Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Уволенный сотрудник казенного учреждения представил авансовый отчет, для возмещения проезда из района Крайнего Севера к новому месту жительства через пять месяцев после увольнения. Денежные средства на проезд сотруднику под отчет до увольнения не выдавались. Уволенный сотрудник израсходовал собственные средства, после чего представил документы на возмещение. Денежные средства возмещаются уволенному сотруднику на основании утвержденного руководителем авансового отчета. Какими бухгалтерскими записями и по какому виду расхода следует оформить расчет с уволенным сотрудником?

Уволенный сотрудник казенного учреждения представил авансовый отчет, для возмещения проезда из района Крайнего Севера к новому месту жительства через пять месяцев после увольнения. Денежные средства на проезд сотруднику под отчет до увольнения не выдавались. Уволенный сотрудник израсходовал собственные средства, после чего представил документы на возмещение. Денежные средства возмещаются уволенному сотруднику на основании утвержденного руководителем авансового отчета. Какими бухгалтерскими записями и по какому виду расхода следует оформить расчет с уволенным сотрудником?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Расчеты с уволенным сотрудником по компенсации стоимости переезда из района Крайнего Севера к новому месту жительства отражаются с применением счета 1 302 63 000 "Расчеты по пенсиям, пособиям, выплачиваемым организациями сектора государственного управления". При этом применяется код видов расходов 321 "Пособия, компенсации и иные социальные выплаты гражданам, кроме публичных нормативных обязательств".

Обоснование вывода:
Расчеты с сотрудниками учреждения по суммам средств, выдаваемых им под отчет, осуществляются на аналитических счетах учета счета 0 208 00 000 "Расчеты с подотчетными лицами" (п. 212 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, далее - Инструкция N 157н).
В свою очередь, расчеты с уволенными сотрудниками по суммам, выдаваемым им под отчет, с применением счета 0 208 00 000 не отражаются. Так, если на момент увольнения перед сотрудником числилась задолженность на счете 0 208 00 000, то такая кредиторская задолженность должна быть перенесена на счет 0 302 00 000 "Расчеты по принятым обязательствам" (абзац 9 п. 84 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н, далее - Инструкция N 162н).
Другая ситуация - при увольнении сотрудник остался должен казенному учреждению по ранее выданным подотчетным суммам. Дебиторская задолженность бывшего сотрудника со счета 0 208 00 000 переносится в таком случае на соответствующие аналитические счета учета счета 0 209 30 000 "Расчеты по компенсации затрат" (абзац 14 п. 86 Инструкции N 162н, п. 3.7 раздела I приложения к письму Минфина России и Федерального казначейства от 02.02.2018 NN 02-06-07/6076, 07-04-05/02-1648).
В рассматриваемой ситуации денежные средства на проезд бывшему сотруднику до увольнения не выдавались. Соответственно, оснований для применения счета 0 208 00 000 в целях отражения расчетов по возмещаемым расходам не возникает. Расчеты с бывшим сотрудником в такой ситуации следует отражать с применением счета 0 302 00 000 (п. 254 Инструкции N 157н).
Тот факт, что в данном случае расходы возмещаются на основании утвержденного руководителем авансового отчета, для выбора счета учета расчетов значения не имеет. Дело в том, что приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н не предусмотрено формы первичного учетного документа, на основании которой в учете могут начисляться рассматриваемые расходы. В такой ситуации учреждением самостоятельно, путем закрепления в учетной политике, выбирается применяемая форма первичного документа (п. 6 Инструкции N 157н).
Форма Авансового отчета (ф. 0504505) для данной ситуации удобна в применении. Она содержит все необходимые поля для начисления расходов в учете (в частности, бухгалтерские записи, отметка руководителя об утверждении). Соответственно, по решению учреждения, закрепленного локальным актом, Авансовый отчет (ф. 0504505) может применяться для отражения возмещаемых уволенному сотруднику расходов по переезду из района Крайнего Севера.
Относительно выбора кода видов расходов (далее - КВР) для данной ситуации отметим следующее. Один из основополагающих принципов применения КВР - разграничение выплат бывшим и действующим сотрудникам между кодами видов расходов 1Х2 и 321 (пп. 5.1.1 п. 5.1 раздела III Указаний, утвержденных приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н, далее - Указания N 65н). При этом выплаты бывшим работникам осуществляются по КВР 321 "Пособия, компенсации и иные социальные выплаты гражданам, кроме публичных нормативных обязательств".
Учитывая Приложение 5 к Указаниям N 65н, а также письма Минфина России от 24.10.2017 N 02-05-10/69718, от 18.07.2016 N 02-05-10/41993, выплата компенсации на переезд в рассматриваемой ситуации отражается по КВР 321 и подстатье 263 "Пенсии, пособия, выплачиваемые организациями сектора государственного управления" КОСГУ.
При этом оформляются следующие бухгалтерские записи (п. 102 Инструкции N 162н):
1. Дебет КРБ 1 401 20 263 Кредит КРБ 1 302 63 730 - на основании утвержденного руководителем авансового отчета с приложенными к нему документами начислены расходы по компенсации проезда уволенного сотрудника из района Крайнего Севера;
2. Дебет КРБ 1 302 63 830 Кредит КРБ 1 304 05 263 - отражено перечисление средств компенсации проезда уволенному сотруднику.

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
- Энциклопедия решений. Применение КВР и КОСГУ при увольнении работников учреждения (для госсектора);
- Энциклопедия решений. Расчеты по принятым обязательствам. Счет 302 00 (для госсектора);
- Энциклопедия решений. Учет расчетов по подотчетным суммам с уволенными сотрудниками в казенном учреждении.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Сульдяйкина Валентина

Ответ прошел контроль качества

20 июля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.