В автономном учреждении на забалансовом счете 27 числится спецодежда, выданная в пользование сотруднику. Локальным актом автономного учреждения предусмотрено, что случае увольнения сотрудника он возвращает спецодежду учреждению, а в случае ее утери возмещает стоимость. Как в бухгалтерском учете автономного учреждения отразить утерю спецодежды и возмещение ее стоимости сотрудником в кассу (в дальнейшем из кассы на лицевой счет с использованием банковской карты)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Выбытие спецодежды, не возвращенной работником при увольнении, с забалансового учета может отражаться на основании Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230), оформленного комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов, с приложением Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835), подтверждающего недостачу данного имущества. При этом одновременно начисляется сумма ущерба по дебету счета 2 209 74 567 "Расчеты по ущербу материальным запасам" и кредиту счета 2 401 10 172 "Доходы от операций с активами".

Обоснование вывода:
В соответствии с п. 385 Инструкции N 157н выбытие объектов имущества (в рассматриваемой ситуации спецодежды) с забалансового счета 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)" производится на основании первичного учетного документа по стоимости, по которой объекты были ранее приняты к забалансовому учету.
Выбытие имущества, учтенного на забалансовом счете 27, может отражаться на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного оправдательным документом (первичным (сводным) учетным документом) (п. 34 Инструкции N 157н).
В рассматриваемой ситуации речь идет о недостаче материальных ценностей (спецодежды) в результате их невозврата сотрудником при увольнении. Так, выбытие материальных запасов по основанию их списания в результате недостач производится на основании надлежаще оформленных актов с одновременным предъявлением к виновным лицам сумм причиненных ущербов (п. 112 Инструкции N 157н).
В соответствии с п. 2 ст. 243 ТК РФ в случае недостачи ценностей, которые переданы сотруднику на основании специального письменного договора или получены им по разовому документу, на него возлагается материальная ответственность в полном размере причиненного ущерба.
Установление фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей организации госсектора является основанием для обязательного проведения инвентаризации (п. 81 Стандарта "Концептуальные основы", п. 1.5 Методических указаний N 49). Инвентаризация имущества, финансовых активов и обязательств, в том числе и на забалансовых счетах, проводится субъектом учета в установленном им в рамках формирования учетной политики порядке, с учетом положений законодательства РФ (п. 80 Стандарта "Концептуальные основы").
Недостача тех или иных материальных ценностей отражается на основании подписанных первичных документов, оформленных по результатам инвентаризации (п. 5.5 Методических указаний N 49). Согласно требованиям Приказа N 52н для отражения результатов проведенной в учреждении инвентаризации объектов нефинансовых активов составляется инвентаризационная опись (сличительная ведомость) (ф. 0504087). При наличии расхождений в процессе инвентаризации на основании инвентаризационных описей (сличительных ведомостей) составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092), в которой фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении. Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) прикладывается к Акту о результатах инвентаризации (ф. 0504835). Выбытие имущества оформляется Актом о списании материальных запасов (ф. 0504230).
Таким образом, выбытие спецодежды, не возвращенной сотрудником при увольнении, с забалансового учета может отражаться на основании Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230), оформленного комиссией учреждения по поступлению и выбытию активов, с приложением Акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835), подтверждающего недостачу данного имущества. В бухгалтерском учете автономного учреждения выбытие нагрудных значков отражается путем уменьшения забалансового счета 27.
Учитывая тот факт, что обязанность по возврату спецодежды предусмотрена локальным актом учреждения, учреждению следует начислить суммы ущерба в случае невозврата спецодежды сотрудником при увольнении. Суммы ущерба в такой ситуации отражаются по дебету счета 0 209 74 560 "Расчеты по ущербу материальным запасам" и кредиту счета 0 401 10 172 "Доходы от операций с активами" (п. 112 Инструкции N 183н) в соответствии с документами, подтверждающими право требования (п. 34-35 Стандарта "Доходы").
