Нормой ч. 8 ст. 22.1 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателей нести расходы на создание и (или) эксплуатацию информационной системы работодателя, а также создание, использование и хранение электронных документов. Также нормой ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ предусмотрено, что работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием информационной системы работодателя либо цифровой платформы "Работа в России". Коммерческая организация в ближайшее время осуществит переход на кадровый электронный документооборот с работниками. Достаточно ли для исполнения требований законодательства обеспечить долговременное хранение электронных документов, связанных с работой, в программе для ЭВМ, посредством которой осуществляется электронный документооборот с работниками, или же работодатель обязан обеспечить хранение электронных документов в своём архиве (закупив носители информации и специальное ПО) с соблюдением Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526)? На данный момент организация уже имеет архив для хранения бумажных документов и отвечающее за архив подразделение.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Требования к информационным системам, посредством которых работодатель может организовать архивное хранение электронных кадровых документов, отсутствуют.

По нашему мнению, работодатель вправе любым способом организовать долгосрочное хранение электронных документов, связанных с работой. Это может быть хранение в программе для ЭВМ, посредством которой осуществляется электронный документооборот с работниками, либо хранение в отдельной информационной системе. 

Обоснование вывода:

Организация устанавливает порядок хранения электронных кадровых документов согласно требованиям законодательства к организации хранения электронных документов.

Какого-либо "специального" отдельного нормативного акта, регламентирующего порядок хранения таких документов, на сегодняшний день не существует.

Единственное положение в отношении хранения электронных кадровых документов - это положение части 11 статьи 22.3 ТК РФ: Работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством Российской Федерации об архивном деле, в том числе в случае, если электронный документооборот осуществляется с использованием ИС работодателя либо цифровой платформы "Работа в России".

При определении порядка и сроков хранения электронных документов руководствоваться следует Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526 (далее - Правила).

Учитывая, что к кадровым документам также относятся ряд документов бухгалтерского учета, следует соблюдать также ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете" (далее - ФСБУ 27/2021).

Отметим, что согласно п. 24 ФСБУ 27/2021 документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается (смотрите письмо Банка России от 20.04.2015 N 18-1-1-7/693).

Главное при этом, чтобы они были подписаны электронной подписью в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ (письмо Минфина России от 22.08.2012 N 03-02-07/1-202). Распечатывать их и хранить на бумажном носителе не нужно (письмо Минфина России от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259).

Работодатель обеспечивает хранение электронных документов, связанных с работой сотрудников, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле (ч. 5 ст. 5 Закона N 122-ФЗ). Конкретные сроки хранения установлены в соответствии с приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. Сроки зависят от вида документа и времени его оформления/создания.

Обязательными условиями хранения электронных документов являются:

1) наличие в архиве организации не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов: один - основной, другой - рабочий. Хранить их нужно на разных физических устройствах (например, магнитные, оптические, магнитооптические накопители, карты флеш-памяти или иные подобные носители);

2) наличие технических и программных средств, предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния. Иными словами, вместе с электронными документами хранятся и файлы ключей электронной подписи, которыми они были подписаны, а также соответствующее программное обеспечение, позволяющее открыть эти файлы и идентифицировать владельца сертификата ключа электронной подписи;

3) обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение информации (режимы хранения электронных документов также прописаны в Правилах) (п. 2.30 Правил).

Если в организации производится смена либо изменение программно-аппаратной среды, необходимо обеспечить перезапись электронных архивных документов на новые носители и в новые форматы (п. 2.32 Правил).

Не реже одного раза в 5 лет необходимо производить технический контроль физического состояния носителей электронных документов и воспроизводимости электронных документов (п. 2.40 Правил).

В случае выявления изменений физического состояния носителей электронных документов архив организации по решению руководителя должен проводить работу по перезаписи электронных документов на новые носители.

Текстовые электронные документы, подвергшиеся перезаписи в новые форматы и (или) на новые носители, должны отвечать требованиям, установленным п. 2.31 Правил.

Кроме того, периодически необходимо осуществлять проверку единиц хранения электронных документов на наличие вредоносных компьютерных программ (п. 2.39 Правил). При наличии таковых они должны быть изъяты и помещены в специально отведенное место для последующей обработки (п. 2.41 Правил).

Электронные документы передаются в архив в порядке, установленном п. 4.34 Приказа N 526*(1).

В настоящее время требования к системам электронного документооборота утверждены лишь в отношении государственных органов Приказом Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. N 69 "Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов"*(2).

По нашему мнению, работодатель вправе любым способом организовать хранение документов, связанных с работой, в том числе архивное. Это может быть хранение в своей информационной системе, в программе для ЭВМ, посредством которой осуществляется электронный документооборот с работниками.

Также работодатель вправе обеспечить хранение электронных документов в своём архиве (закупив носители информации и специальное ПО).

В любом случае, если речь идет об архивном хранении, независимо от того, какая программа, информационная система или способ хранения используется, необходимо соблюдать Правила, утвержденные Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
кандидат юридических наук Иванова Инна 

Ответ прошел контроль качества 

21 мая 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.  

-------------------------------------------------------------------------

*(1) Энциклопедия решений. Передача электронных документов в архив (декабрь 2022).

*(2) Смотрите Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов (С.Л. Кузнецов, Н.П. Коптева, журнал "Делопроизводство", N 1, январь-март 2021 г.).