Сотрудник был направлен в командировку в Запорожскую область. Из подтверждающих проживание документов представил только квитанцию (одни сутки на сумму 14 000 руб.). Указанная квитанция подписана только кассиром. Подписи главного бухгалтера нет, но есть печать. Данная квитанция не оформлена как БСО, так как в ней не указаны: номер квитанции, способ расчета, категория номера. Других документов нет. Может ли бухгалтер принять такой документ к учету и возместить потраченную сумму сотруднику?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:

Принимать к учету квитанцию, оформленную с нарушениями требований действующего законодательства, нет оснований. В то же время подпунктом "в" пункта 1 Постановления N 1915 предусмотрена возможность выплаты безотчетных сумм в случае направления работников в командировку на территорию Запорожской области. В случае, если порядок таких выплат не определен локальным актом учреждения, полагаем, оно может компенсировать расходы в качестве выплаты безотчетной суммы на основании приказа руководителя. Основанием для оформления такого приказа может являться служебная записка подотчетного лица, в которой будут изложены все существенные обстоятельства.

Обоснование вывода:

В соответствии с п. 216 Инструкции N 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в случае оформления на бумажном носителе в учете на основании Авансового отчета (ф. 0504505), утвержденного в установленном порядке, с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (п. 20 Стандарта "Концептуальные основы", Приложение N 5 к Приказу N 52н). Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ и п. 25 Стандарта "Концептуальные основы", а в установленных случаях они должны оформляться еще и с обязательным применением унифицированных форм (п. 26 Стандарта "Концептуальные основы").

Федеральным законом от 22.05.2003 N 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации" (далее - Закон N 54-ФЗ) установлено обязательное применение всеми организациями и индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники при осуществлении ими расчетов (пп. 1, 2 ст. 1.2, п. 2 ст. 5 Закона N 54-ФЗ). В отдельных случаях (установленных ст. 2 Закона N 54-ФЗ) ККТ может не применяться организациями и ИП в силу специфики осуществляемой ими деятельности либо особенностей местонахождения.

Отметим, что Запорожская область принята в Российскую Федерацию в соответствии с Федеральным конституционным законом от 04.10.2022 г. N 7-ФКЗ "О принятии в Российскую Федерацию Запорожской области и образовании в составе Российской Федерации нового субъекта - Запорожской области". При этом согласно ст. 7.2 Закона N 54-ФЗ организации и ИП при осуществлении ими расчетов на территории Запорожской области до 01.02.2025 не применяют ККТ, однако по требованию покупателя (клиента) ему должен быть выдан документ, подтверждающий факт осуществления расчета и содержащий реквизиты, поименованные в п. 3 ст. 7.2 N 54-ФЗ. К таким реквизитам относятся:

• наименование документа;
• порядковый номер документа;
• дата, время и место (адрес) осуществления расчета;
• наименование организации-пользователя или фамилия, имя, отчество (при наличии) индивидуального предпринимателя - пользователя;
• идентификационный номер налогоплательщика-пользователя;
• применяемая при расчете система налогообложения;
• признак расчета (получение средств от покупателя (клиента) - приход, возврат покупателю (клиенту) средств, полученных от него, - возврат прихода, выдача средств покупателю (клиенту) - расход, получение средств от покупателя (клиента), выданных ему, - возврат расхода);
• наименование товаров, работ, услуг;
• сумма расчета с отдельным указанием ставок и сумм налога на добавленную стоимость по этим ставкам;
• форма расчета (оплата наличными деньгами и (или) в безналичном порядке), а также сумма оплаты наличными деньгами и (или) в безналичном порядке;
• должность и фамилия лица, осуществившего расчет с покупателем (клиентом).

В рассматриваемой ситуации квитанция не содержит такие обязательные реквизиты, как номер документа и способ расчетов. Следовательно, принимать ее к учету в качестве подтверждающего документа нет оснований. В то же время работникам организаций и учреждений, подведомственных федеральным государственным органам, работникам иных организаций, принимающим непосредственное участие в выполнении работ (оказании услуг) по обеспечению жизнедеятельности населения и (или) восстановлению объектов инфраструктуры (в том числе по восстановлению вооружения, военной и специальной техники) на территориях ДНР, ЛНР, Запорожской и Херсонской областей, в период нахождения в служебных командировках на территориях указанных субъектов РФ работодатель вправе выплачивать безотчетные суммы в целях возмещения дополнительных расходов, связанных с такими командировками (подп. "в" п. 1 Постановления N 1915).

Порядок выплаты безотчетных сумм определяется локальным актом учреждения, которым, в частности, может быть предусмотрено использование представленных подотчетных лицом документов, оформленных с нарушением требований законодательства в качестве обоснования сумм которые будут выплачиваться. При этом если в настоящее время такой локальный акт не утвержден, полагаем, учреждение может компенсировать расходы в качестве выплаты безотчетной суммы на основании приказа руководителя. Основанием для оформления такого приказа может являться служебная записка подотчетного лица, в которой будут изложены все существенные обстоятельства. 

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман 

Ответ прошел контроль качества 

12 мая 2023 г. 

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.