Организация сдает в аренду другой организации и частному лицу принадлежащий ей автомобиль. Кто в таком случае выписывает путевой лист: организация - собственник автомобиля или арендатор? Если арендатор, то как выписать путевой лист, учитывая, что в свидетельстве указана другая организация - собственник автомобиля? Какие документы необходимо предъявить инспектору на посту ГИБДД?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При сдаче в аренду автомобиля без экипажа путевой лист оформляет организация-арендатор, которая эксплуатирует транспортное средство.
Особенности заполнения путевого листа в такой ситуации изложены ниже.
По требованию сотрудников полиции водитель арендованного автомобиля обязан предъявить водительское удостоверение, регистрационные документы на автомобиль, путевой лист, страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности, а также документы на перевозимый груз, включающие в себя транспортную накладную.

Обоснование вывода:
Предоставление ТС за плату во временное владение и пользование без оказания услуг по управлению им и его технической эксплуатации осуществляется на основании договора аренды ТС без экипажа (ст. 642 ГК РФ).
Такой договор должен быть заключен в письменной форме, независимо от его срока и цены и не подлежит государственной регистрации (ст. 643 ГК РФ).
При этом если иное не предусмотрено правилами о данном виде договора, к нему в силу ст. 625 ГК РФ применяются общие положения об аренде, содержащиеся в параграфе 1 главы 34 ГК РФ.
В тексте договора аренды следует указывать следующие условия сделки:
- данные арендодателя и арендатора;
- объект аренды (арендуемое имущество);
- срок действия договора аренды;
- цену договора аренды (сумму арендной платы) и порядок ее внесения;
- условия ремонта, содержания и улучшения арендуемого имущества (если применимо);
- возможность сдачи имущества в субаренду (если применимо);
- условия продления (пролонгации) договора аренды;
- основания расторжения договора аренды;
- условие о выкупе арендуемого имущества (если он предусмотрен);
- иные существенные условия договора.
Согласно ст. 644 ГК РФ в течение всего срока договора аренды транспортного средства без экипажа поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства, включая осуществление текущего и капитального ремонта, обязан арендатор.
Арендатор своими силами осуществляет управление арендованным транспортным средством и его эксплуатацию, как коммерческую, так и техническую (ст. 645 ГК РФ). Кроме того, если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией (ст. 646 ГК РФ). При этом расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией, включают в том числе приобретение горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ).
Иначе говоря, если имеет место аренда без экипажа, то в силу ст. 642 ГК РФ арендатор осуществляет управление и эксплуатацию своими силами и несет соответствующие расходы*(1).

