В ЕИС поставщики формируют документы о приемке (УПД и акты) (Закон N 44-ФЗ). 1. Являются ли они основанием для оплаты (счета нет)? 2. Являются ли электронные документы основанием для постановки основных средств на учет? 3. Нужно ли соглашение об электронном документообороте?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

При наличии правильно оформленного документа о приемке у учреждения есть все основания для принятия денежных обязательств и их оплаты. Кроме того, указанные документы являются основанием для учета операций по принятию к учету нефинансовых активов (увеличению первоначальной (балансовой) стоимости нефинансовых активов). Каких-либо дополнительных сопроводительных документов (счетов на оплату) не требуется, если иное не предусмотрено условиями заключенного договора или не следует из особенностей сделки. 

Обоснование вывода:

Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ; п. 20 Стандарта "Концептуальные основы"). Следует отметить, что счет на оплату - это специальный документ, не обязательный к применению, который содержит в себе лишь банковские реквизиты получателя платежа, сумму и назначение оплаты. То есть, по сути, счет не является первичным учетным документом, а фиксирует лишь намерение, но не сам факт хозяйственной операции.

Общий порядок осуществления электронного актирования в единой информационной системе (ЕИС) установлен ч. 13, ч. 14 ст. 94 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд" (далее - Закон N 44-ФЗ) и заключается в том, что стороны подписывают структурированный документ о приемке, сформированный с использованием ЕИС, который должен содержать сведения, указанные в п. 1 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ. Указанный документ формирует поставщик (подрядчик, исполнитель) в срок, установленный в контракте.

Датой приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги считается дата размещения в ЕИС документа о приемке, подписанного заказчиком (п. 8 ч. 13 ст. 94 Закона N 44-ФЗ).

Как следует из требований п. 13 ч. 2, ч. 3, ч. 9 ст. 103 Закона N 44-ФЗ, документ о приемке, подписанный с использованием ЕИС, а также информация о приемке поставленного товара, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, отдельных этапов исполнения контракта направляется с использованием ЕИС для включения в реестр контрактов в день подписания документа о приемке. Данные, содержащиеся в такой информации и документе о приемке, подлежат регистрации в регистрах бухгалтерского учета после включения таких информации и документов в реестр контрактов в соответствии со ст. 103 Закона N 44-ФЗ. Как указано в письме Федерального казначейства от 19.11.2021 N 07-04-05/14-28375, документ о приемке в электронной форме является документом, подтверждающим возникновение денежного обязательства.

Отметим, что электронное актирование в обязательном порядке применяется с 01.01.2022 при исполнении контрактов, заключенных по результатам проведения электронных процедур, в том числе закрытых электронных процедур (за исключением случая, предусмотренного п. 5 ч. 11 ст. 24 Закона N 44-ФЗ). В остальных случаях применение электронного актирования является правом заказчика. Кроме того, условиями типового контракта может быть предусмотрено формирование и подписание контрагентом структурированного документа о приемке в ЕИС вместо товарной накладной, акта приема-передачи товара по контракту (этапу) или акта об исполнении обязательств по контракту (этапу) на бумажных носителях (смотрите, например, абзац седьмой п. 5.3 (вариант 1) и п. 6.7 Типового контракта, утвержденного приказом Министерства здравоохранения РФ от 18.01.2021 N 15н). Следовательно, даже при отсутствии соглашения об электронном документообороте требования об электронной приемке могут быть установлены непосредственно заключенным договором, а также Законом N 44-ФЗ. При этом даже в случае отсутствия требований в договоре или в законодательстве о закупках, если сторонами проведена электронная приемка и все документы оформлены корректно и подписаны, у бухгалтерской службы нет оснований для отказа от приема к учету и оплаты указанных документов, так как документ о приемке в электронной форме является документом, подтверждающим возникновение денежного обязательства.

Таким образом, при наличии правильно оформленного документа о приемке у учреждения есть все основания для принятия денежных обязательств и их оплаты. Кроме того, указанные документы являются основанием для учета операций по принятию к учету нефинансовых активов (увеличению первоначальной (балансовой) стоимости нефинансовых активов). Каких-либо дополнительных сопроводительных документов (счетов на оплату) не требуется, если иное не предусмотрено условиями заключенного договора или не следует из особенностей сделки. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман 

Ответ прошел контроль качества 

30 июня 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.