Новости и аналитика Правовые консультации Налоги и налогообложение Компания, оказывающая маркетинговые услуги по договору, приобрела корпоративные автомобили для сотрудников по договору лизинга на четыре года. В организации имеются договор лизинга, график платежей, платежные документы, приказы о закреплении автомобилей за сотрудниками, а также путевые листы с маршрутами поездок. Автомобили могут использоваться в личных целях. Организация не признает в расходах всю стоимость израсходованного топлива. Приказом по организации автомобили закреплены за соответствующими сотрудниками. В трудовых договорах с этими сотрудниками не указано, что им будет представлен корпоративный автомобиль. Один из сотрудников - генеральный директор, два других, использующих автомобиль, выезжают к клиентам и рассказывают о товаре согласно условиям маркетингового договора. Путевые листы на поездки составляются. Какие еще документы требуется подготовить для этих хозяйственных операций для признания их в бухучете? Какие проблемы могут возникнуть при проверке трудовой инспекцией?

Компания, оказывающая маркетинговые услуги по договору, приобрела корпоративные автомобили для сотрудников по договору лизинга на четыре года. В организации имеются договор лизинга, график платежей, платежные документы, приказы о закреплении автомобилей за сотрудниками, а также путевые листы с маршрутами поездок. Автомобили могут использоваться в личных целях. Организация не признает в расходах всю стоимость израсходованного топлива.
Приказом по организации автомобили закреплены за соответствующими сотрудниками. В трудовых договорах с этими сотрудниками не указано, что им будет представлен корпоративный автомобиль. Один из сотрудников - генеральный директор, два других, использующих автомобиль, выезжают к клиентам и рассказывают о товаре согласно условиям маркетингового договора. Путевые листы на поездки составляются.
Какие еще документы требуется подготовить для этих хозяйственных операций для признания их в бухучете? Какие проблемы могут возникнуть при проверке трудовой инспекцией?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Имеющихся в организации документов достаточно для признания расходов в виде лизинговых платежей и стоимости ГСМ как в бухгалтерском, так и в налоговом учете.

