Возможно ли использование электронной цифровой подписи работниками при подписании заявлений о предоставлении материальной помощи (в связи с рождением ребенка, в связи со стихийным бедствием, в связи с заболеванием), а также заявлений об удержании из заработной платы? Каким видом электронной подписи они могут быть подписаны работниками?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Указанные в вопросе заявления о предоставлении материальной помощи и об удержании из заработной платы могут существовать в электронном виде и быть подписаны простой электронной подписью.

Обоснование вывода:
Под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений (далее - электронный документооборот) понимается создание, подписание, использование и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ).
Порядок введения электронного документооборота и взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота, установленные ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ, применяются к документам, в отношении которых трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, предусмотрено их оформление на бумажном носителе и (или) ознакомление с ними работника или лица, поступающего на работу, в письменной форме, в том числе под подпись, за исключением трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников, акта о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказа (распоряжения) об увольнении работника, документов, подтверждающих прохождение работником инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемых работником (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ).
Для указанных в вопросе заявлений о предоставлении материальной помощи и об удержании из заработной платы каких-либо требований к их форме и содержанию законодательством не установлено. Следовательно, кадровые документы, для которых закон не устанавливает обязательность соблюдения письменной формы и не требуется никаких физических манипуляций (прошивка, опломбировка и т.п.), могут существовать в электронном виде и быть подписаны электронной подписью в порядке, установленном ст. 22.2 и 22.3 ТК РФ.
Так, при заключении трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, договора о получении образования без отрыва или с отрывом от работы, при внесении в них изменений, при подписании согласия на перевод, заявления об увольнении, отзыве заявления об увольнении, а также при ознакомлении с уведомлением об изменении определенных сторонами условий трудового договора, приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться усиленная квалифицированная или неквалифицированная электронная подпись (ч. 4 ст. 22.3 ТК РФ). Заявления о предоставлении материальной помощи и об удержании из заработной платы в их числе не поименованы.
При подписании иных электронных документов посредством информационной системы работодателя работником могут использоваться как усиленная квалифицированная и неквалифицированная электронная подпись, так и простая электронная подпись в случае, если соглашением сторон трудового договора установлены правила определения лица, подписывающего электронный документ, по его простой электронной подписи и требования к соблюдению конфиденциальности ключа такой подписи (ч. 5 ст. 22.3 ТК РФ).
При подписании электронных документов посредством цифровой платформы "Работа в России" работником также могут использоваться как усиленная квалифицированная и неквалифицированная электронная подпись, так и простая электронная подпись, ключ которой получен при личной явке в соответствии с установленными Правительством РФ правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме.
Таким образом, при оформлении заявлений на материальную помощь и на удержания из заработной платы могут использоваться любые виды электронной подписи. Объясняется это еще и тем, что согласно п. 4 ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, должны устанавливаться федеральными стандартами бухгалтерского учета. Но до настоящего времени такой стандарт пока не принят. Поэтому при оформлении первичных документов хозяйствующие стороны могут организовать электронный документооборот, применяя простую и (или) усиленную неквалифицированную электронную подпись, при условии соблюдения требований Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (письмо Минфина России от 12.09.2017 N 03-03-06/1/58456).
Таким образом, указанные в вопросе заявления о предоставлении материальной помощи и об удержании из заработной платы могут существовать в электронном виде и быть подписаны простой электронной подписью.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим

Ответ прошел контроль качества

4 октября 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.