Какие журналы по охране труда должны быть в организации и их формы? Можно ли их вести в электронном виде?

Прежде всего отметим, что исходя из положений п. 88 Правил обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда, утвержденных постановлением Правительства РФ от 24.12.2021 N 2464 (далее - Правила N 2464), работодатель не ограничен в способах порядка регистрации проведенного инструктажа по охране труда (далее - ОТ) и формах его документирования, возникает вопрос о возможности ведения журналов и других документов по регистрации инструктажей по ОТ в электронном виде. В связи с этим напомним, что работодатель вправе ввести электронный документооборот для обусловленных законом документов, а положения новых статей ТК РФ об электронном документообороте не применяются в отношении документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником (часть третья ст. 22.1 ТК РФ). Следовательно, журналы и любые другие документы, в которых будет регистрироваться проведение всех видов инструктажей по ОТ, в настоящее время должны вестись (быть оформлены) только на бумажном носителе.

Об этом еще раз напомнил Минтруд России в письме от 12.01.2023 N 14-6/ООГ-97. Отвечая на поставленные вопросы, Минтруд разъяснил, что ТК РФ исключает возможность электронного документооборота для акта о несчастном случае на производстве и документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда. Поэтому их подписание осуществляется только на бумажном носителе.

Работодатель обязан проводить следующие инструктажи по охране труда (п. 8, п. 12 Правил N 2464):

а) вводный инструктаж по охране труда;

б) инструктаж по охране труда на рабочем месте, в том числе:

• первичный инструктаж по охране труда;
• повторный инструктаж по охране труда;
• внеплановый инструктаж по охране труда;

в) целевой инструктаж по охране труда.

Результаты проведения инструктажа по ОТ оформляются в соответствии с требованиями, установленными Правилами (п. 24 Правил N 2464). Нормы, регулирующие оформление документов и записей о регистрации проведения обучения ОТ, содержатся в разделе VIII Правил N 2464.

Напомним, что в рекомендуемом приложении А Межгосударственного стандарта ГОСТ 12.0.004-2015 "Система стандартов безопасности труда. Организация обучения безопасности труда. Общие положения", введенным в действие приказом Росстандарта от 09.06.2016 N 600-ст (далее - ГОСТ), также содержатся формы журналов проведения инструктажей по ОТ.

Как указано в п. 8.4 ГОСТа 12.0.004-2015, проведение всех видов инструктажей по охране труда и усвоение их содержания регистрируются и фиксируются в соответствующих журналах проведения инструктажей, формы которых приведены в упомянутом выше приложении А к ГОСТу:

А.4 - форма журнала регистрации вводного инструктажа,

А.5 - форма журнала регистрации инструктажа на рабочем месте (первичного, повторного, внепланового),

А.6 - форма журнала регистрации целевого инструктажа.

Минтруд России в п. 3 письма от 30.05.2022 N 15-2/В-1677 указал, что с 1 сентября 2022 г. на усмотрение работодателя взамен журнала регистрации инструктажа по охране труда допускается вести, например, личные книжки работника или иной способ документирования проведенного инструктажа по охране труда.

Если все же работодатель решит регистрировать сведения о проведении инструктажей по ОТ в специальных журналах, то в этом случае сами журналы могут быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью. Хотя конкретных требований к оформлению журналов в нормативных актах в этой части нет, в целом существует подход, что все журналы, которые должны вестись работодателем, следует защитить от изъятий страниц и обеспечить их целостность любым доступным способом (смотрите консультации Роструда). А в письме Минтруда России от 16.07.2018 N 15-2/ООГ-1744 указано, что требования, связанные с необходимостью шнуровки журналов, нумерации страниц, печати и подписи, скрепляющей журнал, могут быть установлены локальными нормативными актами работодателя, связанными с организацией делопроизводства в хозяйствующем субъекте.

Срок хранения журналов инструктажей по ОТ (вводного и на рабочем месте) - 45 лет (ст. 423 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20.12.2019 N 236).

Каждый оформленный в установленном порядке несчастный случай на производстве регистрируется работодателем (его представителем), осуществляющим в соответствии с решением комиссии (в предусмотренных ТК РФ случаях государственного инспектора труда, самостоятельно проводившего расследование несчастного случая на производстве) его учет, в журнале регистрации несчастных случаев на производстве по форме N 11 Приложения N 2 к приказу Минтруда России от 20.04.2022 N 223н (часть первая ст. 230.1 ТК РФ). Таким образом, у работодателя также должен быть журнал регистрации несчастных случаев на производстве (даже если не было случаев).

При этом нормами действующего законодательства не установлена обязанность работодателя вести журнал учета обучения по охране труда (смотрите ответ 1, ответ 2 Роструда с портала "Онлайнинспекция.РФ").

Помимо инструктажей по охране труда, при приеме на работу сотрудников у работодателя возникает необходимость в обязательном проведении следующих вводных инструктажей:

• по гражданской обороне (далее - ГО). Журнал учета вводного инструктажа по ГО разрабатывается и утверждается работодателем самостоятельно на основании типовой формы, имеющейся в Порядке реализации вводного инструктажа по ГО, содержащийся в письме МЧС России от 27.02.2020 N 11-7-605;
• по действиям в чрезвычайных ситуациях (далее - ЧС). Для проведения инструктажа по ЧС в организации назначается ответственное лицо, разрабатывается и утверждается специальная программа, а также форма журнала учета его прохождения, утверждаемые руководителем организации. При этом журнал учета прохождения инструктажа по ЧС целесообразно разрабатывать на основании Типовой формы журнала учета проведения инструктажа по ЧС (приложение к Примерному порядку реализации инструктажа по действиям в ЧС, изложенному в письме МЧС России от 27.10.2020 N ИВ-11-85);
• по пожарной безопасности (далее - ПБ). О проведении противопожарного инструктажа должностным лицом, проводившим проверку знаний и умений работников, производится запись в журнале учета противопожарных инструктажей, рекомендуемый образец оформления которого приведен в приложении к приложению N 1 Порядка, утвержденного приказом МЧС России от 18.11.2021 N 806 N 806, при этом допускается возможность его ведения в электронном виде (п. 22, п. 25 приложения N 1 к Порядку N 806). 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим 

Ответ прошел контроль качества 

11 мая 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.