Сотрудник в январе, феврале и марте 2021 года оплачивал заказные письма. Документы представил в апреле 2021 года после сдачи отчетов за 1 квартал 2021 года. Денежные средства на данные цели ему не выдавались. Можно ли и как отразить данную операцию в учете апрелем 2021 года?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Если сотрудником оплачены работы (услуги) в одном квартале, однако авансовый отчет составлен в следующем, у учреждения есть все основания принять его к учету при соблюдении прочих условий, обусловленных нормативными документами. При этом утверждение в текущем отчетном периоде авансового отчета по расходам, осуществленным подотчетным лицом в прошлом квартале, может быть отражено в учете учреждения в качестве операции по исправлению ошибки в порядке, предусмотренном п. 32 Стандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки".

Обоснование вывода:
Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации о фактах хозяйственной жизни являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. 20 Стандарта "Концептуальные основы...", Приложение N 5 к Приказу N 52н). Поэтому одной из задач организации учета и, соответственно, элементом учетной политики, является установление правил (графика) документооборота (п. 9 Стандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки"), чтобы избежать ситуаций, когда документы от подрядчиков (исполнителей) или же формируемые в подразделениях учреждения поступают в бухгалтерию с опозданием. Нарушение срока поступления первичных учетных документов приводит к искажению отчетной информации о фактах хозяйственной жизни в связи с невозможностью отражения событий отчетного периода по причине отсутствия первичных учетных документов при формировании отчетности, в результате чего возникают ошибки отчетного периода (письмо Минфина России от 05.12.2019. N 02-07-10/94696).
В соответствии с п. 216 Инструкции N 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается в учете на основании:
- Авансового отчета (ф. 0504505), утвержденного в установленном порядке и при условии его оформления в печатном виде;
- прилагаемых к отчету документов, подтверждающих произведенные расходы.
Кроме того, документы, прилагаемые подотчетными лицами к Авансовым отчетам (ф. 0504505), должны подтверждать:
- получение конкретного имущества, оказание (выполнение) определенных услуг (работ);
- факт оплаты стоимости имущества (услуг, работ).
Отметим, что действующими нормативными документами не установлен запрет на принятие к учету авансовых отчетов, подтверждающие документы которых датированы предыдущим кварталом. По нашему мнению, это обусловлено тем, что до момента представления работником авансового отчета и его утверждения работодателем говорить о самих затратах учреждения преждевременно, поскольку чеки и иные документы, подтверждающие покупку ТМЦ или оказание услуги, без их предъявления работодателю свидетельствуют лишь о сумме расходов, понесенных самим работником. К расходам учреждения эти затраты можно будет отнести только после предоставления и утверждения авансового отчета и принятия решения о возмещении этих сумм.
Главное условие для принятия к учету авансового отчета - соблюдение всех норм действующего законодательства при осуществлении закупки, а сама операция должна отвечать принципу эффективности использования материальных ресурсов и денежных средств. Кроме того, средства должны быть израсходованы с согласия или ведома работодателя и в его интересах.
Таким образом, если сотрудником приобретены ТМЦ или оплачены работы (услуги) в одном отчетном периоде, однако авансовый отчет составлен в следующем периоде, у учреждения есть все основания принять его к учету при соблюдении прочих условий, обусловленных нормативными документами.
Расплачиваясь за приобретенные товары (работы, услуги) собственными денежными средствами, сотрудник действует от своего имени, поскольку полномочия действовать от имени учреждения у него отсутствуют (п. 1 ст. 183 ГК РФ). При таких обстоятельствах возмещение расходов сотруднику возможно только в случае последующего одобрения их работодателем - в рассматриваемой ситуации одобрением будет являться утверждение руководителем авансового отчета. Учитывая, что в соответствии с п. 2 ст. 183 ГК РФ при одобрении сделки все права и обязанности по ней переходят к одобрившей ее стороне с момента ее совершения, полагаем, что после утверждения руководителем авансового отчета закупка будет считаться осуществленной в отчетном периоде.
В соответствии с п. 16 Стандарта "Концептуальные основы..." при ведении бухгалтерского учета необходимо соблюдать принцип равномерности признания доходов и расходов и допущения временной определенности фактов хозяйственной жизни. Допущение временной определенности фактов хозяйственной жизни для целей бухучета означает, что объекты бухгалтерского учета признаются в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором имели место факты хозяйственной жизни, приведшие к возникновению и (или) изменению соответствующих активов, обязательств, доходов и (или) расходов, иных объектов бухгалтерского учета, вне зависимости от поступления или выбытия денежных средств (или их эквивалентов) при расчетах, связанных с осуществлением указанных операций.
Кроме того, пропуск и (или) искажение, возникшее при ведении бухгалтерского учета и (или) формировании бухгалтерской (финансовой) отчетности в результате неправильного использования или неиспользования информации о фактах хозяйственной жизни отчетного периода, которая была доступна на дату подписания бухгалтерской (финансовой) отчетности и должна была быть получена и использована при подготовке бухгалтерской (финансовой) отчетности, считается ошибкой в бухгалтерской (финансовой) отчетности (п. 27 Стандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки").
Учитывая, что работником столь длительный срок не был представлен авансовый отчет, по нашему мнению, утверждение в текущем квартале авансового отчета по расходам, осуществленным подотчетным лицом в предыдущем квартале, может быть отражено в учете учреждения в качестве операции по исправлению ошибки в порядке, предусмотренном п. 32 Стандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки".

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

15 апреля 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.