Применение УПД в обязательном порядке с 01.01.2026

Организация задала уточняющий вопрос поставщику по предоставленным закрывающим документам через ЭДО в форме акта и счета-фактуры, а не УПД (ссылаясь на изменения с 01.01.2026).
Был получен от поставщика следующий ответ:
"Электронные форматы, утвержденные Приказом ФНС России, такие как акт и товарная накладная, заменены единым документом - УПД, но никто не запрещает обмениваться неформализованными документами Акт и Товарная накладная".
Можно ли подписывать закрывающие документы, которые были предоставлены?

1. С 01.01.2026 утратили силу утвержденные ФНС форматы представления документов о передаче товаров при торговых операциях (товарная накладная) и результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме.

Исходя из Информации ФНС России от 10.09.2025 указанные изменения касаются только тех субъектов, кто до 01.01.2026 принимал и отправлял товарные накладные и акты выполненных работ по форматам из приказов ФНС России от 30.11.2015 N ММВ-7-10/551 и N ММВ-7-10/552.

Из этой же Информации ФНС России от 10.09.2025 следует, что с 01.01.2026 сохраняется возможность создавать первичные учетные документы:

- в виде неформализованных электронных документов;

- а также на бумаге, так как бумажных форм товарной накладной и акта оказанных услуг отмена приказов не касается. Например, если организация до 01.01.2026 обменивалась с поставщиками бумажными актами и электронными счетами-фактурами, то можно работать так же и в 2026 году (смотрите также Информацию ФНС России от 07.10.2025).

Таким образом, комментарий поставщика основан на разъяснениях ФНС России.

2. Для того чтобы УПД являлся единственным подтверждающим документом для всех экономических субъектов без исключения, необходимо внесение изменений как в НК РФ, так и в Закон N 402-ФЗ.

Однако в настоящее время продолжают действовать и применяться в обязательном порядке нормы (смотрите также письмо ФНС России от 26.12.2025 N ЕА-2-26/19733@):

- ст. 169 НК РФ: счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме;

- ст. 8, 9 Закона N 402-ФЗ, п. 4 ПБУ 1/2008, п. 28 ФСБУ 27/2021:

Правила документооборота, формы первичных учетных документов и технология обработки учетной информации утверждаются руководителем организации в рамках ведения учетной политики. При этом обязанность формирования и применения экономическими субъектами документов в электронной форме может устанавливаться отдельными нормативными правовыми актами Правительства РФ и федеральных органов исполнительной власти в различных сферах деятельности.

И в настоящее время применение УПД пока является рекомендательным, за исключением отдельных случаев (к примеру, когда речь идет об оформлении операций по прослеживаемым товарам). В общем случае неприменение УПД для оформления фактов хозяйственной жизни не может быть основанием для отказа в учете этих фактов хозяйственной жизни в целях налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/96@). И на сегодняшний день законодательство не устанавливает требований о тотальном составлении электронных УПД (счетов-фактур) (исключение операции, связанные с прослеживаемостью и оборотом маркированных товаров) (пп. 1.1, 1.2 ст. 169 НК РФ, п. 4 Перечня из постановления Правительства РФ от 31.12.2019 N 1955).

3. Из письма ФНС России от 26.12.2025 N ЕА-2-26/19733@ также следует, что: дополнительно указывать в договорах с контрагентами предоставление УПД вместо таких документов как счет-фактура и акт, по мнению ФНС России, не является обязательным, т.к. УПД не создаёт новых обязательств, а объединяет уже предусмотренные законом документы (счет-фактуру и первичный документ).

4. Таким образом, озвученная ФНС России (смотрите Информацию ФНС России от 19.08.2025) обязанность по переходу на применение с 2026 года электронных УПД распространяется не на всех. Как уже было сказано выше, в настоящее время сохраняется возможность создавать первичные учетные документы в виде неформализованных электронных документов, а также на бумаге. Возможность продолжить обмен посредством ЭДО составляемыми неформализованными документами следует уточнять у своего оператора ЭДО. Учитывая, что организация получила от поставщика акт и счет-фактуру в виде неформализованных электронных документов, оператор ЭДО допускает возможность такого обмена.

Соответственно, если закрывающие документы, которые были предоставлены вам поставщиком не касаются прослеживаемых или маркированных товаров, то, по нашему мнению, подписание указанных документов не может являться нарушением.

5. Несмотря на изложенное выше, хотя неформализованные документы и не запрещены, переход на УПД при применении ЭДО является предпочтительным, хотя бы на том основании, что если в рамках налоговых мероприятий будут затребованы подтверждающие документы, то представленные ранее акты, накладные в виде неформализованных электронных документов придется представлять в налоговый орган на бумаге или в виде заверенных копий, что увеличивает и трудозатраты, и время на обработку таких документов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
член Палаты налоговых консультантов Титова Елена

Ответ прошел контроль качества

20 января 2026 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной устной консультации, оказанной в рамках услуги Советы экспертов. Проверки, налоги, право.