Сотрудник был направлен в командировку, при этом денежные средства ему не выдавались. В течение какого времени после приезда он должен предоставить работодателю отчет по израсходованным в связи с командировкой денежным суммам?

Согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение 3 рабочих дней:
- авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;
- отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения работодателя, в письменной форме.
Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами (п. 4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 N 373-П "О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации").
Как видно, авансовые отчеты об израсходованных в связи с командировкой суммах обязаны предоставлять только те работники, которым при направлении в командировку были выданы денежные авансы. Поскольку сотрудник перед командировкой денежный аванс не получил, то и обязанности предоставлять авансовый отчет он не несет. Соответственно, бессмысленно говорить и о каком-либо сроке предоставления такого отчета. При этом работодатель в любом случае обязан возместить сотруднику расходы (часть первая ст. 168 ТК РФ). Однако сделает он это только после представления документов, подтверждающих произведенные расходы. Учитывая, что иной, кроме авансового отчета, формы для данной ситуации не предусмотрено, расходы работника, которые он произвел не за счет денежного аванса, а за счет собственных средств, отражаются в авансовом отчете.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Арзамасцев Александр

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Михайлов Иван

4 июля 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.