Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Как отразить в бухгалтерском учете государственного бюджетного учреждения возмещение расходов, связанных с использованием личного транспорта в служебных целях? Какие документы при этом следует оформить для внутреннего учета?

Как отразить в бухгалтерском учете государственного бюджетного учреждения возмещение расходов, связанных с использованием личного транспорта в служебных целях? Какие документы при этом следует оформить для внутреннего учета?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
В бухгалтерском учете бюджетного учреждения расходы на выплату компенсации (возмещения) за использование личного транспорта для служебных целей отражаются с применением кода видов расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" в увязке с подстатьей 212 "Прочие выплаты" КОСГУ.
Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, осуществляется на счете 302 12 "Расчеты по прочим выплатам".
Основными документами, регламентирующими порядок, правила и размеры выплат компенсации (возмещения) расходов за использование личного автомобиля в служебных целях, будут являться: самостоятельно разработанный локальный документ бюджетного учреждения, заявление, составленное на имя руководителя, и дополнительное соглашение к трудовому договору. Основанием для выплаты компенсации (возмещения) расходов работникам, использующим личные автомобили в служебных целях, может являться приказ руководителя учреждения.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) в том числе личного транспорта, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. В свою очередь, компенсации - это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами (ст. 164 ТК РФ).
Обратим внимание, что статьей 188 ТК РФ установлена возможность, а не обязанность работодателя выплаты компенсации за использование личного автомобиля при исполнении трудовых обязанностей.
Отнесение расходов на тот или иной код бюджетной классификации осуществляется в соответствии с Указаниями, утвержденными приказом Минфина России от 01.07.2013 N 65н (далее - Указания N 65н). Согласно прямым нормам Указаний N 65н расходы бюджетного учреждения на выплату компенсации за использование личного транспорта для служебных целей осуществляются с применением кода видов расходов 112 "Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда" в увязке с подстатьей 212 "Прочие выплаты" КОСГУ.
Учет расчетов по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях и возмещение расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля, ведется на счете 302 12 "Расчеты по прочим выплатам" (п. 256 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н, п. 127 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н, далее - Инструкция N 174н). Применение данного счета обусловлено тем, что к прочим выплатам, как правило, относятся различные виды компенсаций и выплат, обозначенные в трудовом договоре (контракте).
Таким образом, в соответствии с положениями Инструкции N 174н в бухгалтерском учете бюджетного учреждения рассматриваемую в вопросе хозяйственную ситуацию можно отразить следующими корреспонденциями счетов:
1. Дебет 0 401 20 212 (0 109 ХХ 212)*(1) Кредит 0 302 12 730 - отражено начисление задолженности по выплате компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях перед работником;
2. Дебет 0 302 12 830 Кредит 0 201 34 610 (Увеличение забалансового счета 18, 212 КОСГУ) - выдана работнику сумма компенсации из кассы учреждения;
или
3. Дебет 0 302 12 830 Кредит 0 201 11 610 (Увеличение забалансового счета 18, 212 КОСГУ) - отражено перечисление компенсации на банковскую карту работника.
Относительно документального оформления отметим следующее.
В силу ст. 188 ТК РФ размер возмещения (компенсации) расходов за использование личного транспорта в служебных целях определяется дополнительным соглашением сторон к трудовому договору, выраженным в письменной форме.
Отметим, что для некоторых категорий работников (сотрудников) учреждений государственного сектора размер компенсации расходов за использование личного транспорта определен на законодательном уровне. Например, при выплате государственным гражданским служащим компенсации за использование личного транспорта в служебных целях необходимо руководствоваться постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563 (далее - Постановление N 563).
Для работников государственных (муниципальных) бюджетных учреждений порядок (правила) и размеры выплаты компенсации за использование личного транспорта в служебных целях и возмещения расходов, связанных с его использованием, устанавливаются на уровне самого учреждения и закрепляются в рамках формирования учетной политики или ином локальном акте учреждения. Во избежание претензий со стороны контролирующих органов важным моментом для рассматриваемой ситуации будет являться обоснование необходимости использования личного транспорта исключительно в интересах работодателя, а не в интересах работника (смотрите, например, постановление АС СЗО от 16.03.2015 N Ф07-1834/2011). При этом установленный размер компенсации (возмещения) расходов работника целесообразно подкрепить предварительным расчетом, где будет прослеживаться, из каких конкретно расходов сложилась сумма компенсации.
В целях обоснования использования автомобиля в интересах работодателя локальным актом может быть предусмотрено, например, что решение о выплате компенсации и возмещении расходов принимается с учетом:
- необходимости использования личного транспорта для исполнения должностных обязанностей, связанных с постоянными служебными поездками;
- времени использования личного транспорта в служебных целях;
- объема средств, предусмотренных на обеспечение деятельности учреждения.
Подводя итоги, можно сделать вывод, что обязательными документами, оформленными в письменном виде для возмещения (компенсации) расходов работника за использование личного транспорта в служебных целях, будут являться самостоятельно разработанный локальный документ бюджетного учреждения, заявление на имя руководителя и дополнительное соглашение к трудовому договору. Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные автомобили в служебных целях, может являться приказ руководителя учреждения, в котором устанавливаются размеры этой компенсации (возмещения). Кроме этого, возможность выплаты соответствующих компенсаций и возмещения расходов работникам, бюджетному учреждению рекомендуется закрепить в рамках формирования учетной политики.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Емельянова Ольга

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Суховерхова Антонина

20 февраля 2018 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. 

-------------------------------------------------------------------------
*(1) Если в 22, 23 разрядах номера счета бухгалтерского учета указано "ХХ", то при формировании бухгалтерских записей должен применяться код группы синтетического счета объекта учета, соответствующий экономическому содержанию конкретной операции.