Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Каков порядок учета ваучеров, выданных взамен неиспользованных авиабилетов, приобретенных сотрудниками за счет подотчетных сумм? Обязаны ли сотрудники возвратить стоимость неиспользованных билетов, обмененных на ваучер?

Каков порядок учета ваучеров, выданных взамен неиспользованных авиабилетов, приобретенных сотрудниками за счет подотчетных сумм? Обязаны ли сотрудники возвратить стоимость неиспользованных билетов, обмененных на ваучер?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В случае отмены командировки, оформленной приказом руководителя учреждения, расходы, возникшие при приобретении авиабилета и обмене его на ваучер, должны осуществляться за счет учреждения на основании соответствующих оправдательных документов.
Законодательно порядок учета ваучеров, выдаваемых авиакомпаниями взамен неиспользованных авиабилетов в условиях пандемии коронавируса, не определен, учреждению следует разработать его самостоятельно и закрепить в учетной политике.
Ваучеры могут быть учтены учреждением в качестве денежных документов с применением счета 201 35, если они предоставлены авиакомпанией не в форме электронного документа.
Однако при приеме в кассу ваучера в качестве денежного документа или при отражении в учете расчетов по авансам с авиакомпанией в случае предоставления ваучера в форме электронного документа вполне обоснованно оформление доверенности от имени сотрудника, на которого оформлен ваучер, на передачу права приобретения билета на основании данного документа иному уполномоченному лицу учреждения. В результате передачи сотрудником права воспользоваться услугами авиакомпании у учреждения подтверждается наличие актива - контролируемого учреждением объекта учета, который возможно использовать в деятельности учреждения.

