозяйственной деятельности. При этом в случае изменения объемов планируемых поступлений, а также объемов и (или) направлений выплат в течение финансового года учреждение должно вносить изменения в показатели Плана ФХД (п. 12 Требований N 186н). Следовательно, в рассматриваемой ситуации учреждению следует внести изменения в План ФХД, чтобы предусмотреть доходы от компенсации затрат, а также дополнительные расходы на услуги связи (при необходимости).
Поступление средств от работника в кассу учреждения отражается бухгалтерской записью по дебету счета 2 201 34 000 "Касса" в корреспонденции с кредитом счета 2 209 34 000 "Расчеты по доходам от компенсации затрат" (п. 110 Инструкции N 174н).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации в учете бюджетного учреждения могут быть отражены следующие корреспонденции счетов:
1. Дебет 2 401 20 221 (2 109 ХХ 221) Кредит 2 302 21 73Х
- начислены расходы за услуги связи;
2. Дебет 2 302 21 73Х Кредит 2 201 11 610,
увеличение забалансового счета 18 (КВР 244, КОСГУ 221)
- отражено погашение задолженности перед поставщиком за услуги связи;
3. Дебет 2 209 34 567 Кредит 2 401 10 134
- начислена сумма компенсации расходов бюджетного учреждения в сумме стоимости сверхлимитных и неслужебных телефонных переговоров работника;
4. Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 209 34 667,
увеличение забалансового счета 17 (АнКВД 130, КОСГУ 134)
- средства внесены работником в кассу учреждения;
5. Дебет 2 210 03 561 Кредит 2 201 34 610,
увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510),
увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610)
- отражено внесение денежных средств на лицевой счет учреждения;
6. Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 210 03 661,
увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510),
увеличение забалансового счета 18, АнКВИ 610, КОСГУ 610)
- зачисление наличных средств на лицевой счет учреждения.
Отчет об исполнении учреждением плана его финансово-хозяйственной деятельности (ф. 0503737) (далее - Отчет (ф. 0503737)) заполняется в разрезе видов финансового обеспечения (деятельности) (п. 34 Инструкции N 33н). Таким образом, оплата за оказанные услуги связи с лицевого счета учреждения отразится в графе 5 соответствующей строки по КВР 244 Отчета (ф. 0503737), формируемого по КФО 2.
В свою очередь, фактическое поступление в кассу учреждения доходов в виде компенсации стоимости неслужебных телефонных переговоров отражается в графе 7 Раздела 1 "Доходы учреждения" Отчета (ф. 0503737), формируемого по КФО 2, на основании данных по забалансовому счету 17, открытому к счету 201 34 (п. 42 Инструкции N 33н). Дальнейшее внесение денежных средств в сумме возмещенной сотрудником стоимости неслужебных телефонных переговоров из кассы на лицевой счет учреждения в разделе 1 "Доходы учреждения" Отчета (ф. 0503737) не отражается.
В то же время выбытие наличных из кассы бюджетного учреждения для внесения на лицевой счет получит свое отражение в разделе 3 "Источники финансирования дефицита средств учреждения" Отчета (ф. 0503737) в следующем порядке (п. 44 Инструкции N 33н):
- в строках 710 (в отрицательном значении) и 731 (в положительном значении) графы 6;
- в строках 720 (в положительном значении) и 732 (в отрицательном значении) графы 7.
Зачисление наличной выручки на лицевой счет бюджетного учреждения получит свое отражение в разделе 3 Отчета (ф. 0503737) следующим образом:
- в строках 710 (в отрицательном значении) и 731 (в положительном значении) графы 5;
- в строках 720 (в положительном значении) и 732 (в отрицательном значении) графы 6.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

12 августа 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.