Сотруднику казенного учреждения в 2020 году перечислена на банковскую карту подотчетная сумма на приобретение авиабилетов для проезда в отпуск. Срок предоставления авансового отчета - январь 2021 года. Задолженность в годовой отчетности отражена на счете 1 208 14. В установленный срок сотрудник предоставил отчет о произведенных расходах на меньшую сумму. Остаток неиспользованного аванса на основании заявления сотрудника удержан из его заработной платы за январь 2021 года и перечислен в доход бюджета (учреждение наделено правами администратора в полном объеме). Какими бухгалтерскими проводками казенному учреждению отразить данные операции?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
При отражении операций по удержанию суммы задолженности подотчетного лица из заработной платы в бюджетном учете казенного учреждения погашение задолженности отражается с использованием счета 304 03 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда". Удержания из оплаты труда отражаются по дебету счета 1 302 11 837 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате". Погашение задолженности по возврату подотчетной суммы отражается по кредиту счета 1 208 14 667 "Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по прочим несоциальным выплатам персоналу в натуральной форме".
Зачисление в доход бюджета дебиторской задолженности прошлых лет может быть отражено по дебету счета 1 210 02 136 "Доходы бюджета от возврата дебиторской задолженности прошлых лет" и кредиту счета 1 304 05 211 "Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом". Указанную корреспонденцию счетов необходимо закрепить в учетной политике.

Обоснование вывода:
Любые суммы, поступающие казенному учреждению в рамках расчетов, вытекающих из расходных операций прошлых лет, независимо от причины возврата не могут быть использованы при исполнении бюджетной сметы текущего финансового года и подлежат перечислению в доход соответствующего бюджета. Поэтому удержанная из зарплаты сотрудника в текущем году сумма является компенсацией затрат и подлежит зачислению в доход соответствующего бюджета (ст. 41, пп. 2, 3 ст. 161 БК РФ, п. 4 ст. 298 ГК РФ).
Погашение дебиторской задолженности прошлых лет, в том числе от возврата подотчетным лицом выданного ему аванса в прошлые отчетные периоды, относится на подстатью 136 "Доходы бюджета от возврата дебиторской задолженности прошлых лет" КОСГУ (п. 9.3.6 Порядка N 209н). Денежные средства, полученные от сотрудника в счет погашения дебиторской задолженности прошлых лет, должны быть направлены в доход бюджета. В рассматриваемой ситуации казенное учреждение наделено правами администратора доходов в полном объеме.
В данном случае остаток на счете 1 208 14 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим несоциальным выплатам персоналу в натуральной форме" по состоянию на отчетную дату означает, что в очередном году подотчетное лицо должно было использовать подотчетную сумму по назначению и представить авансовый отчет. В то же время по состоянию на 01.01.2021 показатель на счете 1 208 14 отражался вполне обоснованно и не подлежал переносу на счет 209 36 "Расчеты по доходам бюджета от возврата дебиторской задолженности прошлых лет". Даже в том случае, если денежные средства не будут использованы подотчетным лицом в установленный срок, вследствие чего будут перечислены в очередном финансовом году в доход бюджета, в бюджетном учете дебиторская задолженность продолжает учитываться в составе просроченной на счете 1 208 14 без переноса ее на счет 209 36 в очередном финансовом году.
В свою очередь, согласно пп. 102, 108 Инструкции N 162н удержания из оплаты труда отражаются по счетам 0 302 11 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате" и кредиту счета 0 304 03 730 "Увеличение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда". Кроме того, использование счета 0 304 03 000 "Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда" в качестве "транзитного" для отражения удержаний из заработной платы рекомендуется специалистами уполномоченных органов и независимыми экспертами.
Вместе с тем отметим, что должны быть соблюдены следующие условия: удержание производится не позднее чем через один месяц со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, при этом работник не оспаривает оснований и размеров удержания.
Учитывая, что в рассматриваемой ситуации погашение дебиторской задолженности прошлых лет осуществляется посредством удержания из заработной платы сотрудника по его согласию, перечисление средств в доход бюджета следует отражать по тому же коду бюджетной классификации, по которому производится оплата труда.
Стоит отметить, что корреспонденции счетов по перечислению в доход бюджета удержанных из заработной платы подотчетных сумм прямо положениями Инструкции N 162н не урегулированы, поэтому такие корреспонденции необходимо предусмотреть по согласованию с ГРБС или финансовым органом в учетной политике (п. 2 Инструкции N 162н).
Таким образом, в рассматриваемой ситуации в бюджетном учете казенного учреждения, являющегося администратором доходов в полном объеме, могут быть отражены следующие корреспонденции счетов:
1. Дебет КРБ 1 302 11 837 Кредит КРБ 1 304 03 737
- на основании заявления сотрудника отражено удержание подотчетной суммы из его заработной платы;
2. Дебет КРБ 1 304 03 837 Кредит КРБ 1 208 14 667
- погашена задолженность сотрудника по возврату подотчетной суммы;
3. Дебет КДБ 1 210 02 136 Кредит КРБ 1 304 05 211
- в доход бюджета перечислена удержанная из заработной платы сотрудника сумма дебиторской задолженности по ранее выданному авансу на авиабилеты для проезда в отпуск.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Расчеты с подотчетными лицами. Счет 208 00 (для бюджетной сферы);
- Энциклопедия решений. Удержание неизрасходованного аванса;
- Энциклопедия решений. Учет операций по возврату дебиторской задолженности казенному учреждению (органу власти, местного самоуправления).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ибатуллина Резеда

Ответ прошел контроль качества

20 сентября 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.