Оформление Отчета о расходах подотчетного лица в бюджетном учреждении при переходе на ЭДО

Согласно законодательству авансовые отчеты по закупкам учреждение должно оформлять по новой форме - Отчеты о расходах подотчетного лица.
Как должны отчитываться сотрудники по командировкам? Какую форму отчета они должны представлять, если учреждение еще не перешло на ЭДО: по старой или по новой форме (в учетной политике учреждения это не прописано)? Верно ли, что решение о командировании должна оформлять кадровая служба?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Обязанность по применению Отчета о расходах подотчетного лица (ф. 0504520) и Решения о командировании (ф. 0504512) возложена на все без исключения субъекты учета Приказом N 52н начиная с 1 января 2021 года.

В целях формирования (оформления) Решения (ф. 0504512) на ответственных лиц кадровой службы возложена обязанность по заполнению таблицы "Место и сроки командирования". 

Обоснование вывода:

1. Согласно п. 2 приказа Минфина России от 15.06.2020 N 103н электронные первичные учетные документы и электронные регистры бухгалтерского учета, предусмотренные Приказом N 103н, применяются субъектами учета согласно принятой ими учетной политике и по мере их организационно-технической готовности, но не позднее 1 января 2021 года. При этом исчерпывающего перечня субъектов учета, на которых распространяется указанное требование, Приказ N 103н не содержит. Разъясняя необходимость применения унифицированных форм первичных учетных документов и электронных регистров бухучета, предусмотренных Приказом N 103н, специалисты финансового ведомства неоднозначно указывают на необходимость их применения с 1 января 2021 года всеми без исключения субъектами учета, независимо от факта передачи полномочий по ведению бухгалтерского/бюджетного учета (письмо Минфина России от 23.12.2020 N 02-07-10/116586).

При отсутствии технической возможности формирования и хранения в виде электронных документов первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, но при наличии необходимости представления в бухгалтерскую службу копии документа в электронном виде в целях обеспечения интеграции информационных систем и реализации принципа однократного ввода данных, положениями Приказа N 52н предусмотрено право субъекта учета в соответствии с правилами документооборота, утвержденными в рамках его учетной политики, формировать на бумажном носителе первичные учетные документы по унифицированным формам, установленным для электронных документов (письмо Минфина России от 18.03.2021 N 02-07-10/19776). Положениями п. 3 методических рекомендаций по переходу на применение в 2022 году унифицированных форм электронных документов, доведенных письмом Минфина России от 01.12.2021 N 02-07-07/98091, отмечено, что при установлении субъектами учета правил документооборота необходимо учитывать положения Приказа N 52н, предусматривающие приоритетность формирования первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, унифицированные формы которых утверждены данным приказом, в форме электронных документов.

Таким образом, для федеральных бюджетных учреждений, равно как и для иных организаций бюджетной сферы, независимо от факта передачи полномочий по ведению бухгалтерского учета, начиная с 2021 года в целях отражения в учете расходов, связанных с командированием работников, обязательными являются следующие формы первичных учетных документов:

• Отчет о расходах подотчетного лица (ф. 0504520);
• Решение о командировании (ф. 0504512);
• Изменение Решения о командировании (ф. 0504513);
• Решения о командировании (ф. 0504515);
• Изменения Решения о командировании (ф. 0504516).

Приказ N 61н не отменяет и не изменяет обязанность субъектов учета по применению тех унифицированных форм первичных учетных документов, предусмотренных Приказом N 52н, аналоги которых Приказом N 61н не предусмотрены. При этом положения учетной политики также не могут заменять и не отменять обязанность по применению учреждениями унифицированных форм первичных учетных документов, установленную нормативными правовыми актами (в частности, Приказами NN 52н и 61н).

В случае, если программный продукт, используемый учреждением в целях автоматизации бухучета, предусматривает возможность формирования соответствующих первичных учетных документов и регистров на бумажном носителе по унифицированным формам, предусмотренным для формирования их в электронном виде, основания для оформления документов с использованием иных унифицированных форм начиная с 01.01.2021 у учреждения отсутствовали. При этом отсутствие технической возможности формирования документа по установленной форме должно быть зафиксировано документально и подтверждено лицом, осуществляющим сопровождение программного продукта. При наличии технической возможности формирования документов по унифицированным формам, предусмотренным Приказом N 52н, в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, учреждение вправе формировать документы на бумажном носителе только при отсутствии возможности их хранения в виде электронных документов с соблюдением установленным законодательством РФ требований.

2. Порядок формирования Решения о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512) определен непосредственно Методическими указаниями, которыми прямо предусмотрено, что Решение (ф. 0504512) в электронном виде заполняется либо непосредственно работником (подотчетным лицом), либо лицом, уполномоченным на его заполнение.

Вместе в тем непосредственно Методическими указаниями распределены полномочия на подписание Решения (ф. 0504512) соответствующими должностными лицами. Так, ответственным работником кадровой службы подписывается таблица "Место и сроки командирования". Соответственно, обязанность по формированию соответствующих сведений также должна быть возложена на ответственных лиц кадровой службы. При этом, по нашему мнению, передача полномочий по заполнению этой информации уполномоченному лицу не допускается. 

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:

• Вопрос: Каким образом должен быть реализован переход на применение электронных документов при ведении учета муниципальными учреждениями с 1 января 2023 года? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, июнь 2022 г.)
• Путеводитель по формам документов для бюджетной сферы: учет и отчетность (подготовлено экспертами компании ГАРАНТ);
• Электронный документооборот в программе 1С:БГУ 8, ред. 2.0: направление подотчетного лица в командировку (подготовлено экспертами компании "Учет в БГУ" специально для Системы ГАРАНТ, 2023 г.);
• Вопрос: Обязано ли автономное учреждение применять унифицированную форму электронного первичного учетного документа - Решение о командировании на территории Российской Федерации (ф. 0504512) и с какого периода времени? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2022 г.) 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Четина Ирина

 Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна 

17 января 2024 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.