Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка?

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки? С какого года при приеме на работу впервые гражданам оформляется электронная трудовая книжка?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности.

С 01.01.2021 если трудовой договор заключается впервые, бумажная трудовая книжка не заводится. Периоды работы по трудовому договору могут быть подтверждены сведениями о трудовой деятельности (электронной трудовой книжкой).

Обоснование вывода:

При заключении трудового договора работник предоставляет трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ), за исключением случаев, если трудовой договор заключается впервые (ст. 65 ТК РФ). Если работник предоставил только сведения о трудовой деятельности, необходимо проверить, есть ли в них отметка о том, что работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки. Если есть, достаточно будет подавать в СФР сведения в электронном виде. Если отметки нет, то нужно попросить работника представить трудовую книжку. В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (часть пятая ст. 65 ТК РФ).

Отметим, что с 1 января 2020 г. одновременно существуют два основных документа о трудовой деятельности и трудовом стаже работника: трудовая книжка установленного образца (так называемая бумажная трудовая книжка) и сведения о трудовой деятельности работника (так называемая электронная трудовая книжка). Электронные трудовые книжки содержат те сведения о трудовой деятельности работника, которые работодатель представляет для хранения в информационных ресурсах Фонда пенсионного и социального страхования. В сведения о трудовой деятельности включаются информация о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах работника на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора, другая информация.

По 31 декабря 2020 года включительно работники подавали работодателю письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки или о новом формате ведения трудовой - электронном. Если работник не подал такое заявление, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку. Лица, которые не имели возможности до указанной даты подать заявление, могут это сделать в любое время, подав работодателю по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве, соответствующее письменное заявление.

Работнику, который выбрал электронную трудовую книжку, работодатель выдает бумажную трудовую книжку на руки, с внесением в нее записи о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Согласно ст. 66.1 ТК РФ лицо, имеющее стаж работы по трудовому договору, может получать сведения о трудовой деятельности:

- у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);

- в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

- в Фонде пенсионного и социального страхования Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

- с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

С 2021 г. для тех, кто впервые вступает в трудовые отношения, бумажная трудовая книжка не заводится, сведения о трудовой деятельности таких работников ведутся только в электронном виде (часть третья ст. 66 ТК РФ, ч. 8 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ).

Таким образом, для подтверждения у работника наличия электронной трудовой книжки работодатель должен запросить сведения о трудовой деятельности.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Миллер Оксана

Ответ прошел контроль качества

3 февраля 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.