Должны ли трудовые книжки храниться в несгораемом опечатанном сейфе, или достаточно металлического запираемого шкафа? Должны ли быть в помещении, где хранятся трудовые книжки, решетки на окнах и металлическая дверь?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Законодательством не установлено требований о хранении трудовых книжек работников в несгораемом опечатанном сейфе или металлическом запираемом шкафу, а также требований о наличии в помещении, где находятся трудовые книжки, решеток на окнах и металлической двери.

Обоснование вывода:
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти (ст. 66 ТК РФ).
Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 были утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила).
Пунктом 43 Правил предусмотрено, что трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.
Как видно, в данной норме речь идет о трудовых книжках и дубликатах трудовых книжек уже уволенных работников.
Анализ норм Правил показывает, что порядок хранения трудовых книжек работников, с которыми трудовые отношения у работодателя продолжаются, специально не регламентирован.
Согласно п. 42 Правил бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность (п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105).
Однако очевидно, что бланк трудовой книжки приобретает юридическую силу документа, содержащего сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, если такой бланк заполнен работодателем информацией в отношении конкретного работника. Оформленная трудовая книжка не является документом строгой отчетности, поэтому нормы п. 6.2 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, на наш взгляд, не являются обязательными для работодателя при хранении трудовых книжек работников.
В то же время в соответствии с п. 45 Правил ответственность за организацию работы по хранению трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Полагаем, что во избежание утраты и повреждения трудовых книжек работников работодатель вправе самостоятельно разработать комплекс мер для обеспечения сохранности этих документов. Так, по своему усмотрению организация вправе использовать для хранения трудовых книжек работников сейфы, металлические шкафы или специально оборудованные помещения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Аносова Юлия

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

26 апреля 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.