Обоснование вывода:
Из положений действующего законодательства следует, что работник направляется в служебную командировку по инициативе работодателя и в его интересах. Следовательно, любые расходы, обоснованно осуществленные работником в ходе выполнения служебного задания, производятся именно в интересах работодателя, а не работника (смотрите решение ВАС РФ от 26.01.2005 N 16141/04). Такие расходы не могут оплачиваться за счет средств работников, так как они осуществлялись на основании соответствующих решений работодателя. Работодатель обязан их возместить.
Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками сотрудников учреждения, устанавливаются на уровне публично-правового образования (ст. 168 ТК РФ). В то же время положениями Постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729, регламентирующего порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам, заключившим трудовой договор о работе в федеральных государственных учреждениях, не предусмотрено каких-либо особенностей возмещения командировочных расходов в случаях, когда командировка отменена работодателем.
Как правило, в случае переноса (отмены) командировки, оформленного приказом руководителя учреждения, расходы сотрудника, возникшие при приобретении и последующем возврате билетов, должны осуществляться за счет учреждения на основании авансового отчета и соответствующих оправдательных документов. При этом детальный порядок документального оформления указанных расходов в целях принятия их к бухгалтерскому учету может быть определен в рамках учетной политики учреждения.
В условиях пандемии коронавируса авиакомпании в целях сохранения финансовой устойчивости вместо возврата денежных средств за несостоявшиеся рейсы оформляют ваучеры. Ваучер выдается вместо неиспользованного проездного документа и дает право его держателю оформить другой авиабилет на ту же сумму. Помимо стоимости билета ваучер может содержать и иные финансовые параметры, такие как скидки и бонусы.
В рассматриваемой ситуации командировка не состоялась по причине отмены мероприятия в связи со сложной эпидемиологической ситуацией, то есть не по вине сотрудника. То есть возврат билета, включая все его финансовые последствия, был произведен с разрешения и ведома работодателя. Следовательно, расходы сотрудника должны быть возмещены работодателем. Если расходы на приобретение билета были осуществлены за счет выданных подотчетных сумм, у сотрудника нет обязанности по возврату стоимости неиспользованных билетов, обмененных на ваучер.
Действующее законодательство не содержит прямых указаний по порядку учета ваучеров авиакомпаний. Одним из возможных вариантов учета ваучера авиакомпании представляется его включение в состав денежных документов. Согласно п. 169 Инструкции N 157н на счете 201 35 "Денежные документы" учитываются различные денежные документы, например, оплаченные талоны на бензин и масла, на питание, оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы, почтовые марки, конверты с марками, марки государственной пошлины и т.д. Денежный документ удостоверяет право его владельца на получение определенных товаров, работ, услуг в установленной таким документом сумме. Данный перечень является открытым, соответственно, его можно продолжить в случае, если рассматриваемый документ несет в себе аналогичные свойства.
По своей экономической сути ваучер схож с документами, учитываемыми на счете 201 35 "Денежные документы", поскольку имеет номинал и является документом, удостоверяющим право держателя ваучера на приобретение авиабилета. Кроме того, с учетом планируемых изменений в Инструкции N 157н предусмотрено появление прямого указания на то, что проездные документы, кроме электронных, следует учитывать в числе денежных документов на счете 201 35 и хранить в кассе. Поскольку ваучер по существу относится к документу, гарантирующему приобретение проездного билета, имеет эквивалентную проездному билету стоимость, такой ваучер можно отнести к денежным документам и осуществлять его учет в общем порядке, предусмотренном п.п. 170-172 Инструкции N 157н, в кассе учреждения.
Вместе с тем при принятии решения учреждением об учете ваучера авиакомпании в составе денежных документов необходимо принять во внимание формат оформления ваучера. Ваучер, как и проездной документ, может быть оформлен авиакомпанией в виде электронного документа. В этом случае утрачивается его уникальность, электронный ваучер можно размножить неограниченное число раз и воспользоваться любым экземпляром. Соответственно, если ваучер предоставлен в виде электронного документа, его учет в составе денежных документов не осуществляется. Стоимость оплаченных электронных билетов целесообразно учитывать в качестве задолженности авиакомпании по оказанию услуг перевозки в составе выданных авансов на счете 206 22 "Расчеты по авансам по транспортным услугам".
Как понятно из вопроса, в рассматриваемом случае сотрудники приобретали билеты самостоятельно за счет подотчетных средств. Соответственно, ваучер авиакомпанией выдается на имя покупателя билета, то есть документ именной. Поскольку документ оформлен на физическое лицо, у учреждения нет определенности в том, что ваучер будет использован сотрудником в дальнейшем по назначению. Должностными лицами учреждения должна быть проведена классификация рассматриваемых документов в качестве актива (п. 36 Стандарта "Концептуальные основы").
В случае если в соответствии с профессиональным суждением уполномоченных лиц ваучер будет признан активом, то такой объект учета следует отразить на балансовом учете учреждения. При приеме в кассу ваучера в качестве денежного документа или при отражении в учете расчетов по авансам с авиакомпанией в случае предоставления ваучера в форме электронного документа вполне обоснованно оформление доверенности от имени сотрудника, на которого оформлен ваучер, на передачу права приобретения билета на основании данного документа иному уполномоченному лицу учреждения. В результате передачи сотрудником права воспользоваться услугами авиакомпании у учреждения подтверждается наличие актива - контролируемого учреждением объекта учета, который возможно использовать в деятельности учреждения.
Если должностные лица выражают сомнение в отнесении ваучера к активам учреждения, например, условиями авиакомпании не предусмотрена возможность передачи ваучера другому лицу, учреждение в силу п. 332 Инструкции N 157н может предусмотреть специальный забалансовый счет в целях внутреннего контроля для учета ваучера авиакомпании по его фактической стоимости до тех пор, пока сотрудник не использует его по назначению или не уволится. Кроме того, учет оформленного в электронной форме ваучера также возможно осуществлять на дополнительно введенном забалансовом счете (п. 1 Инструкции N 157н).
В условиях отсутствия в законодательстве порядка учета ваучеров авиакомпаний учреждению необходимо самостоятельно разработать порядок учета указанных документов и закрепить его в учетной политике.

Рекомендуем также ознакомиться с материалом:
- Энциклопедия решений. Учет денежных документов. Счет 201 35 (для бюджетной сферы).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Толмачева Татьяна

Ответ прошел контроль качества

31 июля 2020 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.