Организация применяет УСН с объектом "доходы минус расходы". Работник организации оставил личный автомобиль на парковке и улетел в командировку, предоставив по возвращению кассовый чек по затратам на парковку. Может ли организация принять стоимость парковки к учету? Надо ли удержать с сотрудника НДФЛ? Какие требования предъявляются к первичным документам на такси, парковку и проживание в гостинице?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Принятие к учету расходов на парковку личного автомобиля работника, используемого для проезда к месту отправки в командировку, может привести к спорам с контролирующими органами.
Сумма возмещения работнику указанных расходов подлежит обложению НДФЛ.
Документы, необходимые для подтверждения произведенных расходов, должны содержаться в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты. Подтверждением осуществления наличных денежных расчетов за услуги могут служить кассовый чек или бланк строгой отчетности, содержащий обязательные реквизиты.

Обоснование вывода:
Согласно ст. 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ. На сегодняшний день такой порядок определен постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Положение N 749).
Обязанность работодателя возмещать работнику расходы, связанные со служебной командировкой, предусмотрена ст. 168 ТК РФ и п. 11 Положения N 749. В частности, при направлении в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду, найму жилого помещения, суточные и иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
При этом порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом.
Таким образом, перечень и размеры возмещаемых работнику расходов, связанных со служебной командировкой, законодательно не ограничен. Следовательно, организация вправе возместить расходы на парковку личного автомобиля работника, используемого для поездки в служебных целях (в частности - на проезд до аэропорта), если такие расходы предусмотрены коллективным договором или локальным нормативным актом работодателя.
В соответствии с пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ налогоплательщик, применяющий упрощенную систему налогообложения, при определении объекта налогообложения уменьшает полученные доходы на расходы на командировки. В частности, к таким расходам относятся:
- проезд работника к месту командировки и обратно;
- наем жилого помещения;
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, иные аналогичные платежи и сборы.
То есть перечень расходов на командировки при определении объекта налогообложения не является исчерпывающим.
Однако следует учитывать, что принимаемые к учету расходы должны соответствовать критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ). Расходами признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Кассовый чек на парковку автомобиля может служить документом, подтверждающим произведенные расходы. Однако в рассматриваемой ситуации вызывает сомнение экономическая оправданность произведенных расходов. Услуга по парковке оказана физическому лицу, а не организации и направлена на сохранение личного имущества.
Исходя из п. 12 Положения N 749 расходы по проезду к месту командировки на территории РФ и обратно к месту постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой включают расходы по проезду транспортом общего пользования к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта.
То есть использование личного транспорта для проезда к аэропорту и расходы на парковку личного автомобиля могут быть оправданы только в случае невозможности иным способом добраться до места отправления (например ночное время вылета и возвращения из командировки) или экономическая выгода при оплате парковки при использовании личного автомобиля сотрудника, по сравнению со стоимостью проезда общественным транспортом. Таким образом, для признания расходов на парковку личного автомобиля командированного сотрудника в целях налогообложения организации необходимо подтвердить их обоснованность и направленность на получение дохода. В частности, подтверждением необходимости произведенных затрат могут служить распечатки расписания и стоимости проезда общественного транспорта до аэропорта.
Однако, по нашему мнению, указанные расходы могут привлечь внимание контролирующих органов и привести к налоговым спорам.