Сдача в аренду транспортного средства юридическому лицу

Как следует из вышеизложенного, если в рассматриваемой ситуации осуществляется аренда автомобиля без экипажа и договором не предусмотрено, что арендодатель несет расходы на приобретение ГСМ, то по общему правилу учет затрат на ГСМ осуществляет арендатор,
Затраты на приобретение ГСМ для целей налогообложения прибыли могут быть признаны в качестве материальных расходов (письма УФНС России по г. Москве от 26.08.2011 N 20-14/2/083177@, от 30.01.2009 N 19-12/007413@) или как расходы на содержание служебного транспорта (письмо Минфина России от 22.03.2019 N 03-03-07/19283).
Однако организация-арендодатель не вправе будет учесть в данном случае затраты на оплату топлива для переданного в аренду автомобиля в расходах, учитываемых при налогообложении прибыли, поскольку осуществление этих расходов не возложено на арендодателя по договору аренды, а в силу закона такие расходы несет арендатор.
Что же касается других затрат арендодателя, связанных с предоставлением за плату во временное пользование (временное владение и пользование) активов организации, прежде всего амортизационных отчислений*(2); расходов на проведение капитального ремонта, при условии, что договором не установлена обязанность арендатора производить капремонт; расходов на проведение текущего ремонта, расходы на содержание имущества, если эти расходы договором возложены на арендодателя, то необходимо отметить следующее.
В соответствии с подп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ расходы на содержание переданного по договору аренды имущества (включая амортизацию по этому имуществу) относятся к внереализационным расходам арендодателя, если сдача имущества в аренду имеет эпизодический (разовый) характер. Если организация предоставляет имущество в аренду на систематической основе, такие затраты включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264, п. 1 ст. 260, подп. 3 п. 2 ст. 253, второй абзац подп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ). Смотрите также постановления ФАС Волго-Вятского округа от 11.01.2006 N А43-7220/2005-30-310, ФАС Западно-Сибирского округа от 05.09.2005 N Ф04-5740/2005.
При этом налоговые органы руководствуются определением систематичности, приведенным в п. 3 ст. 120 НК РФ: два раза и более в течение календарного года. То есть если в течение одного календарного года заключены два и более договоров аренды, то доходы и расходы от аренды налоговые органы предлагают учитывать в составе доходов и расходов, связанных с производством и реализацией.
В случае, когда эксплуатация транспортного средства производится непосредственно организацией-арендатором, исходя из его потребностей, а оплата топлива осуществляется из средств арендодателя, с учетом части 1 ст. 9, части 1 ст. 10, п. 8 ст. 3 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ), ст. 313 НК РФ организация-арендатор сможет подтвердить такой факт своей хозяйственной жизни, как использование автомобиля для производственных целей организации-арендатора. Она сможет учесть стоимость ГСМ при расчете налога на прибыль в пределах внутренних нормативов, утвержденных самой организацией. По общему правилу при установлении норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте организации руководствуются Методическими рекомендациями, утвержденными распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.
Количество израсходованного арендатором ГСМ будет подтверждать первичный документ, оформленный арендатором.
При этом в общем случае в целях подтверждения экономической обоснованности расходов на ГСМ основным документом является путевой лист*(3).
Таким образом, при аренде автомобиля обязанность оформления путевого листа ложится на того, кто его эксплуатирует. То есть при сдаче в аренду автомобиля без экипажа путевой лист оформляет организация-арендатор.
Организация-арендатор может использовать:
- унифицированные формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78;
- формы, разработанные самостоятельно.
При использовании унифицированных форм в них следует добавить:
- основной государственный регистрационный номер юрлица (ОГРН) в сведениях о собственнике (владельце) ТС (подп. 1 п. 3 приказа Министерства транспорта РФ от 11.09.2020 N 368 "Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов", далее - Приказ N 368);
- о виде сообщения в сведения о перевозке (подп. 6 п. 1 и п. 6 Приказа N 368);
- в сведениях о транспортном средстве - тип, модель автомобиля, инвентарный номер (для троллейбусов и трамваев). При использовании ТС с прицепом (полуприцепом) - его модель для любого типа транспортного средства (подп. 1 и 2 п. 4 Приказа N 368);
- сведения о дате и времени предрейсового и послерейсового медосмотров водителя, Ф.И.О. и подпись медработника, проводившего осмотр;
- сведения о дате, времени проведения предрейсового (предсменного) контроля технического состояния ТС, подпись, Ф.И.О. контролера технического состояния ТС.
Печать или штамп организации в путевом листе проставлять не обязательно.
Приказ N 368 утвержден Минтрансом РФ во исполнение положений ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - УАТ), в соответствии с которыми запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.
Как уже было отмечено, согласно подп. 3 п. 1 и п. 3 Приказа N 368 в путевом листе подлежат указанию сведения о собственнике (владельце) транспортного средства, включающие в себя для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица, а для ИП - фамилию, имя, отчество (при наличии), почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер ИП. При этом каких-либо разъяснений относительно того, кто понимается под собственником (владельцем) транспортного средства в целях заполнения путевого листа, положения Приказа N 368 не содержат
Отсутствует определение данного термина также и в Федеральном законе от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ), хотя в нем несколько раз упоминается о различных обязанностях владельцев транспортных средств (смотрите, например, п. 2 и п. 3 ст. 16 указанного Закона).
Помимо этого, определенные положения о правах и обязанностях владельцев транспортных средств содержатся в Правилах дорожного движения Российской Федерации, утвержденных постановлением Совета Министров - Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 (смотрите, например, п. 2.3.3 данных Правил), которые тем не менее также не раскрывают содержание данного термина.
По сути, указанный термин напрямую определяется в нормах только трех законов: п. 1 ст. 4 Федерального закона от 03.08.2018 N 283-ФЗ "О государственной регистрации транспортных средств в Российской Федерации и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации", п. 1 ст. 1 Федерального закона от 01.07.2011 N 170-ФЗ "О техническом осмотре транспортных средств и о внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации" (далее - Закон N 170-ФЗ) и ст. 1 Федерального закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств" (далее - Закон об ОСАГО).
Причем если первый из названных законов ограничивает круг возможных владельцев транспортного средства только его собственником, опекуном (попечителем) собственника (если последний младше 16 лет или является недееспособным), лицом, которое владеет транспортным средством на праве хозяйственного ведения или оперативного управления либо на основании договора лизинга, то два последних понимают под владельцем как собственника, так и лицо, владеющее транспортным средством на любом другом законном основании (в том числе и на основании договора аренды).
Таким образом, из приведенных норм следует, что законодательство не содержит единого понятия владельца транспортного средства и по-разному определяет его в зависимости от целей правового регулирования.
Тем не менее мы полагаем, что для целей заполнения путевого листа понятие владельца транспортного средства должно применяться в наиболее широком его толковании, то есть толковании, данном в Законе N 170-ФЗ и Законе об ОСАГО.
Из смысла п. 8 Приказа N 368 вытекает, что путевой лист оформляется юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем, непосредственно эксплуатирующим транспортное средство, то есть использующим его при осуществлении своей деятельности.
В свою очередь, п. 17 Приказа N 368 устанавливает, что собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов (далее - журнал).
Совершенно очевидно, что собственник транспортного средства, передавший его в аренду без экипажа, не является лицом, эксплуатирующим его в период нахождения данного транспортного средства у арендатора, не заполняет на него путевые листы и поэтому объективно не может вести журнал их регистрации на основании п. 17 Приказа N 368. Следовательно, с учетом приведенных норм можно сделать вывод, что под владельцем транспортного средства, ведущим журнал, применительно к рассматриваемой в вопросе ситуации Приказ N 368 понимает именно организацию-арендатора.
Вместе с тем отметим, что официальных разъяснений и материалов судебной практики по рассматриваемой ситуации нами не обнаружено.

