Новости и аналитика Правовые консультации Трудовое право До конца года сотрудники должны подать в кадровую службу заявление с просьбой о продолжении ведения трудовой книжки либо заявление о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Если сотрудник не подал ни одного из указанных заявлений, продолжается ли по умолчанию ведение бумажной трудовой книжки?

До конца года сотрудники должны подать в кадровую службу заявление с просьбой о продолжении ведения трудовой книжки либо заявление о согласии на предоставление сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
Если сотрудник не подал ни одного из указанных заявлений, продолжается ли по умолчанию ведение бумажной трудовой книжки?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Переход к электронному формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только при наличии соответствующего заявления сотрудника. Если сотрудник не подал никакого заявления, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку. При этом сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР на всех сотрудников данного работодателя независимо от того, выбрал сотрудник бумажный вариант трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности в электронном виде, или вовсе не сообщил о выборе.

Обоснование вывода:
Трудовой кодекс РФ не содержит термина "электронная трудовая книжка". Анализ частей первой и второй ст. 66.1 ТК РФ позволяет прийти к выводу, что электронная трудовая книжка - это совокупность сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (в том числе сведения о работнике, месте его работы, его трудовой функции, переводах на другую постоянную работу, об увольнении работника с указанием основания и причины прекращения трудового договора), хранящаяся в информационных ресурсах Пенсионного Фонда РФ.
В нормативных правовых актах ПФР также нет толкования термина "электронная трудовая книжка". Из раздела 3 Приложения 3 к постановлению Правления ПФР от 25.12.2019 N 730п "Об утверждении формы и формата сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка заполнения форм указанных сведений" (далее - Постановление N 730п) следует, что электронные трудовые книжки - это файлы внутреннего информационного обмена, содержащие сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (раздел 3.1, таблицы 4-9). А форма СЗВ-ТД "Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (СЗВ-ТД)", согласно п. 1.3 Постановления N 730п, является документом персонифицированного учета.
Таким образом, можно предположить, что электронная трудовая книжка - это сведения о трудовой деятельности работника, сформированные и сохраняемые в электронном виде в информационных ресурсах ПФР на основании формы СЗВ-ТД, предоставляемой работодателем.
Трудовой кодекс РФ не предусматривает немедленного отказа от трудовых книжек в привычном бумажном формате. И с 1 января 2020 года одновременно будут существовать два основных документа о трудовой деятельности и трудовом стаже работника: трудовая книжка установленного образца (ст. 66 ТК РФ) и сведения о трудовой деятельности работника (часть первая ст. 66.1 ТК РФ).
В соответствии с ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ (далее - Закон N 439-ФЗ) работодатель должен не позднее 30 июня 2020 года уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления сделать выбор между продолжением ведения работодателем трудовой книжки (ст. 66 ТК РФ) или предоставлением ему работодателем сведений о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ)*(1).
В свою очередь, до 31 декабря 2020 года (включительно) работнику принадлежит право сделать выбор и подать работодателю соответствующее письменное заявление: либо о продолжении ведения его бумажной трудовой, либо о новом формате ведения трудовой - электронном*(2).
Если работник подал работодателю заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки или не подал никакого заявления, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку (ч. 2 ст. 2 Закона N 439-ФЗ). Переход к электронному формату сведений о трудовой деятельности добровольный и осуществляется только с согласия работника.
Согласно части первой ст. 66.1 ТК РФ сведения о трудовой деятельности каждого работника работодатель предоставляет для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда РФ. Работодатель формирует в электронном виде основную информацию о трудовой деятельности и трудовом стаже каждого работника (далее - сведения о трудовой деятельности) и представляет ее в порядке, установленном Федеральным законом от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования" (далее - Закон N 27-ФЗ).
Следовательно, сведения о трудовой деятельности передаются на всех работников данного работодателя независимо от того, выбрал работник бумажный вариант трудовой книжки или сведения о трудовой деятельности в электронном виде, или вовсе не сообщил о выборе.
Таким образом, в приведенной ситуации работодатель должен продолжать вести бумажную трудовую книжку сотрудника, а также предоставлять в ПФР сведения о его трудовой деятельности в электронном виде по форме СЗВ-ТД *(3).
При этом напомним, что форма СЗВ-ТД представляется, если в отчетном месяце в отношении хотя бы одного работника произошло любое из следующих событий: прием на работу (службу), увольнение, перевод на другую постоянную работу, установление (присвоение) работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации, лишение права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью в соответствии с приговором суда, подача работником заявления о продолжении ведения трудовой книжки, подача работником заявления о представлении сведений о трудовой деятельности, изменение сведений о страхователе, изменение наименования организации, с которой у работника заключен трудовой договор (п. 2.4 ст. 11 Закона N 27-ФЗ; п.п. 1.4, 2.5.3, 2.5.4 Приложения 2 к постановлению N 730п)*(4).
При первой подаче сведений работодатель обязан предоставить в ПФР также и сведения о трудовой деятельности работника у данного работодателя по состоянию на 1 января 2020 года (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона N 27-ФЗ)*(5).
При отсутствии у зарегистрированного лица указанных случаев сведения о трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного страхователя на такое зарегистрированное лицо представляются не позднее 15 февраля 2021 года.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Воронова Елена

Ответ прошел контроль качества

8 мая 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Примерная форма уведомления работника об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде (о переходе на электронные трудовые книжки) (Разработана: Компания ГАРАНТ, февраль 2020 г.).
*(2) Примерная форма заявления работника о продолжении ведения работодателем трудовой книжки (Разработана: Компания ГАРАНТ, декабрь 2019 г.); Примерная форма заявления работника о согласии на предоставление ему работодателем сведений о трудовой деятельности (переходе на электронные трудовые книжки) (Разработана: Компания ГАРАНТ, декабрь 2019 г.).
*(3) Смотрите также следующие материалы:
- Информация Пенсионного фонда России от 04.09.2019 "Электронная трудовая книжка (ЭТК)";
- Информация Министерства труда и социальной защиты РФ от 26.12.2019 "Итоги года: трудовые отношения".
*(4) Смотрите также материал: Энциклопедия решений. Как сдать отчет СЗВ-ТД?
*(5) Смотрите также материал: Информация Пенсионного фонда России от 01.04.2020 "Примеры заполнения формы СЗВ-ТД".