НДФЛ

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ.
При этом перечень доходов, не подлежащих налогообложению, установлен в ст. 217 НК РФ.
В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов).
При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке, а также фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа, расходы по найму жилого помещения, оплате услуг связи, получению и регистрации служебного заграничного паспорта, получению виз, а также расходы, связанные с обменом наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Перечень освобождаемых от обложения НДФЛ доходов является исчерпывающим, а расходы на парковку личного автомобиля работника, используемого для проезда к месту отправления в командировку, в этом перечне отсутствуют. Следовательно, такой доход работника должен облагаться НДФЛ.
Косвенно такой вывод содержится в письме Минфина России от 08.08.2005 N 03-03-04/2/42. Аналогичный вывод содержит и постановление ФАС Северо-Западного округа от 05.05.2006 N А21-9905/2005, согласившись с налоговой инспекцией в части доначисления НДФЛ со стоимости компенсации работнику затрат по оплате услуг охраняемой стоянки личного автомобиля, использованного для проезда к месту отправления в командировку - аэропорту, за время нахождения его в командировке.
Учитывая изложенное, возмещение расходов работнику на парковку личного автомобиля, используемого для проезда до места отправления в командировку, включается в облагаемую базу для исчисления НДФЛ.
Вместе с тем, если работник использует личное имущество в интересах работодателя, ему может выплачиваться компенсация в соответствии со ст. 188 ТК РФ. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Такие компенсационные выплаты в соответствии с соглашением сторон трудового договора подлежат освобождению от обложения НДФЛ согласно п. 3 ст. 217 НК РФ (письмо Минфина России от 01.12.2011 N 03-04-06/6-328). В таком случае расходы на парковку будут учтены при выплате компенсации работнику за использование личного транспорта.

Документальное подтверждение отдельных расходов

По общему правилу первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, определенные в п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". К таким реквизитам относятся наименование документа, дату составления документа, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.
Вместе с тем при осуществлении организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники применяется Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники, утвержденное постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 N 359 (далее - Положение N 359).
Пунктом 1 Положения N 359 предусмотрена выдача бланков строгой отчетности (БСО) в случае наличных денежных расчетов без применения ККТ. БСО должны содержать обязательные реквизиты, установленные п. 3 Положения N 359 и могут разрабатываться самостоятельно организациями и индивидуальными предпринимателями, оказывающими услуги населению. Утверждение формы такого документа уполномоченными федеральными органами исполнительной власти не требуется (Информационное письмо Минфина РФ от 22.08.2008 "О порядке утверждения форм бланков строгой отчетности").
Расходы на услуги парковки (автостоянки) могут быть подтверждены кассовым чеком, если автостоянка использует при наличных расчетах контрольно-кассовую машину или БСО для случая, когда автостоянка не использует ККТ (письма Минфина России от 01.12.2011 N 03-04-06/6-328, от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404).
Документом, подтверждающим проживание в гостинице, также может служить БСО, предоставляемый гостиницей, если содержит все необходимые реквизиты, предусмотренные п. 3 Положения N 359 (письмо Минфина России 18.08.2010 N 03-03-06/1/556).
Что касается расходов на такси, то порядок организации перевозок пассажиров и багажа установлен Правилами перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденными постановлением Правительства РФ от 14.02.2009 N 112 (далее - Правила). Перевозка пассажиров и багажа легковым такси осуществляется на основании публичного договора фрахтования, заключаемого фрахтователем непосредственно с водителем легкового такси или путем принятия к выполнению фрахтовщиком заказа фрахтователя (п. 102 Правил). Согласно п. 111 Правил фрахтовщик выдает фрахтователю кассовый чек или квитанцию в форме БСО, подтверждающие оплату пользования легковым такси. Указанная квитанция должна содержать обязательные реквизиты, которые представлены в приложении N 5 к Правилам (письмо Минфина России от 04.10.2011 N 03-03-06/1/621), а именно:
а) наименование, серия и номер квитанции на оплату пользования легковым такси;
б) наименование фрахтовщика;
в) дата выдачи квитанции на оплату пользования легковым такси;
г) стоимость пользования легковым такси;
д) фамилия, имя, отчество и подпись лица, уполномоченного на проведение расчетов.
Вместе с тем документальное подтверждение расходов является постоянным предметом споров между контролирующими органами и налогоплательщиками. Таким образом, анализу может подлежать каждая конкретная ситуация.

Рекомендуем ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия хозяйственных ситуаций. Расходы на командировки по территории РФ (подготовлено экспертами компании "Гарант");
- Энциклопедия хозяйственных ситуаций. Возмещение расходов на проезд к месту командировки и обратно (подготовлено экспертами компании "Гарант").

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Лазарева Ирина

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
профессиональный бухгалтер Родюшкин Сергей

12 января 2012 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.