Документы, предъявляемые по требованию сотрудников полиции водителем арендованного автомобиля

Вопросы эксплуатации транспортных средств регулируются административным законодательством. Так, согласно ст. 15-16 Закона N 196-ФЗ эксплуатация транспортного средства (участие его в дорожном движении на территории РФ) обусловлена его надлежащим техническим состоянием и оборудованием, а также его государственным учетом. В частности, в силу п. 3 ст. 15 Закона N 196-ФЗ транспортное средство допускается к участию в дорожном движении в случае, если оно состоит на государственном учете*(1), его государственный учет не прекращен и оно соответствует Основным положениям по допуску транспортных средств к эксплуатации и обязанности должностных лиц по обеспечению безопасности дорожного движения, утвержденным постановлением Совета Министров - Правительства РФ от 23 октября 1993 г. N 1090.
У лица, эксплуатирующего транспортное средство, есть обязанность иметь при себе и по требованию сотрудников полиции передавать им для проверки ряд документов, перечисленных в п. 2.1.1 и 2.1.1(1) Правил дорожного движения Российской Федерации, утвержденных постановлением Совета Министров - Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090, далее ПДД).
К таким документам относятся:
1) водительское удостоверение или временное разрешение на право управления транспортным средством соответствующей категории или подкатегории;
2) регистрационные документы на данное транспортное средство (кроме мопедов), а при наличии прицепа - и на прицеп (кроме прицепов к мопедам);
3) в установленных случаях разрешение на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, путевой лист, лицензионную карточку и документы на перевозимый груз, а также специальные разрешения, при наличии которых в соответствии с законодательством об автомобильных дорогах и о дорожной деятельности допускается движение по автомобильным дорогам тяжеловесного транспортного средства, крупногабаритного транспортного средства либо транспортного средства, осуществляющего перевозки опасных грузов.
Кроме того, в силу п. 2.1.1 прим ПДД РФ в случаях, когда обязанность по страхованию своей гражданской ответственности установлена Федеральным законом "Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств", водитель обязан представить по требованию сотрудников полиции, уполномоченных на то в соответствии с законодательством Российской Федерации, для проверки страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности владельца транспортного средства (ОСАГО). Указанный страховой полис может быть представлен на бумажном носителе, а в случае заключения договора такого обязательного страхования в порядке, установленном пунктом 7.2 статьи 15 указанного Федерального закона, в виде электронного документа или его копии на бумажном носителе.
При этом в рассматриваемом случае в договоре ОСАГО работник, управляющий транспортным средством, должен быть указан в качестве лица, ответственность которого страхуется, либо такой договор должен быть заключен в отношении неограниченного числа лиц, допущенных владельцем к управлению транспортным средством в соответствии с условиями договора обязательного страхования, а также иных лиц, использующих транспортное средство на законном основании (п. 2 ст. 15 Закона об ОСАГО).
Из данных норм не следует, что регистрационный документ должен быть выдан именно на организацию, с которой водителем заключен трудовой, гражданско-правовой договор.
При этом ни договор аренды, ни какой-либо иной договор, заключенный между отправителем и перевозчиком, в обязательный перечень документов, передаваемых для проверки сотруднику полиции, не входит.
По нашему мнению, в рассматриваемом случае водитель арендованного автомобиля обязан предъявить по требованию сотрудников полиции водительское удостоверение, регистрационные документы на автомобиль, путевой лист, страховой полис обязательного страхования гражданской ответственности, а также документы на перевозимый груз, включающие в себя транспортную накладную.
Обращаем внимание на то, что изложенная позиция является нашим экспертным мнением и может не совпадать с точкой зрения других специалистов. Предлагаем обратиться за официальными разъяснениями в ГИБДД МВД России, задав вопрос на сайте в разделе "Прием обращений" (http://www.gibdd.ru/letter/).

