Новости и аналитика Правовые консультации Гражданское право Общество перешло на электронный обмен документами, в том числе на электронное подписание договорных документов с применением квалифицированной электронной подписи. Обязано ли общество заключать дополнительные соглашения к каждому действующему договору или оно вправе заключить соглашение об электронном обмене документами с каждым контрагентом?

Общество перешло на электронный обмен документами, в том числе на электронное подписание договорных документов с применением квалифицированной электронной подписи.
Обязано ли общество заключать дополнительные соглашения к каждому действующему договору или оно вправе заключить соглашение об электронном обмене документами с каждым контрагентом?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В данной ситуации наиболее целесообразным представляется заключение соглашения об электронном документообороте с каждым контрагентом.

Обоснование вывода:
В соответствии с пунктом 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок электронной подписи (либо иного аналога собственноручной подписи) допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Из положений данной нормы нельзя сделать вывод, что соглашение об использовании электронной подписи требуется оформлять в отношении каждого договора, заключаемого сторонами (сразу оговоримся - такой вариант также законодательству противоречить не будет), напротив, более логичным (и соответствующим целям введения электронного документооборота) представляется заключение такого соглашения для регулирования всего существующего документооборота между организациями.
Электронный документооборот представляет собой способ обмена и работы с документами, оригиналы которых формируются в электронном виде и подписываются электронной подписью. Такой документ, подписанный ЭЦП, равнозначен документу на бумажном носителе при соблюдении определенных условий (ст. 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее - Закон N 63-ФЗ)).
Отметим, что Закон N 63-ФЗ устанавливает значительные отличия "конечного результата" при использовании различных видов цифровых подписей, предусмотренных законодательством. Так, информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, только в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (п. 2 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). То есть при использовании данных видов подписей оформленный с их применением договор будет считаться выполненным с соблюдением предусмотренной законом формы только при наличии соответствующего соглашения между контрагентами (смотрите также письмо ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372)*(1).
Тогда как информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе (п. 1 ст. 6 Закона N 63-ФЗ). То есть при использовании данного вида подписи электронному документу не нужна "легализация" посредством заключения соглашения между контрагентам: он и без того признается полностью равнозначным бумажному документу.
Другое дело, что в ситуации, когда требуется не просто осуществить единичный обмен документами, а наладить постоянный электронный документооборот, заключение соответствующего соглашения представляется весьма целесообразным: в соответствии со ст. 3 Закона N 63-ФЗ электронный документооборот между организациями ведется по соглашению сторон об обмене электронными документами. Для осуществления электронного документооборота необходимо заключить договор с оператором электронного документооборота, установить специальное программное обеспечение, разработать порядок электронного документооборота, назначить ответственных лиц, установить порядок создания, передачи и хранения электронных документов (письмо ФНС России от 20.02.2018 N ЕД-4-15/3372). Как правило, все указанные вопросы и находят отражение в соглашении, заключаемом контрагентами.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

Ответ прошел контроль качества

17 июля 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Такое соглашение должно устанавливать порядок проверки ЭП, а также соответствовать требованиям ст. 9 Закона N 63-ФЗ.