Бюджетное учреждение в рамках проведения мероприятия изготавливает пригласительные билеты, которые вручает безвозмездно физическим лицам. Пригласительные билеты не являются бланком строгой отчетности. Как вести бухгалтерский учет пригласительных билетов на мероприятия в бюджетном учреждении культуры? По какому КОСГУ (346 или 349) отразить приобретение (изготовление) пригласительных билетов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расходы бюджетного учреждения на приобретение (изготовление) пригласительных билетов могут быть отражены по подстатье 349 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения" КОСГУ.
Пригласительные билеты, приобретенные для целей вручения физическим лицам, подлежат отражению на счете 105 36 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество учреждения" до момента выдачи их с мест хранения работнику учреждения, ответственному за их вручение, с дальнейшим отражением на забалансовом счете 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры".
Списание пригласительных билетов с баланса учреждения может оформляться Ведомостью выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
Порядок документального оформления при списании пригласительных билетов с забалансового счета 07 следует определить учреждению самостоятельно и закрепить в рамках формирования учетной политики учреждения.

Обоснование вывода:
Организации госсектора в рамках реализации возложенных на них задач могут выступать в качестве организаторов каких-либо мероприятий (праздников, торжественных собраний и т.п.). При этом могут производиться закупки различных объектов имущества, которые в дальнейшем используются в целях:
- вручения (дарения) в ходе мероприятий;
- при организации и (или) проведении мероприятий.
Приобретение имущества, которое подлежит дальнейшему использованию в рамках деятельности организации госсектора, пусть даже и направленной на организацию и (или) проведение мероприятия, отражается по соответствующей статье (подстатье) группы 300 "Поступление нефинансовых активов" КОСГУ. Дело в том, что подобные закупки могут быть квалифицированы только в качестве приобретения товаров для государственных (муниципальных) нужд по организации и проведению определенных мероприятий.
По общему правилу печатная продукция, не предназначенная для продажи, подлежит учету в составе прочих материальных запасов (п. 118 Инструкции N 157н). Таким образом, приобретение (изготовление) пригласительных билетов может быть отражено по одной из подстатей статьи 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ. Отнесение материальных запасов на соответствующие подстатьи статьи 340 "Увеличение стоимости материальных запасов" КОСГУ осуществляется по целевому (функциональному) назначению материального запаса.
В отдельных случаях у должностных лиц организации госсектора могут возникнуть трудности с распределением приобретаемых материальных ценностей на имущество, предназначенное для использования при организации и (или) проведении мероприятия, и на имущество, предназначенное для вручения (дарения).
Так, исходя из положений Порядка N 209н приобретение (изготовление) пригласительных билетов может быть отражено в таких случаях соответственно:
- по подстатье 346 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов" КОСГУ (п. 11.4.6 Порядка N 209н);
- по подстатье 349 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения" КОСГУ (п. 11.4.8 Порядка N 209н).
В рассматриваемой ситуации пригласительные билеты приобретаются для целей вручения конкретным физическим лицам - участникам мероприятия. Исходя из положений ст. 572 ГК РФ безвозмездная передача имущества без каких-либо условий его использования определенному лицу является дарением. То есть пригласительные билеты являются подарочной продукцией.
В соответствии с п. 11.4.8 Порядка N 209н расходы по оплате договоров на приобретение (изготовление) прочих объектов, относящихся к материальным запасам однократного применения, в том числе иных материальных ценностей в целях дарения, отражаются по подстатье 349 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения" КОСГУ.
Материальные ценности, приобретенные для дарения, подлежат учету на счете 105 36 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество учреждения" (подп. 5 п. 2 методических рекомендаций по применению Стандарта "Запасы", доведенных письмом Минфина России от 01.08.2019 N 02-07-07/58075).
Также для учета подарков (пригласительных билетов) для целей дарения применяется забалансовый счет 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры".
Согласно п. 345 Инструкции N 157н учет подарков (пригласительных билетов) на забалансовом счете 07 осуществляется следующим образом:
- с момента выдачи с мест хранения подарков (пригласительных билетов) работнику учреждения, ответственному за их вручение, указанные материальные ценности отражаются на забалансовом счете 07 до момента их передачи (вручения);
