В учете бюджетного учреждения (детский сад) более трех лет числится дебиторская задолженность по родительской плате. В суд не подавали, так как утеряны договоры при реорганизации. Можно ли списать задолженность? Какие документы при этом нужно оформить?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Дебиторская задолженность учитывается на балансе бюджетного учреждения до момента ее погашения либо принятия комиссией по поступлению и выбытию активов в установленном порядке решения о признании такой задолженности безнадежной ко взысканию либо не соответствующей критериям признания активом (сомнительная задолженность).
Порядок отнесения задолженности к безнадежной ко взысканию или сомнительной необходимо закрепить в рамках учетной политики бюджетного учреждения или оформить отдельным локальным актом.

Обоснование вывода:
По общему правилу с момента возникновения и до полного погашения дебиторская задолженность, являясь активом, учитывается на соответствующих балансовых счетах. С балансового учета дебиторская задолженность списывается по одному из двух оснований:
- несоответствие дебиторской задолженности критериям признания актива (предприняты все меры по ее взысканию) (п. 339 Инструкции N 157н, пп. 36, 47 Стандарта "Концептуальные основы", смотрите также письма Минфина России от 25.10.2019 N 02-07-10/82363, от 14.07.2017 N 02-08-10/45171). В этом случае задолженность признается сомнительной (п. 11 Стандарта "Доходы");
- признание дебиторской задолженности безнадежной ко взысканию.
Решение о списании дебиторской задолженности с балансового учета принимается комиссией по поступлению и выбытию активов (далее - комиссия), постоянно действующей в учреждении (п. 339 Инструкции N 157н).
В соответствии с п. 2 ст. 8 Закона N 402-ФЗ и п. 6 Инструкции N 157н к компетенции учреждения относится урегулирование в рамках своей учетной политики порядка списания задолженности ввиду невозможности ее востребования (смотрите также письмо Минфина России от 18.02.2014 N 02-06-10/677). Соответственно, порядок признания задолженности в качестве безнадежной ко взысканию или сомнительной необходимо закрепить в учетной политике или оформить отдельным локальным актом учреждения (смотрите также п. 4 раздела II методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 31.08.2018 N 02-06-07/62480).
При разработке соответствующего порядка бюджетное учреждение может руководствоваться положениями cт. 47.2 БК РФ, Общих требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 06.05.2016 N 393, по составу документов, необходимых для принятия решения о признании безнадежной ко взысканию задолженности по платежам в бюджет и о ее списании (письмо Минфина России от 14.07.2017 N 02-08-10/45171), а также положениями п. 7 Стандарта "События после отчетной даты", которые устанавливают основания для признания долгов безнадежными.
Решение о списании дебиторской задолженности с балансового учета принимается с учетом:
- выявленных в результате инвентаризации обстоятельств в отношении дебиторской задолженности, обладающей признаками нереальной ко взысканию;
- документов, подтверждающих наличие рисков невозможности взыскания дебиторской задолженности.
С момента принятия профильной комиссией учреждения решения о признании дебиторской задолженности сомнительной она подлежит учету на забалансовом счете 04 "Сомнительная задолженность" (п. 339 Инструкции N 157н). Главная цель забалансового учета списанной дебиторской задолженности - наблюдение за возможностью ее взыскания. Таким образом, учет задолженности на счете 04 осуществляется в течение срока возможного возобновления согласно законодательству РФ процедуры взыскания задолженности, в том числе:
- в случае изменения имущественного положения должника;
- до поступления в указанный срок в погашение задолженности неплатежеспособных дебиторов денежных средств;
- до исполнения (прекращения) задолженности иным не противоречащим законодательству РФ способом.
В свою очередь, списание задолженности с забалансового учета осуществляется на основании решения профильной Комиссии о признании ее безнадежной ко взысканию при наличии документов, подтверждающих прекращение обязательства смертью (ликвидацией) дебитора, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством РФ, в том числе по завершении срока возможного возобновления процедуры взыскания задолженности согласно законодательству РФ.
В рассматриваемой ситуации в учете бюджетного учреждения более трех лет числится дебиторская задолженность по доходам. Учитывая, что в срок, предусмотренный правовым основанием ее возникновения, обязательства должником не исполнены, учреждение может признать дебиторскую задолженность просроченной. В то же время признание дебиторской задолженности просроченной не является основанием для списания ее с балансового учета. В данном случае учреждением не предпринимались все возможные попытки взыскания такой задолженности на законных основаниях, в связи с чем, по нашему мнению, такая задолженность не может быть признана безнадежной ко взысканию. Вместе с тем это не препятствует комиссии по поступлению и выбытию активов признать ее сомнительной и списать с балансового учета на забалансовый счет 04 "Сомнительная задолженность" для последующего наблюдения.
В то же время для окончательного списания с учета задолженности учреждению следует оформить документы, подтверждающие невозможность ее взыскания. При этом отсутствие договоров с контрагентами, по нашему мнению, не является преградой для обращения в судебные органы*(1). В такой ситуации при принятии решения о возможности списания задолженности, в том числе на забалансовый счет 04, Комиссии следует проанализировать совокупность всех документов, поскольку, помимо договора, при оказании платной услуги, как правило, оформляются иные документы, которыми может быть подтвержден факт ее оказания. Такими документами, например, могут быть журналы посещения детьми детского сада, заявления родителей о зачислении, иные документы для определения возможности обращения в судебные органы в целях истребования задолженности. В случае принятия решения об обращении в судебные органы такая задолженность не списывается с балансового учета. Дальнейшее принятие решения о списании ее с балансового учета может быть принято, например, в связи с приостановлением согласно законодательству Российской Федерации предварительного следствия, уголовного дела или принудительного взыскания, а также в связи с признанием виновного лица неплатежеспособным.
При утере всех документов учреждению следует разобраться в причинах произошедшего для недопущения аналогичных ситуаций в будущем.
Списание задолженности с балансового учета может быть отражено на основании Бухгалтерской справки (ф. 0504833) с приложением документов, подтверждающих обоснованность решения Комиссии (протокол, акт и т.п). Именно члены Комиссии несут ответственность за обоснованность принятого ими решения.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман

Ответ прошел контроль качества

2 ноября 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Смотрите, например, п. 2.2 Энциклопедии судебной практики. Обращение взыскания на имущественные права (Ст. 75 Закона "Об исполнительном производстве").