В локальном акте предприятие закреплена гарантия выдачи подарков к Новому году детям работников. Допустимо ли заменить выдачу подарка на выплату ему стоимости подарка по его заявлению? Если допустимо, то нужно ли на такую выплату начислять страховые взносы и удерживать с нее НДФЛ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Работодатель вправе внутренним локальным актом предусмотреть возможность по заявлению работника заменить выдачу подарка выплатой ему денежной суммы в соответствующем размере.
Стоимость подарка в денежной форме не подлежит обложению страховыми взносами независимо от суммы подарка и не облагается НДФЛ в размере до 4000 рублей за календарный год.

Обоснование вывода:
Законодательство не запрещает работодателям заключать со своими работниками договоры дарения, во исполнение которых работникам либо их детям в качестве подарка передается то или иное имущество. При этом наличные либо безналичные деньги могут быть предметом договора дарения (ст. 128, п. 1 ст. 572 ГК РФ).
Когда дарителем является юридическое лицо и стоимость дара превышает 3000 рублей, договор дарения движимого имущества (к которому относятся и денежные средства (п. 2 ст. 130 ГК РФ)) должен быть совершен в письменной форме (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Случаи, при которых дарение запрещается, предусмотрены ст. 575 ГК РФ, ограничения - ст. 576 ГК РФ, но они, преимущественно, не распространяются на обычные подарки небольшой стоимости (смотрите Энциклопедию решений. Договор дарения денег; Энциклопедию решений. Стороны договора дарения. Запрещение и ограничения дарения).
Таким образом, законодательство РФ не запрещает работодателям дарить работникам либо детям работников денежные средства. Следовательно, работодатель вправе внутренним локальным актом предусмотреть возможность по заявлению работника заменить выдачу подарка выплатой ему денежной суммы в соответствующем размере.

НДФЛ

Стоимость подарка, безвозмездно полученного работником, признается его доходом и облагается НДФЛ (ст. 41, п. 1 ст. 210 НК РФ).
В то же время в соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ стоимость подарков, полученных налогоплательщиками от организаций или ИП, не превышающая 4000 рублей за налоговый период, не подлежит обложению НДФЛ (освобождаются от налогообложения).
То есть организация обязана исчислить НДФЛ только со стоимости подарка, превышающей 4000 руб. за календарный год (на каждого одаряемого) (пп. 1, 2 ст. 226 НК РФ, смотрите письма Минфина России от 22.10.2013 N 03-03-06/4/44144, от 05.04.2011 N 03-04-06/6-75, от 31.03.2016 N 03-04-09/18292).
Данная норма актуальна и в отношении подарков, полученных в виде денежных средств (смотрите, например, письмо Минфина России от 01.02.2016 N 03-04-05/4381). Заметим, в письме Минфина России от 14.12.2010 N 03-04-06/8-300 специалисты финансового ведомства исходили из того, что для применения п. 28 ст. 217 НК РФ необходимо надлежащее документальное оформление дарения с позиции гражданского законодательства (смотрите также письмо Минфина России от 31.03.2016 N 03-04-09/18292).