- в случае если порядок проведения торжественных и протокольных мероприятий, утвержденный субъектом учета, не предусматривает хранение подарков (пригласительных билетов), в бухгалтерском учете по факту одновременного представления работником учреждения, ответственным за приобретение указанных материальных ценностей, а также за вручение подарков (пригласительных билетов), документов, подтверждающих приобретение и вручение, информация о таких материальных ценностях на забалансовом счете 07 не отражается. В этом случае стоимость подарков (пригласительных билетов) по факту поступления одномоментно относится на расходы текущего финансового периода (по дебету счета 0 401 20 272 "Расходы материальных запасов текущего финансового года").
Аналогичные разъяснения были даны ранее специалистами финансового ведомства в письмах от 26.04.2019 N 02-07-07/31230, от 14.03.2019 N 02-06-10/16864, п. 5 раздела 2 Методических рекомендаций по применению Стандарта "Запасы", доведенных письмом Минфина России от 01.08.2019 N 02-07-07/58075 (письмо Минфина России от 15.05.2019 N 02-06-09/34821).
Таким образом, пригласительные билеты, приобретенные для целей дарения, подлежат отражению на счете 105 36 "Прочие материальные запасы - иное движимое имущество учреждения" до момента выдачи их со склада с дальнейшим отражением на забалансовом счете 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры".
В бухгалтерском учете бюджетного учреждения операции по поступлению и выбытию пригласительных билетов могут быть отражены следующими корреспонденциями счетов:
1. Дебет Х 105 36 349 Кредит Х 302 34 73Х
- приняты к учету пригласительные билеты на основании документов, полученных от поставщика;
2. Дебет Х 302 34 83Х Кредит Х 201 11 610
увеличение счета 18 (КВР 244, КОСГУ 349)
- погашена задолженность перед поставщиком;
3. Дебет Х 401 20 272 (Х 109 00 272) Кредит Х 105 36 449
- отражено списание пригласительных билетов в момент выдачи ее со склада работнику, ответственному за их выдачу.
Одновременно сумма выданных ответственному лицу пригласительных билетов отражается в качестве увеличения по забалансовому счету 07.
4. Уменьшение забалансового счета 07
- списаны пригласительные билеты по факту документального подтверждения вручения.
Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, применяемых организациями бюджетной сферы, утвержден Приказом N 52н. В соответствии с указанным приказом в целях списания материальных запасов, приобретаемых для вручения (дарения), могут применяться следующие первичные документы:
- Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230);
- Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).
В свою очередь, для оформления внутреннего перемещения материальных ценностей, в том числе пригласительных билетов для целей дарения, между материально ответственными (ответственными) лицами учреждения, в том числе при передаче работнику учреждения, ответственному за организацию торжественного мероприятия, предусмотрены требование-накладная (ф. 0504204), накладная на внутреннее перемещение объекта нефинансовых активов (ф. 0504102).
Отдельного документа, согласно которому следует производить списание пригласительных билетов с балансового учета с целью их отражения на забалансовом счете 07 при их передаче ответственному лицу, Приказом N 52н не установлено. Соответственно, конкретный порядок документального оформления в подобных ситуациях следует предусмотреть в рамках формирования учетной политики учреждения. К примеру, в качестве такого первичного документа может быть использована Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210). Данный документ будет основанием для списания переданного со склада имущества с балансового счета 0 105 36 000 и его постановки на забалансовый счет 07, о чем в графе "Бухгалтерская запись" должны быть отражены соответствующие бухгалтерские записи.
Дальнейшее списание со счета 07 производится при выдаче пригласительных билетов одаряемым на основании документов, подтверждающих факт их вручения в рамках протокольных и торжественных мероприятий.
Вместе с тем действующие нормативные акты, регулирующие порядок ведения бухгалтерского учета, оформление первичных учетных документов в учреждениях бюджетной сферы, не устанавливают детальный порядок документального оформления операций с имуществом, учитываемым на забалансовом счете 07. Соответственно, учреждению нужно самостоятельно разработать такой порядок, предусмотрев соответствующие положения в учетной политике (смотрите письмо Минфина России от 26.04.2019 N 02-07-07/31230). Таким документом, например, может быть акт о вручении, разработанный учреждением самостоятельно и содержащий обязательные реквизиты, установленные п. 25 Стандарта "Концептуальные основы...". При этом локальным актом целесообразно также предусмотреть случаи и порядок оформления актов, когда подпись лица, которому вручен подарок, по объективным причинам не может быть поставлена.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Старовойтова Наталья

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы 1 класса Левина Ольга

30 июля 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.