Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере В 2021 году сотрудник бюджетного учреждения (трудовой договор заключен) был направлен в командировку на служебном транспорте. В командировке возникли непредвиденные расходы, связанные с приобретением материальных запасов (ГСМ, тормозная жидкость). Руководитель учреждения принял решение о возмещении непредвиденных расходов сотруднику. Возможно ли при отражении в учете авансового отчета подотчетного лица отразить непредвиденные затраты как услуги сторонних организаций с отнесением на подстатью 226 КОСГУ?

В 2021 году сотрудник бюджетного учреждения (трудовой договор заключен) был направлен в командировку на служебном транспорте. В командировке возникли непредвиденные расходы, связанные с приобретением материальных запасов (ГСМ, тормозная жидкость). Руководитель учреждения принял решение о возмещении непредвиденных расходов сотруднику.
Возможно ли при отражении в учете авансового отчета подотчетного лица отразить непредвиденные затраты как услуги сторонних организаций с отнесением на подстатью 226 КОСГУ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
На подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ расходы на возмещение командированному сотруднику затрат на приобретение ГСМ и тормозной жидкости могут быть отнесены при условии, что такие затраты прямо поименованы в перечне иных расходов, возмещаемых командированному работнику, определенном коллективным договором или иным локальным актом учреждения.
В иных случаях расходы командированного лица на приобретение ГСМ и тормозной жидкости, возмещаемые по решению руководителя, могут рассматриваться в качестве закупки на нужды учреждения, осуществленной через подотчетное лицо, с отнесением расходов на подстатьи 343 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ либо 346 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов" КОСГУ соответственно.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку, работодатель обязан возместить работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
При определении соответствующей статьи (подстатьи) КОСГУ бюджетные учреждения руководствуются Порядком N 209н. Расходы подлежат отражению по соответствующим КВР и статьям (подстатьям) КОСГУ в зависимости от их экономического содержания (п. 48 Порядка N 85н, п. 3 Порядка N 209н).
По общему правилу под горюче-смазочными материалами следует понимать любые виды топлива (бензин, газ, дизтопливо и пр.), а также масла и смазки. Соответственно, такие расходы следует рассматривать как приобретение учреждением ГСМ через подотчетное лицо. А в соответствии с п. 11.4.3 Порядка N 209н расходы учреждения, связанные с приобретением ГСМ, отражаются по подстатье 343 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ. В свою очередь, применение данной подстатьи КОСГУ предусматривает организацию бухгалтерского учета ГСМ с использованием балансового счета 105 03 "Горюче-смазочные материалы" (п. 118 Инструкции N 157н).
Вопрос об отнесении расходов на приобретение охлаждающих, тормозных и иных жидкостей на подстатью 343 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ либо 346 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов" КОСГУ в настоящее время не урегулирован. По нашему мнению, из буквального прочтения п. 11.4.3 Порядка N 209н такие расходы не могут рассматриваться в качестве расходов на приобретение топлива, а значит, вполне обоснованно могут быть отнесены на подстатью 346 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов" КОСГУ.
При этом согласно п. 10.2.6 Порядка N 209н по подстатье 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ следует отражать затраты учреждения, связанные с возмещением персоналу расходов по служебным командировкам, в том числе:
- по проезду к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы транспортом общего пользования, соответственно, к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии документов (билетов), подтверждающих эти расходы;
- по найму жилых помещений;
- по иным расходам, произведенным работником в служебной командировке с разрешения или ведома работодателя в соответствии с коллективным договором или локальным актом работодателя.
При этом непосредственно Порядком N 209н не предусмотрен исчерпывающий перечень расходов, возмещаемых в соответствии со ст. 168 ТК РФ командированному работнику в качестве иных, которые могут быть отнесены на подстатью 226 КОСГУ: при наличии соответствующих расходов в перечне, определенном локальным актом либо коллективным договором, они вполне обоснованно могут быть отнесены на подстатью 226 КОСГУ. В то же время в случае если командированный сотрудник приобретает ГСМ у поставщиков в интересах учреждения для последующего использования в служебных целях, но при этом расходы не могут быть отнесены к иным расходам, возмещаемым командированному лицу согласно определенному локальным актом перечню, возмещение расходов следует рассматривать не в качестве компенсационной выплаты, а в качестве закупки на нужды учреждения, осуществленной через подотчетное лицо (смотрите, в частности, письмо Минфина России от 15.07.2016 N 02-05-10/41796).
Таким образом, на подстатью 226 "Прочие работы, услуги" КОСГУ расходы на возмещение командированному сотруднику затрат на приобретение ГСМ и тормозной жидкости могут быть отнесены при условии, что такие затраты прямо поименованы в перечне иных расходов, возмещаемых командированному работнику, определенным коллективным договором или иным локальным актом учреждения.
В иных случаях расходы командированного лица на приобретение ГСМ и тормозной жидкости, возмещаемые по решению руководителя, могут рассматриваться в качестве закупки на нужды учреждения, осуществленной через подотчетное лицо, с отнесением расходов на подстатьи 343 "Увеличение стоимости горюче-смазочных материалов" КОСГУ либо 346 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов" КОСГУ соответственно.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Энциклопедия решений. Учет горюче-смазочных материалов (для бюджетной сферы);
- Энциклопедия решений. Применение кодов видов расходов и КОСГУ при оплате командировочных расходов.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шубенкина Елена

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы РФ 2 класса Шершнева Анна

22 марта 2021 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.