Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Казенное учреждение заключило со своим сотрудником договор на использование транспорта данного сотрудника в служебных целях. Сумма компенсации сотруднику за использование личного транспорта установлена локальным документом учреждения. Помимо компенсации за использование личного транспорта, сотруднику оплачивается ГСМ на основании подтверждающих документов. По каким КВР и КОСГУ провести расходы по возмещению компенсации и ГСМ?

Казенное учреждение заключило со своим сотрудником договор на использование транспорта данного сотрудника в служебных целях. Сумма компенсации сотруднику за использование личного транспорта установлена локальным документом учреждения. Помимо компенсации за использование личного транспорта, сотруднику оплачивается ГСМ на основании подтверждающих документов.
По каким КВР и КОСГУ провести расходы по возмещению компенсации и ГСМ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы на компенсацию за использование личного транспорта для служебных целей относятся на подстатью 222 КОСГУ в увязке с КВР 112. В зависимости от классификации упреждением выплаты на приобретение ГСМ как компенсации сотруднику или как приобретение ГСМ для нужд учреждения указанные расходы могут отражаться по:
- подстатье 222 КОСГУ в увязке с КВР 112;
- подстатье 343 КОСГУ в увязке с КВР 244, с оприходованием приобретенных ГСМ на счет 105 03 "Горюче-смазочные материалы".

Обоснование вывода:
При определении соответствующей статьи (подстатьи) КОСГУ казенные учреждения руководствуются Порядком N 209н, а при выборе кодов видов расходов - Порядком N 85н.
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) в том числе личного транспорта, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. В свою очередь, компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).
В рассматриваемой ситуации казенное учреждение заключило договор на использование транспорта в служебных целях со своим сотрудником. Согласно прямой норме, приведенной в пп. 10.2.2 п. 10 Порядка N 209н расходы на компенсацию за использование личного транспорта для служебных целей относятся на подстатью 222 "Транспортные услуги" КОСГУ. Вместе с тем пунктом 48.1.1.2 Порядка N 85н определено, что расходы по осуществлению компенсаций работникам государственных (муниципальных) учреждений, отражаются по элементу вида расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда". Следовательно, расходы на компенсацию за использование личного транспорта для служебных целей подлежат отражению по подстатье 222 КОСГУ в увязке с КВР 112.
Стоит отметить, что статьи (подстатьи) КОСГУ выбираются в зависимости от экономического содержания хозяйственной операции (п. 3 Порядка N 209н).
Помимо компенсации за использование личного транспорта, ст. 188 ТК РФ также допускает и компенсацию за использование материалов работника. Следовательно, если оплата горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ) рассматривается учреждением именно как компенсация расходов сотруднику на приобретение таких материалов, то учреждением может быть принято решение об оплате таких расходов на основании самостоятельно разработанного порядка их учета. Так, например, учреждением может быть установлена ежемесячная фиксированная сумма на компенсацию сотруднику расходов на приобретение ГСМ или сумма оплаты компенсации за приобретение ГСМ может быть переменной и зависеть от подтверждающих документов. При этом учреждению целесообразно установить лимит указанных расходов. В таком случае расходы на компенсацию ГСМ по аналогии с расходами на компенсацию за использование личного транспорта для служебных целей можно относить на подстатью 222 КОСГУ в увязке с КВР 112.
Вместе с тем если сотрудник приобретает ГСМ у поставщиков в интересах учреждения для последующего использования в служебных целях и дальнейшее возмещение расходов не относится в соответствии с локальными актами учреждения к компенсационным выплатам за использование личного автомобиля, то такие расходы следует рассматривать как приобретение учреждением ГСМ через подотчетное лицо. Соответственно, коды, предусмотренные Порядком N 209н для отражения возмещения (компенсации), связанного с осуществлением трудовых обязанностей, в таком случае применяться не должны.
Приобретение учреждением через подотчетное лицо ГСМ отражается по подстатье 343 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ (пп. 11.4.3 п. 11 Порядка N 209н). В свою очередь, применение данной подстатьи КОСГУ предусматривает организацию бухгалтерского учета ГСМ с использованием балансового счета 105 03 "Горюче-смазочные материалы" (п. 118 Инструкции N 157н).
В соответствии с п. 48.2.4.4 Порядка N 85н расходы на закупку товаров, работ, услуг, не отнесенные к иным элементам видов расходов подгруппы 240 "Иные закупки товаров, работ и услуг для обеспечения государственных (муниципальных) нужд", отражаются по коду видов расходов 244 "Прочая закупка товаров, работ и услуг". Поэтому расходы на приобретение ГСМ следует отразить по КВР 244 в увязке с подстатьей 343 КОСГУ.
В заключении стоит отметить, что для некоторых категорий работников (сотрудников) организаций бюджетной сферы размер компенсации расходов за использование личного транспорта определен на законодательном уровне. Например, при выплате государственным гражданским служащим компенсации за использование личного транспорта в служебных целях необходимо руководствоваться постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 (далее - Постановление N 563). В соответствии с нормами Постановления N 563 предельный размер компенсации за использование личного транспорта в служебных целях определен для легковых автомобилей с рабочим объемом двигателя до 2000 куб. сантиметров включительно в размере 2400 руб., свыше 2000 куб. сантиметров в размере 3000 руб. Помимо предельных размеров компенсации, в Постановлении N 563 определено, что возмещение расходов на приобретение горюче-смазочных материалов производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Союза развития государственных финансов Суховерхова Антонина

19 февраля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.