Сдача в аренду транспортного средства физическому лицу

В требованиях к договору аренды, установленных гл. 34 ГК РФ, не содержится запрета на передачу транспортного средства в аренду гражданам, у которых нет статуса предпринимателя. Арендатором может выступать любой дееспособный гражданин.
Поскольку расходы на ГСМ в процессе эксплуатации транспортного средства несет арендатор, физическому лицу не требуется подтверждать факт расхода в личных целях ГСМ путевыми листами. Кроме того, также физическому лицу не вменяется обязанность проходить предрейсовый и послерейсовый медосмотр водителя.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Аренда транспортного средства без экипажа;
- Энциклопедия решений. Учет расходов на содержание переданного по договору аренды (лизинга) имущества;
- Энциклопедия решений. Путевой лист;
- Пример заполнения Путевого листа легкового автомобиля, разработанный с учетом положений приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (в редакции с 1 марта 2019 г.) (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ, март 2019 г.)

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Графкин Олег

Ответ прошел контроль качества

12 августа 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

------------------------------------------------------------------------
*(1) Если ТС арендуется с экипажем, то в силу ст. 632 ГК РФ услуги по управлению ТС и по его технической эксплуатации оказывает арендодатель. Следовательно, он оформляет путевой лист, несет расходы на ГСМ, обеспечивает прохождение медицинского и технического осмотров.
*(2) Напомним, для целей исчисления налога на прибыль имущество, переданное в аренду, не исключается из состава амортизируемого имущества арендодателя (п. 1, п. 3 ст. 256 НК РФ). Следовательно, в период нахождения у арендатора объекта арендодатель продолжает начислять по нему амортизацию (п. 2 ст. 259 НК РФ). Амортизация учитывается в суммах, начисленных за отчетный (налоговый) период:
- в составе внереализационных расходов (подп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ), если сдача имущества в аренду не является систематической;
- в составе расходов, связанных с производством и реализацией, если организация предоставляет имущество в аренду на систематической основе (подп. 3 п. 2 ст. 253, второй абзац подп. 1 п. 1 ст. 265 НК РФ).
*(3) Такой вывод основан на мнении контролирующих органов (письма Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 03.06.2013 N 03-03-06/1/20097, от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, письма ФНС России от 13.11.2018 N БС-3-11/8304@, от 22.11.2010 N ШС-37-3/15988@, письма УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@, от 13.10.2009 N 16-15/107268), а также подтвержден судебной практикой (постановления АС Северо-Западного округа от 23.11.2016 N Ф07-10648/16 по делу N А21-8008/2015, Поволжского округа от 29.01.2015 N Ф06-19054/13 по делу N А65-21365/2013).