Требуется ли письменное согласие работника на обработку его персональных данных работодателем? В отношении каких персональных данных не требуется согласие работника на обработку? В каком порядке следует получать письменное согласие работника на обработку других данных?

Основные правила обработки работодателем персональных данных работников установлены ТК РФ и Федеральным законом от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ).
Трудовой кодекс РФ определяет персональные данные работника как информацию, необходимую работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающуюся конкретного работника (часть первая ст. 85 ТК РФ). К персональным данным относится любая информация об определенном человеке: его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация (п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). Под обработкой персональных данных понимаются их получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование (часть вторая ст. 85 ТК РФ).
Согласно ч. 1 ст. 6 Закона N 152-ФЗ обработка персональных данных может осуществляться только с согласия субъекта этих данных, то есть с согласия работника. Исключения установлены ч. 2 ст. 6 Закона N 152-ФЗ. Приведем те из них, которые актуальны в трудовых отношениях.
Во-первых, согласие не требуется при обработке персональных данных в целях исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных. Поскольку работодателя и работника связывает трудовой договор (часть первая ст. 16, часть первая ст. 56 ТК РФ), обработка персональных данных, которая необходима для исполнения работодателем своих обязанностей по договору, осуществляется без согласия работника (п. 2 ч. 2 ст. 6 Закона N 152-ФЗ). Например, работодатель вправе обрабатывать информацию об образовании работника при предложении ему вакантной должности, соответствующей квалификации (часть третья ст. 74, часть первая ст. 76, часть третья ст. 81 ТК РФ и другие). Точно также работодатель без согласия работника может обрабатывать персональные данные о состоянии здоровья, если работа предполагает обязательные медицинские осмотры или если сотрудник нуждается в переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением.
В ряде случаев работодатель может ошибочно посчитать, что необходимость обработки персональных данных возникла в связи с исполнением трудового договора. Например, работодатель решил поощрить работника ценным подарком - часами, на которых выгравированы имя, отчество, фамилия сотрудника, год его рождения. Для передачи соответствующих сведений в мастерскую работодателю следует получить согласие работника. Ведь гравировка на часах не влияет на права и обязанности сторон, возникшие в связи с заключением трудового договора.
Во-вторых, согласие не требуется и при обработке персональных данных на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора (п. 1 ч. 2 ст. 6 Закона N 152-ФЗ). Например, не требуется согласие работника на предоставление в военные комиссариаты сведений о нем, указанных в п. 4 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе". Аналогичная ситуация и с фондами, осуществляющими обязательное социальное страхование.
В третьих, не требует согласия обработка персональных данных, осуществляемая в целях защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно (п. 4 ч. 2 ст. 6 Закона N 152-ФЗ). Например, при несчастном случае на производстве можно сообщить врачу группу крови пострадавшего работника, который находится в бессознательном состоянии.
Отметим, что в случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия (п. 4 ст. 86 ТК РФ). К данным о частной жизни можно отнести, например, сведения о составе семьи работника, его увлечениях, способах и месте проведения времени отдыха и т.п.
Закон N 152-ФЗ ограничивает обработку специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, состояния здоровья, интимной жизни (ч. 1 ст. 10). Обработка этих персональных данных допускается только в ситуациях, которые названы в законе.
Следует иметь в виду, что обязанность по предоставлению доказательств получения согласия субъекта персональных данных на их обработку возлагается законом на оператора (ч. 3 ст. 9 Закона N 152-ФЗ). Поэтому даже в тех случаях, когда закон не предусматривает, что согласие на обработку персональных данных должно быть письменным, работодателю все же лучше попросить работника выразить свое согласие в письменной форме.
Письменное согласие субъекта персональных данных на обработку своих персональных данных должно включать в себя (ч. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ):
- фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;
- наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;
- цель обработки персональных данных;
- перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;
- перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;
- срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Трошина Татьяна

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Михайлов Иван

1 апреля 2011 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.