Обоснование вывода:
В силу прямой нормы пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, учитываются лизинговые платежи за принятое в лизинг имущество.
В свою очередь, расходы на ГСМ налогоплательщики могут учитывать либо в составе материальных расходов в соответствии с пп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ, либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, согласно пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ как затраты на содержание служебного транспорта (смотрите письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.04.2007 N 20-12/035154).
На основании п. 1 ст. 252 НК РФ любые расходы, признаваемые в целях налогообложения прибыли, должны быть обоснованы и документально подтверждены. При этом под документально подтвержденными расходами понимаются, в частности, затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.
По мнению финансового ведомства, при определении налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик может учитывать фактически осуществленные расходы, подтвержденные первичными документами, отвечающими требованиям Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ) (смотрите, например, письма Минфина России от 01.12.2017 N 03-03-06/3/80042, от 19.08.2016 N 03-03-06/1/48738).
Работники Минфина России также отмечают, что НК РФ не установлен конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы (смотрите, например, письма Минфина России от 25.07.2016 N 03-03-06/1/43372, от 28.03.2016 N 03-03-06/1/17097).
Таким образом, можно сделать вывод, что документ, составленный с учетом положений ст. 9 Закона N 402-ФЗ, оформляет не только факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, но также является подтверждением данных налогового учета.
Чиновники отмечают, что расходы в виде лизинговых платежей признаются в целях налогообложения при наличии следующих документов:
- договора лизинга;
- графика лизинговых платежей;
- документов, подтверждающих уплату лизинговых платежей;
- акта приема-передачи автомобиля;
- актов оказанных услуг по договору лизинга. При этом ежемесячного заключения актов оказанных услуг по договору лизинга не требуется, если иное не вытекает из условий сделки (смотрите, например, письма Минфина России от 14.01.2008 N 03-03-06/1/3, УФНС РФ по г. Москве от 01.04.2008 N 20-12/030773).
В письме УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1 в качестве оправдательного документа дополнительно был указан еще и приказ руководителя организации о закреплении арендованных автомобилей за сотрудниками.
Что касается расходов на ГСМ, то первичным документом для учета подобных расходов является путевой лист, который не только обосновывает расходы на ГСМ, но и в целом подтверждает экономическую обоснованность и производственную направленность затрат, связанных с использованием автотранспорта*(1).
Аналогичное мнение нашло отражение, например, в письмах Минфина России от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161.
В письмах Минфина России от 06.03.2013 N 03-03-06/1/6700, от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161, от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 говорится, что организации могут разработать собственную форму путевого листа. Таким образом, для подтверждения топливных расходов и делового характера поездок может быть использована самостоятельно разработанная форма путевого листа.
В то же время и контролирующие органы (смотрите, например, письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2, от 13.04.2007 N 20-12/035154), и судьи (смотрите, например, постановления Второго ААС от 05.08.2017 N 02АП-3222/17, АС Поволжского округа от 15.06.2016 N Ф06-9555/16, АС Московского округа от 08.04.2015 N Ф05-3450/15) указывают, что путевой лист в обязательном порядке должен содержать информацию о маршруте следования автомобиля. Такая информация должна указывать на производственный характер использования служебных автомобилей (поездка в банк, к контрагенту и т.п.).
О необходимости наличия в трудовом договоре (должностной инструкции) прямого упоминания об обязанности работника управлять транспортным средством, принадлежащим работодателю, в целях признания расходов представители финансового и налогового ведомств не говорят.
Рассматривая вопросы реальности хозяйственных операций, в постановлении АС Поволжского округа от 21.09.2018 N Ф06-37224/18 по делу N А55-34867/2017 судьи изучали документы, подтверждающие фактическую эксплуатацию автомобилей, такие как путевые листы, транспортные накладные, документы, подтверждающие расход ГСМ, а также доверенности на лиц, допущенных к управлению автомобилем. При этом в штате у организации не числились сотрудники с должностью "водитель".
В постановлении ФАС Московского округа от 14.07.2009 N КА-А40/5553-09 был рассмотрен эпизод с затратами, понесёнными налогоплательщиком при приобретении топлива, масла для машин, мойки. Налоговый орган указывал, что должность водителя в штатном расписании отсутствовала, документооборот с другими организациями происходил посредством курьерской службы. Документы, такие как должностные инструкции, приказы по закреплению машин за конкретными лицами, путевые листы и т.д., налогоплательщиком не представлены. Однако суд признал обоснованным несение расходов на содержание автомобилей, находящихся в эксплуатации (обеспечение топливом, смазочными материалами и внешний уход за транспортным средством).
Поэтому мы полагаем, что и в анализируемой ситуации отсутствие в штате организации должности водителя, равно как и отсутствие в трудовых договорах (должностных инструкциях) прямого упоминания об обязанности работников управлять транспортным средством, не влияет на возможность признания расходов в целях налогообложения, поскольку автомобили используются в деятельности организации, направленной на получение дохода.
В связи с изложенным выше считаем, что имеющегося у организации комплекта документов (договора лизинга, графика платежей, платежных документов, путевых листов с маршрутами поездок, приказов по организации) достаточно для подтверждения расходов в целях налогообложения*(2). Данные документы будут признаваться первичными и в целях бухгалтерского учета.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор, член РСА Завьялов Кирилл

Ответ прошел контроль качества

11 июля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152. Приказ применяется в том числе юридическими лицами, эксплуатирующими легковые автомобили.
*(2) Положения пп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ прямо не обязывают налогоплательщиков распределять лизинговые платежи на учитываемые и не учитываемые в целях налогообложения в зависимости от режима использования имущества.
В письмах Минфина России от 03.02.2010 N 03-03-06/1/40, от 21.01.2010 N 03-03-06/1/14 высказывалось мнение, что, если имущество было получено в лизинг для осуществления деятельности, направленной на получение дохода, то есть условие об экономической оправданности расхода налогоплательщиком выполнено, арендные платежи, уплаченные за период, когда лизинговое имущество временно не используется, могут быть включены в состав расходов для целей налогообложения прибыли в тех отчетных периодах, в которых они возникли исходя из условий договора аренды.
В постановлении Двадцатого ААС от 08.12.2015 N 20АП-6646/15 судьи поддержали налогоплательщика, указав, что налоговое законодательство не содержит норм, ограничивающих отнесение арендных платежей к расходам только периодом полезного использования арендованного имущества. Аналогичные по сути выводы были сделаны также в постановлениях АС Центрального округа от 10.02.2016 N Ф10-47/16, ФАС Поволжского округа от 21.11.2013 N Ф06-9913/13, ФАС Восточно-Сибирского округа от 05.05.2012 N Ф02-1573/12.
Вместе с тем наличие арбитражной практики косвенно свидетельствует о том, что если организация примет решение полностью учитывать лизинговые платежи в составе расходов в случае использования автомобилей и в личных целях работников, то нельзя исключать вероятность возникновения споров с налоговыми органами.