Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Допустимо ли в первичных документах указывать сокращенные наименования материальных запасов или объектов основных средств (номенклатуры)?

Допустимо ли в первичных документах указывать сокращенные наименования материальных запасов или объектов основных средств (номенклатуры)?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Запрет на использование сокращенных наименований объектов в первичных учетных документах на законодательном уровне отсутствует. Уполномоченные сотрудники учреждения при принятии и (или) оформлении первичных документов должны не допускать возможности неоднозначного прочтения позиций документа или невозможности идентифицировать указанный в документе объект. Также в рамках формирования учетной политики, учреждение может само разработать правила применения сокращенных наименований в первичных документах.

Обоснование вывода:
Общие требования к оформлению первичных документов установлены ст. 9 Закона N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Формы первичных учетных документов, принимаемых к учету учреждением (в том числе разрабатываемые самой организацией или его контрагентами), должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (данное требование также "продублировано" в п. 25 Стандарта "Концептуальные основы"). Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и "Методические указания по их применению утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н.
Пунктом 22 Стандарта "Концептуальные основы" и пунктом 9 Стандарта "Учетная политика, оценочные значения и ошибки" установлено, что порядок документооборота в учреждении устанавливается в рамках учетной политики. Следовательно, порядок оформления и представления ответственными лицами первичных учетных документов, а также правила использования сокращенных наименований учреждение может установить самостоятельно в рамках формирования учетной политики.
В соответствии с п. 34 Инструкции N 157н принятие к учету объектов нефинансовых активов осуществляется на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного оправдательным документом (первичным (сводным) учетным документом).
Вместе с тем требования о недопустимости использования сокращенных наименований объектов в первичных учетных документах на законодательном уровне отсутствуют, уполномоченные сотрудники учреждения на основании своих субъективных суждений должны сами решать, насколько содержание первичного документа отражает необходимую информацию для однозначной идентификации указанного в документе объекта.
Чтобы избежать проблем с неоднозначным прочтением информации в первичном документе, уполномоченным сотрудникам учреждения еще на этапе закупки необходимо составлять правильные технические задания, проекты контрактов и договоров, а также приложения и спецификации к ним. В таком случае, если при приемке товара от контрагента сотрудниками комиссии по поступлению и выбытию активов будет обнаружено несоответствие между документами закупки и первичными документами, предоставленными поставщиком, либо указанные контрагентом сокращенные наименования не позволяют однозначно идентифицировать закупаемые объекты, то указанные товары могут быть не приняты, а документы можно будет отдать контрагенту на доработку.
Стоит отметить, что к бухгалтерскому учету принимаются первичные учетные документы, поступившие по результатам внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни. При этом предполагается их надлежащее составление лицами, ответственными за их оформление (п. 23 Стандарта "Концептуальные основы"). Другими словами, работник бухгалтерской службы должен принять подписанные документы и отразить в учете именно те наименования, которые указаны в документах, исходя из предположения того, что уполномоченными сотрудниками учреждения содержание документов проконтролировано, и даже если в них присутствуют сокращенные наименования объектов, то такие наименования позволяют однозначно идентифицировать указанный в документе объект.
В заключении следует отметить, что лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни и (или) подписавшее первичный учетный документ, обеспечивает:
- его своевременное и качественное оформление;
- его передачу в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете;
- достоверность содержащихся в нем данных.
При этом лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, и лицо, с которым заключен договор об оказании услуг (соглашение о передаче полномочий) по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета, не несут ответственность за соответствие составленных другими лицами первичных учетных документов свершившимся фактам хозяйственной жизни (п. 24 Стандарта "Концептуальные основы").

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Гурашвили Роман

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
советник государственной гражданской службы 1 класса Левина Ольга

26 декабря 2019 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.