Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере В бюджетном учреждении средства субсидии на иные цели выданы авансом сотруднику на возмещение стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно. Денежные средства сотруднику перечисляются с отдельного лицевого счета учреждения на банковскую карту. Образовался перерасход по авансовому отчету. Вернувшись из отпуска, сотрудник отчитался по произведенным им затратам. Как учитывать перерасход авансового отчета по проезду к месту использования отпуска? Как правильно сделать проводки?

В бюджетном учреждении средства субсидии на иные цели выданы авансом сотруднику на возмещение стоимости проезда к месту использования отпуска и обратно. Денежные средства сотруднику перечисляются с отдельного лицевого счета учреждения на банковскую карту. Образовался перерасход по авансовому отчету. Вернувшись из отпуска, сотрудник отчитался по произведенным им затратам. Как учитывать перерасход авансового отчета по проезду к месту использования отпуска? Как правильно сделать проводки?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица - действующего сотрудника учреждения по проезду к месту проведения отпуска над ранее выданным авансом отражается с применением счета 5 208 12 000.

Обоснование вывода:
Для учета расчетов учреждения с подотчетными лицами по суммам денежных средств, выдаваемых им под отчет, применяются аналитические счета учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 212 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н).
При этом сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) также отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами (абз. 2 п. 216 Инструкции N 157н). Указанная норма Инструкции N 157н по учету утвержденного перерасхода подотчетной суммы над ранее выданным авансом действовала до 01.01.2018 и продолжает свое действие в 2018 году. Изменения, внесенные в Инструкцию N 157н приказом Минфина России от 31.03.2018 N 64н, на порядок применения счета 0 208 00 000 в данной ситуации не повлияли.
В то же время новая норма по учету подотчетных сумм появилась в Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н (далее - Инструкция N 162н). В бюджетном учете кредиторская задолженность, учтенная на счете 0 208 00 000, при увольнении сотрудника должна быть перенесена на соответствующий счет 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам" (абз. 9 п. 84 Инструкции N 162н).
Аналогичной нормы нет в Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н (далее - Инструкция N 174н). Однако согласно принципу сопоставимости, установленному в п. 3 Инструкции N 157н, данные бухгалтерского учета и сформированная на их основе отчетность учреждений должны быть сопоставимы у учреждений вне зависимости от их типа. То есть корреспонденция по переводу кредиторской задолженности перед уволенным подотчетным лицом на счет 0 302 00 000 может применяться и бюджетными учреждениями. Такая возможность учреждением должна быть согласована в порядке абз. 2 п. 4 Инструкции N 174н и закреплена положениями учетной политики.
В то же время перевод кредиторской задолженности перед подотчетным лицом - действующим сотрудником учреждения со счета 0 208 00 000 на счет 0 302 00 000 положениями инструкций не предусмотрен (смотрите также в системной взаимосвязи положения п. 10.8 раздела I, п. 2.7 раздела II приложения к письму Минфина России и Федерального казначейства от 02.02.2018 NN 02-06-07/6076, 07-04-05/02-1648).
В соответствии с положениями Указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, компенсация расходов сотрудника бюджетного учреждения по проезду к месту отпуска отражается с применением кода видов расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" и КОСГУ 212 "Прочие выплаты".
С учетом изложенного, а также положений Инструкции N 174н, выдача сотруднику денежных средств под отчет на проезд к месту проведения отпуска и дальнейшая выдача утвержденного перерасхода отражаются в учете бюджетного учреждения следующими бухгалтерскими записями:
1. Дебет 5 208 12 560 Кредит 5 201 11 610 (увеличение забалансового счета 18, КВР 112, КОСГУ 212)
- отражено перечисление сотруднику средств под отчет на проезд к месту проведения отпуска;
2. Дебет 5 401 20 212 Кредит 5 208 12 660
- начисление расходов в соответствии с авансовым отчетом;
3. Дебет 5 208 12 560 Кредит 5 201 11 610 (увеличение забалансового счета 18, КВР 112, КОСГУ 212)
- отражена выдача сотруднику утвержденного перерасхода.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Учет расчетов, когда авансовый отчет представлен "перерасходом" (для госсектора);
- Энциклопедия решений. Учет расчетов с сотрудниками при перечислении сумм под отчет на банковские карты (для госсектора).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сульдяйкина Валентина

Ответ прошел контроль качества

24 июля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.