В бюджетном учреждении бывший работник представил документы на возмещение ему переезда из района Крайнего Севера к новому месту жительства. Оплата осуществляется по КВР 321 КОСГУ 265. Как в бухгалтерском учете бюджетного учреждения отразить оплату бывшему сотруднику: через счет 208 или счет 302? Как документально оформить?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расчеты с уволенным сотрудником по компенсации стоимости переезда из района Крайнего Севера к новому месту жительства отражаются с применением счета 0 302 65 000 "Расчеты по пособиям по социальной помощи, выплачиваемые работодателями, нанимателями бывшим работникам в натуральной форме".
Расходы могут возмещаться на основании утвержденного руководителем авансового отчета. Формы используемых первичных учетных документов для отражения операций, связанных с возмещением стоимости переезда, должны быть закреплены в учетной политике учреждения.

Обоснование вывода:
При организации бухгалтерского учета бюджетные учреждения руководствуются положениями, в частности, Инструкции N 157н и Инструкции N 174н.
Расчеты с сотрудниками учреждения по суммам средств, выдаваемых им под отчет, осуществляются на аналитических счетах учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 212 Инструкции N 157н).
В свою очередь, расчеты с уволенными сотрудниками по суммам, выдаваемым им под отчет, с применением счета 0 208 00 000 не отражаются. Так, если на момент увольнения перед сотрудником числилась задолженность на счете 0 208 00 000, то такая кредиторская задолженность должна быть перенесена на счет 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам" (абзац 9 п. 84 Инструкции N 162н).
Аналогичной нормы нет в Инструкции N 174н. Однако согласно принципу сопоставимости, установленному в п. 3 Инструкции N 157н, данные бухгалтерского учета и сформированная на их основе отчетность учреждений должны быть сопоставимы у учреждений вне зависимости от их типа. То есть корреспонденция по переводу кредиторской задолженности перед уволенным подотчетным лицом на счет 0 302 00 000 может применяться и бюджетными учреждениями. Такая возможность учреждением должна быть согласована в порядке абзаца 2 п. 4 Инструкции N 174н и закреплена положениями учетной политики.
Если же при увольнении сотрудник остался должен бюджетному учреждению по ранее выданным подотчетным суммам, то дебиторская задолженность бывшего сотрудника со счета 0 208 00 000 переносится на соответствующие аналитические счета учета счета 0 209 30 000 "Расчеты по компенсации затрат" (п. 109 Инструкции N 174н, п. 10.7 приложения N 1 к письму Минфина России и Федерального казначейства от 31.12.2019 NN 02-06-07/103995, 07-04-05/02-29148).
В рассматриваемой ситуации денежные средства на проезд бывшему сотруднику до увольнения не выдавались. Соответственно, оснований для применения счета 0 208 00 000 в целях отражения расчетов по возмещаемым расходам не возникает. Расчеты с бывшим сотрудником в такой ситуации следует отражать с применением счета 0 302 00 000 (п. 254 Инструкции N 157н).
Вместе с тем в соответствии с ч. 1 ст. 9, ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом и отражению в бухгалтерском учете.
Организации бюджетной сферы при выборе применяемых первичных документов руководствуются унифицированными формами, утвержденными Приказом N 52н. Так, Приказ N 52н не содержит специального первичного учетного документа, на основании которого в учете могут начисляться расходы на выплату возмещения бывшему работнику переезда из районов Крайнего Севера на новое место жительства. В такой ситуации учреждением самостоятельно, путем закрепления в учетной политике, выбирается применяемая форма первичного документа (п. 6 Инструкции N 157н).
Так, например, может использоваться форма Авансового отчета (ф. 0504505). Она содержит все необходимые поля для начисления расходов в учете (в частности, бухгалтерские записи, отметка руководителя об утверждении). Соответственно, по решению учреждения, закрепленному локальным актом, Авансовый отчет (ф. 0504505) может применяться для отражения возмещаемых уволенному сотруднику расходов на переезд из района Крайнего Севера.
Таким образом, в бухгалтерском учете бюджетного учреждения могут быть отражены следующие корреспонденции счетов:
1. Дебет 0 401 20 265 Кредит 0 302 65 737
- отражены расходы по выплате денежной компенсации за проезд к новому месту жительства из районов Крайнего Севера;
2. Дебет 0 302 65 837 Кредит 0 201 11 610 (0 201 34 610),
увеличение забалансового счета 18 (КВР 321; КОСГУ 265)
- выплачена компенсация бывшему работнику.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

12 июля 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.