Сумма ущерба определяется исходя из текущей восстановительной стоимости материальных ценностей на день обнаружения ущерба - суммы денежных средств, которая необходима для восстановления указанных активов (п. 220 Инструкции N 157н).
При этом начисление ущерба производится по коду вида финансового обеспечения (деятельности) 2 "Собственные доходы учреждения". Данное требование четко определено п. 109 Инструкции N 174н. В то же время Инструкция N 183н аналогичных требований не содержит. Вместе с тем поступления от возмещения виновными лицами ущерба, причиненного имуществу автономного учреждения, так же как и в бюджетном учреждении, признаются собственными доходами. Соответственно начисление ущерба от недостачи по счету 209 00 в данном случае следует отражать с использованием кода вида финансового обеспечения (деятельности) 2.
Поступление денежных средств в кассу от виновного лица в счет возмещения ущерба в связи с недостачей материальных запасов подлежит отражению автономными учреждениями по дебету счета 2 201 34 510 и кредиту счета 2 209 74 667 (п. 113 Инструкции N 183н). При этом доходы от выбытия спецодежды (мягкого инвентаря) отражаются в соответствии с п. 12.2.4. Порядка N 85н и п. 12.4.5. Порядка N 209н по статье 440 "Уменьшение стоимости материальных запасов" аналитической группы подвида доходов бюджетов в увязке с подстатьей 445 "Уменьшение стоимости мягкого инвентаря" КОСГУ.
Операции по внесению наличных с использованием карт через банкомат (электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт) отражаются в учете автономного учреждения бухгалтерской записью по дебету счета 2 201 23 000 "Денежные средства учреждения в кредитной организации в пути" в корреспонденции с кредитом счета 2 201 34 000 "Касса" (абзацы 2, 3 п. 80 Инструкции N 183н).
При этом если наличная выручка, сданная из кассы с использованием карт через банкомат (электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт), поступает на лицевой счет автономного учреждения в день ее поступления на счет N 40116, то оформляется бухгалтерская запись по дебету счета 2 201 11 000 и кредиту счета 2 201 23 000 (абзац 2 п. 81 Инструкции N 183н). В противном случае, если денежные средства зачисляются на лицевой счет учреждения в день, отличный от дня их поступления на счет N 40116, оформляются следующие бухгалтерские записи:
- по дебету счета 2 210 03 000 в корреспонденции с кредитом счета 2 201 23 000 - датой поступления денежных средств на счет N 40116 (абзац 3 п. 81 Инструкции N 183н);
- по дебету счета 2 201 11 000 в корреспонденции с кредитом счета 2 210 03 000 - датой списания денежных средств со счета N 40116 и их зачисления на лицевой счет учреждения (абзац 3 п. 118 Инструкции N 183н)*(1).
Таким образом, в бухгалтерском учете автономного учреждения в рассматриваемой ситуации могут быть оформлены следующие корреспонденции счетов:
1. Уменьшение забалансового счета 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)"
- списаны недостающие материальные ценности (спецодежда) с забалансового учета;
2. Дебет 2 209 74 567 Кредит 2 401 10 172
- по текущей восстановительной стоимости учтена сумма причиненного учреждению ущерба;
3. Дебет 2 201 34 510 Кредит 2 209 74 667,
одновременное увеличение забалансового счета 17 (АнКВД 440; КОСГУ 445)
- виновным лицом (работником) в кассу внесены денежные средства в счет возмещения ущерба;
4. Дебет 2 201 23 510 Кредит 2 201 34 610,
одновременное увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510),
одновременное увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610)
- отражено выбытие наличной выручки из кассы в целях дальнейшего ее внесения на лицевой счет путем внесении наличных средств с использованием банковских карт;
5. Дебет 2 210 03 561 Кредит 2 201 23 610,
одновременное увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510),
одновременное увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610)
- поступление (зачисление) наличной выручки на счет N 40116 из кассы учреждения;
6. Дебет 2 201 11 510 Кредит 2 210 03 661,
одновременное увеличение забалансового счета 17 (АнКВИ 510, КОСГУ 510),
одновременное увеличение забалансового счета 18 (АнКВИ 610, КОСГУ 610)
- отражено зачисление наличной выручки со счет N 40116 на лицевой счет учреждения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

28 июня 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

------------------------------------------------------------------------
*(1) Подробнее смотрите в Энциклопедии решений. Учет сдачи бюджетным или автономным учреждениями выручки из кассы на лицевой счет (для бюджетной сферы).