Страховые взносы

Согласно п. 4 ст. 420 НК РФ не признаются объектом обложения страховыми взносами выплаты и иные вознаграждения в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (имущественные права).
Таким образом, если подарок передается работнику по договору дарения, заключенному в письменной форме, то независимо от стоимости подарка объекта обложения страховыми взносами не возникает, поскольку его вручение происходит не по основаниям, перечисленным в п. 1 ст. 420 НК РФ, а по договору, предусматривающему переход права собственности или иных вещных прав на имущество (смотрите также письма Минфина России от 15.02.2021 N 03-15-06/10032, от 21.03.2017 N 03-15-06/16239, от 20.01.2017 N 03-15-06/2437). В случае отсутствия договора дарения в письменной форме стоимость подарков подлежит обложению страховыми взносами (письмо Минфина России от 15.10.2021 N 03-01-10/83519).
Стоимость имущества, переданного по договору дарения, также не облагается и страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).
Поэтому выплата работнику денежных средств по договору дарения, не связанная с его трудовой деятельностью в интересах общества, независимо от суммы подарка страховыми взносами облагаться не будет. Отметим, сказанное не относится к ситуации, когда выдачей подарка прикрывается выплата, которая фактически осуществляется в рамках системы оплаты труда.
Согласно правовой позиции, изложенной в определении ВС РФ от 10.09.2014 N 309-ЭС14-520, выплаты в пользу работника, основанные на коллективном договоре или ином локальном нормативном акте организации, признаются элементами оплаты труда и носят стимулирующий характер и, следовательно, относятся к объекту обложения страховыми взносами в случае, если сумма подарка зависит:
- от заработной платы (установлена в процентах от оклада, тарифной ставки);
- и (или) соблюдения трудовой дисциплины (учитывается стаж работы, должность, производственные результаты, отсутствие дисциплинарных взысканий).
В таких случаях подарок, даже несмотря на наличие письменного договора дарения, налоговая служба с большей долей вероятности попытается признать объектом обложения страховыми взносами.
Обращаем внимание, что при рассмотрении споров, связанных с квалификацией выплат работнику, немаловажную роль играет и систематичность подобного рода выплат (постановление Четвертого ААС от 10.06.2020 N 04АП-136/20 по делу N А58-9118/2019, письма ФНС России от 30.05.2018. N БС-4-11/10449@, от 26.04.2017 N БС-4-11/8019).
В тех случаях, когда факт дарения не связан с трудовой деятельностью и выполнением трудовых обязанностей, не носит обязательного характера и не зависит от результатов и качества труда работника, при этом условие о выдаче подарков не включено в систему оплаты труда, подарок не вручается за определенный результат работы, не дифференцирован в зависимости от стажа (времени работы), должности и квалификации работника, условий, сложности, результатов и качества его работы, работник не поощряется за добросовестный труд, то есть подарок не носит стимулирующий характер премирования, сумма подарка не может быть признана объектом обложения страховыми взносами.
Таким образом, на наш взгляд, при передаче денег работнику целесообразно оформить договор дарения в письменной форме (даже если стоимость дара не превышает 3000 рублей). В таком случае стоимость подарка в денежной форме не подлежит обложению страховыми взносами независимо от суммы подарка и не облагается НДФЛ в размере до 4000 рублей за календарный год.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Учет подарков работникам;
- Вопрос: Организация заключила с сотрудником договор дарения денежных средств. Облагаются ли денежные средства по такому договору НДФЛ и страховыми взносами? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, май 2021 г.)
- Вопрос: Организация, применяющая общую систему налогообложения, желает в честь праздника "День строителя" выдать всем сотрудникам премию в размере 2000 руб. на человека. Какой пакет первичных (локальных) документов необходимо оформить по организации и (или) с каждым сотрудником в отдельности? Какими налогами будет облагаться данная премия? Будет ли являться данная премия в рамках 4000 руб., не облагаемых НДФЛ? Учитывается ли данная премия и ее налогообложение в виде затрат для налога на прибыль? Не возникает ли обязанность по уплате НДС в данном случае? Каков порядок налогообложения в случае, если к празднику сотрудникам будут выданы подарки в денежной форме? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июль 2018 г.)
- Вопрос: Организация выдает работнику подарок в виде денежных средств на день рождения. Подарки ко дню рождения и (или) юбилею не предусмотрены ни трудовыми договорами, ни коллективным договором. Выдача денежных средств в качестве подарка инициируется служебной запиской, подписываемой руководителем организации. Подотчетное лицо получает из кассы денежные средства, составляет акт на передачу денежных средств и передает их работнику (одариваемому). При этом договор дарения не оформляется, акт приема-передачи денежных средств утверждается руководителем организации. Какие возникают риски в целях налогового учета (с точки зрения НДФЛ и НДС)? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, январь 2017 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член Российского Союза аудиторов Федорова Лилия

Ответ прошел контроль качества

20 декабря 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.