Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Часть работников бюджетного учреждения переводится на дистанционную работу. Работнику - не материально ответственному лицу предоставляется во временное пользование на период дистанционной работы ноутбук учреждения (сотрудник не имеет собственного ноутбука). 1. Как правильно оформить вынос ноутбука через пост охраны учреждения (образцы акта, журнала регистрации)? 2. Каким документом оформить передачу, учитывая, что: ноутбук числится за материально ответственным лицом; лицо, которому предоставлен ноутбук, не является материально ответственным лицом, следовательно, невозможно провести перемещение ноутбука в программе бухгалтерского учета?

Часть работников бюджетного учреждения переводится на дистанционную работу. Работнику - не материально ответственному лицу предоставляется во временное пользование на период дистанционной работы ноутбук учреждения (сотрудник не имеет собственного ноутбука).
1. Как правильно оформить вынос ноутбука через пост охраны учреждения (образцы акта, журнала регистрации)?
2. Каким документом оформить передачу, учитывая, что: ноутбук числится за материально ответственным лицом; лицо, которому предоставлен ноутбук, не является материально ответственным лицом, следовательно, невозможно провести перемещение ноутбука в программе бухгалтерского учета?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При переводе работника на дистанционную работу бюджетное учреждение должно обеспечить его необходимым оборудованием для исполнения должностных обязанностей. Поэтому выданный для этих целей ноутбук следует рассматривать как имущество, выданное в личное пользование работнику с отражением:
- внутреннего перемещения основного средства на счете 101 04 "Машины и оборудование" на основании первичного документа "Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов" (ф. 0504102);
- на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)", в Карточке (книге) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206).
Организационные вопросы осуществления выноса имущества за территорию учреждения через пост охраны следует отразить в договоре (контракте), заключенном с организацией, предоставляемой охранные услуги.

Обоснование вывода:
Требование обеспечения дистанционных работников необходимыми для исполнения ими своих обязанностей по трудовому договору о дистанционной работе оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иным имуществом определено статьей 312.3 ТК РФ.
К имуществу, выданному в личное пользование, должно быть отнесено имущество, отвечающее следующим критериям:
1) имущество выдается сотруднику в постоянное личное пользование, т.е. использование имущества осуществляется только тем сотрудником, которому оно предоставлено;
2) имущество подлежит выдаче сотруднику в связи с выполнением обязанностей по определенной должности;
3) право на получение имущества, нормы обеспечения (количественные, качественные) установлены соответствующим правовым актом (в т.ч. локальным актом организации бюджетной сферы);
4) служебными (должностными) обязанностями сотрудника предусмотрено использование им полученных материальных ценностей по назначению вне продолжительности действующего режима рабочего времени, в том числе за пределами территории учреждения (например, в месте его проживания).
В рассматриваемом случае работник учреждения получает в личное пользование на время оформления дистанционной работы материальную ценность - ноутбук (основное средство) для выполнения обязанностей по своей должности.
Согласно прямой норме пункта 385 Инструкции N 157н имущество, выданное в личное пользование работников для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей, предусматривающих использование полученного имущества, в том числе за пределами территории учреждения, вне продолжительности действующего режима рабочего времени учитывается на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)". С учетом изменений, внесенных приказом Минфина России от 14.09.2020 N 198н, в перечень материальных ценностей, учитываемых на указанном счете, добавлены и основные средства. Учет выданного имущества в постоянное личное пользование работнику учреждения ведется в Карточке (книге) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206) (п. 386 Инструкции N 157н, Методические рекомендации Приложения 5, утвержденные приказом Минфина России от 30.05.2015 N 52н, далее - Приказ N 52н). Карточкой (книгой) (ф. 0504206) предусмотрены графы: для внесения собственноручных подписей лиц, получивших имущество (графа 8), для указания документа, на основании которого произведена выдача имущества (графа 12). Конкретный порядок оформления Карточки (книги) (ф. 0504206) следует закрепить в учетной политике учреждения, при необходимости определив документ, на основании которого будет оформляться передача имущества в личное пользование, например:
- на основании только подписи в графе 8;
- с оформлением Требования-накладной (ф. 0504204) или Накладной на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102).
Отражение основного средства, выданного в постоянное личное пользование работнику учреждения, на забалансовом счете 27 не является основанием для оформления хозяйственной операции по выбытию этого основного средства со счета 101 00 "Основные средства" (или с забалансового счета 21 "Основные средства в эксплуатации"). Поэтому в учете учреждения, на наш взгляд, следует также отразить внутреннее перемещение объекта основного средства (ноутбука) и сделать соответствующие отметки в инвентарной карточке. В этом случае можно использовать Накладную на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов (ф. 0504102) (смотрите Методические рекомендации Приложения 5, утвержденные Приказом N 52н).
Обратите внимание, что приказом Минфина России от 14.09.2020 N 198н в отношении учета основных средств на балансовых счетах было заменено понятие "материально ответственное лицо" на "ответственное лицо" (п. 46, п. 54 Инструкции N 157н в редакции от 17.10.2020). Таким образом, теперь при организации учета основных средств заключение договора о материальной ответственности с лицами (работниками учреждения), обеспечивающими сохранность и целевое использование имущества, является не обязательным.
Организационные вопросы осуществления выноса имущества за территорию учреждения через пост охраны следует отразить в договоре (контракте), заключенном с организацией, предоставляющей охранные услуги. Анализ договоров (контрактов), заключенных организациями бюджетной сферы с охранными предприятиями (ЧОП) и размещенных на официальном сайте "Единая информационная система в сфере закупок", показывает, что для таких целей допустимо:
- предусмотреть специальный пункт, определяющий, на основании каких документов (приказа по учреждению, накладной на выдачу имущества в личное пользование, заверенной копии карточки учета выдачи имущества в пользование или иного документа) разрешается вынос имущества;
- оформить дополнительное приложение "Перечень работников учреждения, имеющих право выносить необходимое им имущество и документы".

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шубенкина Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер, член ИПБ России Андреева Наталья

16 ноября 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.