Организация применяет УСН с объектом "доходы минус расходы". Можно ли учесть при налогообложении затраты, связанные с ксерокопированием документов?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

При применении УСН учет в целях налогообложения расходов на ксерокопирование документов влечет за собой налоговые риски для налогоплательщика.

Однако полагаем, что в отдельных случаях данные расходы могут быть учтены, но не как самостоятельный вид расходов, а в составе некоторых видов расходов, предусмотренных главой 26.2 НК РФ.

Обоснование позиции:

Организация, применяющая упрощенную систему налогообложения и выбравшая в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, уменьшает полученные доходы на расходы, перечисленные в п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Причем перечень указанных расходов является исчерпывающим.

Такой вид расходов, как затраты на ксерокопирование (изготовление копий, размножение и т.п.) документов, в указанном перечне не поименован. Следовательно, можно сделать вывод, что учесть эти расходы в целях налогообложения нельзя.

Отметим, что, в отличие от главы 26.2 "Упрощенная система налогообложения", в главе 25 "Налог на прибыль" перечень принимаемых к налоговому учету затрат является открытым. Для учета того или иного вида расхода необходимо только соблюдение требований ст. 252 НК РФ: экономическая обоснованность, документальная подтвержденность и направленность на получение дохода.

Однако налоговые органы выражают мнение, что даже налогоплательщики, применяющие общий режим налогообложения, не вправе учитывать затраты на копирование (размножение) документов в таких случаях, когда:

- затраты, понесены организацией в связи с размножением документов для представления в налоговый орган в связи с проведением встречной проверки (письмо УФНС России по г. Москве от 04.07.2007 N 20-12/063378);

- затраты понесены организацией в рамках постановления Правительства РФ от 19.06.2002 N 438 "О едином государственном реестре юридических лиц" в связи с получением копии устава (письмо УФНС России по г. Москве от 09.06.2006 N 09-04/49350).

Причем свои выводы представители налогового ведомства обосновывают тем, что данные затраты не удовлетворяют принципам признания расходов для целей налогообложения прибыли, так как непосредственно не связаны с деятельностью организации, направленной на получение доходов.

Судебная практика по рассматриваемой теме немногочисленна. Тем не менее нам удалось найти постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 06.04.2006 N А33-16826/2005-Ф02-1353/06-С1, в котором речь идет об учете рассматриваемых затрат при применении УСН, причем вывод сделан в пользу налогоплательщика.

Принимая решение о правомерности учета затрат на копирование документов в целях исчисления налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, судьи исходили из того, что для подтверждения в контролирующих органах действительности проведение хозяйственных операций, действующее на тот момент законодательство РФ устанавливало необходимость представления определенного пакета документов (копий). Поэтому, по мнению судей, налогоплательщик производил копирование необходимых документов с целью получения дохода, следовательно, он правомерно уменьшил на эти затраты налоговую базу по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН.

С учетом приведенных источников мы полагаем, что учет расходов на ксерокопирование документов налогоплательщиком, применяющим УСН, влечет для него налоговые риски.

Тем не менее в отдельных случаях данные расходы могут быть учтены, но не как самостоятельный вид расходов, а в составе некоторых видов расходов, предусмотренных п. 1 ст. 346.16 НК РФ, например, в составе:

- материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). Например, предоставление копий учредительных документов, лицензий и т.п. поставщику материалов по его запросу;

- расходов по оплате стоимости товаров, приобретенных для дальнейшей реализации (пп. 23 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Например, расходы на изготовление копий товарно-сопроводительной документации, с которой в обязательном порядке должен быть ознакомлен покупатель (смотрите п. 12 Правил продажи отдельных видов товаров, утвержденных постановлением Правительства РФ от 19.01.1998 N 55);

- расходов на приобретение, сооружение и изготовление основных средств (пп. 1 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Например, для государственной регистрации приобретенного или построенного объекта недвижимости необходимо представление в регистрирующий орган копий ряда документов (ст. 16 Федерального закона от 21.07.1997 N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним");

- расходов на командировки (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Например, когда речь идет о расходах на оформление паспорта для поездки в загранкомандировку. В такой ситуации сотруднику понадобится копия трудовой книжки, заверенная работодателем, для представления в отделение ФМС (приказ МВД России, МИД России и ФСБ России от 06.10.2006 N 785/14133/461) и т.п.

Ответ подготовил:

Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Лазукова Екатерина

Контроль качества ответа:

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

31 июля 2013 г.