Как провести сверку с контрагентами для годовой отчетности, если казенное учреждение использовало счет 401 60?

Согласно измененной с 2023 года редакции п. 302.1 Инструкции N 157н резерв с применением счета 401 60 "Резервы предстоящих расходов" создается по обязательствам учреждения, возникающим при поступлении закупаемого им имущества, если приемка имущества осуществляется на дату, отличную от даты поступления имущества в соответствии с порядком приемки имущества или в случае включения в договор поставки имущества условия, аналогичного указанному порядку приемки имущества.
Как провести сверку с контрагентами для годовой отчетности, если казенное учреждение использовало счет 401 60? Как объяснить поставщику, что по состоянию на 31.12.2023 услуги отнесены на счет 401 60 и что они в акт сверки не попадают, только после подписания руководителем электронно услуга будет отнесена на счет 302 00?

На основании ст. 94 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ (далее - Закон N 44-ФЗ) поставленный товар, выполненная работа или оказанная услуга принимаются заказчиком в порядке и в сроки, установленные контрактом.

С 2022 года электронная приемка результатов выполнения работ или оказания услуг стала обязательной для учреждений-заказчиков всех бюджетов независимо от типа учреждения. Датой приемки товара, работы, услуги считается дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком (ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

При отражении фактов хозяйственной жизни в регистрах бухгалтерского учета пропуски или изъятия не допускаются (ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ). Поэтому момент поступления в учреждение товаров, работ, услуг от контрагента должен быть зафиксирован в учете, даже если он не совпадает с фактом приемки.

В случае оформления документа о приемке не в момент поставки товара (работы, услуги) у учреждения возникает обязанность по начислению резерва с применением счета 0 401 60 000 "Резервы предстоящих расходов" (п. 302.1 Инструкции N 157н). Одновременно с начислением резерва в учете принимаются отложенные обязательства (смотрите также письмо Минфина России от 11.11.2022 N 02-06-07/110108).

Акт сверки расчетов отражает состояние взаимных расчетов между сторонами за определенный период, подтверждающий наличие или отсутствие задолженности одной из сторон, возникшей на основании первичных учетных документов. При этом в перечне форм учетной документации, применяемой организациями бюджетной сферы, он отсутствует. Акт сверки расчетов с контрагентом не является обязательным документом для участников гражданского оборота, и его составление не предусмотрено законодательством. Данный акт может быть составлен по форме, самостоятельно разработанной учреждением, и подписывается по соглашению сторон (письмо Минфина России от 30.08.2013 N 02-06-10/35811). При составлении акта сверки целесообразно включить в него обязательные реквизиты первичного учетного документа, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 06.11.2011 N 402-ФЗ (смотрите, например, определение Верховного Суда РФ от 02.02.2016 N 308-ЭС15-18441). Важным моментом является также то, что данный документ должен быть подписан уполномоченным лицом и заверен печатью (смотрите также постановление АС Московского округа от 08.02.2019 по делу N А40-41986/18).

Вместе с тем акт сверки может являться подтверждающим документом при проведении инвентаризации расчетов с контрагентами. Он заполняется по операциям оплаты и осуществления поставок между учреждением и контрагентом. При этом получение товара (работы, услуги) отражается в акте сверки только при наличии оборотов по счету 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам".

Если контрагентом является коммерческая организация, порядок признания задолженности в ее бухгалтерском учете отличается. Соответственно, поставка товара (работы, услуги) в учете контрагента уже может формировать задолженность и включаться в акт сверки.

Следовательно, при формировании и подписании акта сверки с момента фактического поступления товара (оказания услуги, выполнения работы) до момента размещения в ЕИС документа, подписанного заказчиком, акт может быть подписан с разногласиями. Полагаем, в дальнейшем может быть либо оформлен новый акт сверки, либо подписан в произвольной форме акт об устранении разногласий. Только после этого задолженность будет считаться подтвержденной сторонами не только с точки зрения бухгалтерского учета каждой из сторон, но и с юридической точки зрения.

Обратите внимание, отражению в бухгалтерском учете и (или) раскрытию в бухгалтерской отчетности отчетного периода подлежат первичные учетные документы, оформляющие факты хозяйственной жизни, произошедшие именно в этом отчетном периоде. Учетные документы могут составляться как в момент совершения факта хозяйственной жизни, так и после его окончания (п. 21 Стандарта "Концептуальные основы..."). То есть первичный документ, подтверждающий факт оказания услуг, поступивший после наступления отчетной даты, но до сдачи отчетности, следует отражать последним днем отчетного периода. Исходя из этого, полагаем, что при осуществлении приемки услуг до сдачи годовой отчетности учреждение может отразить начисление кредиторской задолженности за счет сформированного ранее резерва последним днем отчетного периода. В случае применения такого подхода его целесообразно установить учетной политикой учреждения. Кроме того, применение такого подхода позволит избежать разногласий с контрагентом в случае, если акт сверки будет оформлен за 2023 год на основании показателей по счету 302 00, так как в него войдут показатели акта оказанных услуг за декабрь.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:

- Энциклопедия решений. Создание и использование учреждением резервов предстоящих расходов в бухгалтерском (бюджетном) учете. Счет 401 60 (для бюджетной сферы).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Четина Ирина

Ответ прошел контроль качества

11 января 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.