В бюджетном учреждении приказом руководителя утвержден перечень работников, имеющих разъездной характер работы. Локальным актом учреждения утверждено положение о служебных поездках. Сотрудники ездят в служебные поездки на один и более дней. На какой КВР и подстатью КОСГУ следует отнести расходы водителя, которые произведены им во время служебной поездки при разъездном характере работы: суточные, проживание в гостинице, приобретение ГСМ, расходы на платный участок автодороги?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы по выплате водителям денежных средств при разъездном характере работы могут быть отражены по виду расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" в увязке с подстатьей 212 "Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме" КОСГУ в части суточных и с подстатьей 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ в части возмещение расходов на оплату проживания, приобретение ГСМ и оплату платного участка дороги при включении их в перечень расходов, возмещаемых работнику при служебной поездке, утвержденным локальным актом бюджетного учреждения.

Обоснование вывода:
В целях отнесения расходов на соответствующие коды и статьи (подстатьи) КОСГУ организации бюджетной сферы применяют положения Порядка N 85н, а также Порядка N 209н. Отнесение расходов на статьи (подстатьи) КОСГУ зависит от экономического содержания проводимых операций (п. 3 Порядка N 209н).
Соответственно, прежде всего, для целей оплаты водителю производимых им расходов учреждению необходимо разграничивать расходы, осуществляемые в рамках служебной поездки при разъездном характере работы, и командировочные расходы.
Если в рассматриваемом случае речь идет именно о разъездном характере работы, то в соответствии со ст. 168.1 ТК РФ работникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает связанные со служебными поездками:
- расходы по проезду;
- расходы по найму жилого помещения;
- дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.
Порядками N 85н и N 209н не предусмотрено отдельных элементов вида расходов и статей (подстатей) КОСГУ в части оплаты работнику расходов, осуществляемых им в служебных поездках. В свою очередь, исходя из разъяснений финансового ведомства, изложенных в письме Минфина РФ от 20.12.2017 N 02-05-10/85400, при отражении в бухгалтерском учете расходов, связанных со служебными поездками, возмещение которых предусмотрено ст. 168.1 ТК РФ, элементы вида расходов и статьи (подстатьи) КОСГУ следует применять в порядке, аналогичном порядку, применяемому в отношении расходов, осуществляемых при направлении в служебные командировки. При этом размеры и порядок возмещения расходов связанных со служебными поездками рассматриваемых в вопросе работников, устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.
Так, в соответствии с п. 48.1 Порядка N 85н по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" отражаются расходы на осуществление работодателем (нанимателем) в соответствии с законодательством Российской Федерации выплат в пользу работников (государственных (муниципальных) служащих, сотрудников) и (или) их иждивенцев не относящихся к заработной плате пособий, компенсаций и иных дополнительных выплат, обусловленных условиями трудовых отношений, статусом получателей. Так же по данному элементу вида расходов отражается выдача командируемым работникам (сотрудникам) наличных денежных средств (или перечисление на банковскую карту) под отчет для приобретения проездных билетов и (или) оплаты найма жилых помещений, осуществления расходов протокольного характера, а также компенсация работникам понесенных ими за счет собственных средств расходов по оплате проезда к месту командирования и обратно, найму жилых помещений и иных расходов, произведенных командированным работником с разрешения или ведома работодателя, перечень которых определяется работодателем в коллективном договоре или локальном нормативном акте (п. 46.5 Порядка N 85н)
По аналогии с расходами, осуществляемыми при направлении в служебные командировки, выдача денежных средств работникам при служебной поездке и компенсация произведенных им расходов может быть отражена по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда".
Согласно п. 10.1.2 Порядка N 209н расходы по оплате работодателем в пользу персонала и (или) их иждивенцев не относящихся к заработной плате дополнительных выплат и пособий (за исключением компенсаций расходов персонала), обусловленных условиями трудовых отношений, статусом работников (сотрудников), в том числе оплата суточных, относятся на подстатью 212 "Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме" КОСГУ.
Исходя из разъяснений финансового ведомства, указанных в п. 2.1.2 письма Минфина России от 11.12.2020 N 02-08-10/109210, компенсация расходов работника, производимых в связи с необходимостью реализации возложенных на работника функций, связанных с осуществлением его трудовой деятельности, отражаются как использование (оплата) работ и услуг (220).
В соответствии с п. 10.2.6 Порядка N 209н возмещение персоналу расходов, связанных со служебными командировками по проезду к месту служебной командировки и обратно, по найму жилых помещений, а также по иным расходам, произведенным работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя, отражаются по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ. При этом непосредственно Порядком N 209н не предусмотрен исчерпывающий перечень расходов, командированному работнику в качестве иных, которые могут быть отнесены на подстатью 226 КОСГУ. При наличии соответствующих расходов в перечне, определенном локальным актом либо коллективным договором, они вполне обоснованно могут быть отнесены на подстатью 226 КОСГУ. Иными словами, для применения подстатьи 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ в части оплаты расходов на приобретение ГСМ и оплаты платного участка дороги по аналогии с расходами, произведенными работникам в служебной командировке, такие расходы должны быть предусмотрены локальным актом учреждения при направлении работника в служебную поездку.
Таким образом, расходы учреждения на выплату водителям денежных средств в связи с разъездным характером их работы при условии установления перечня, размера и порядка их выплаты локальным актом могут быть отражены:
- в части оплаты суточных - по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" в увязке с подстатьей 212 "Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме" КОСГУ;
- в части оплаты расходов на приобретение ГСМ, оплату проживания, платного участка дороги - по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" в увязке с подстатьей 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ.
В ином случае возмещаемые по решению руководителя расходы на приобретение ГСМ и оплату платного участка дороги могут рассматриваться в качестве закупки на нужды учреждения, осуществленной через подотчетное лицо, с применением элемента вида расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг" в увязке с подстатьями 343 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ и 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ соответственно.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Елена

Ответ прошел контроль качества

21 мая 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.