Новости и аналитика Правовые консультации Бухгалтерский учет в бюджетной сфере Бюджетное образовательное учреждение проводит мероприятие за счет средств на иные цели. Для организации перевозки детей выделены денежные средсва на горюче-смазочные материалы (далее - ГСМ). Автобус предоставляет сторонняя организация по договору фрахтования. Денежные средства на приобретение ГСМ выдаются подотчетному лицу, которое оплачивает топливо непосредственно на заправочных станциях. Оригиналы или копии путевых листов необходимы для подтверждения расходов по ГСМ?

Бюджетное образовательное учреждение проводит мероприятие за счет средств на иные цели. Для организации перевозки детей выделены денежные средсва на горюче-смазочные материалы (далее - ГСМ). Автобус предоставляет сторонняя организация по договору фрахтования. Денежные средства на приобретение ГСМ выдаются подотчетному лицу, которое оплачивает топливо непосредственно на заправочных станциях.
Оригиналы или копии путевых листов необходимы для подтверждения расходов по ГСМ?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Порядок оформления путевых листов сторонам договора желательно определить в договоре фрахтования.
Организация-фрахтовщик может составить путевой лист в двух экземплярах или предоставить учреждению-фрахтователю копию путевого листа.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 632 ГК РФ арендодатель предоставляет по договору фрахтования арендатору транспортное средство за плату во временное владение, пользование и оказывает своими силами услуги по управлению им и по его технической эксплуатации.
Расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива, несет арендатор, если иное не предусмотрено договором фрахтования (ст. 636 ГК РФ).
Порядок заключения договора фрахтования, а также форма указанного договора устанавливаются транспортными уставами и кодексами (п. 1 ст. 787 ГК РФ).
Согласно ч. 1 ст. 27 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (далее - Устав) перевозка пассажиров и багажа по заказу осуществляется транспортным средством, предоставленным на основании договора фрахтования, заключенного в письменной форме (смотрите также п. 89 Правил перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 14.02.2009 N 112). Сведения, которые стороны должны согласовать при заключении договора фрахтования, перечислены в ч. 2 ст. 27 Устава. При этом договор может содержать и иные дополнительные условия (ч. 3 ст. 27 Устава).
Осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов запрещается без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство (ч. 2 ст. 6 Устава). Путевой лист применяется для учета и контроля работы транспортного средства, водителя (п. 14 ст. 2 Устава). Так как в рассматриваемой ситуации управление автобусом и его техническую эксплуатацию осуществляет организация-фрахтовщик (арендодатель), очевидно, что путевые листы оформляются фрахтовщиком (п. 22 ст. 2, ч. 1 ст. 6 Устава; п.п. 2, 9 приказа Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее - Приказ N 152)).
Вместе с тем Путевой лист нужен еще и для обоснования затрат на приобретение горюче-смазочных материалов (далее - ГСМ). В рассматриваемой ситуации в соответствии с договором фрахтования расходы на приобретение ГСМ несет учреждение-фрахтователь (п. 21 ст. 2 Устава, ст. 636 ГК РФ).
Таким образом, для подтверждения и обоснования расходов на приобретение ГСМ учреждению-фрахтователю необходим или второй экземпляр путевого листа, или его копия. Поэтому сторонам договора желательно согласовать в договоре фрахтования порядок предоставления фрахтовщиком фрахтователю второго экземпляра путевого листа либо его копии.
Напомним, что путевой лист должен содержать обязательные реквизиты, утвержденные Разделом II Приказа N 152.
В заключение отметим следующее. В данном случае денежные средства для оплаты ГСМ выдаются подотчетному лицу, которое и приобретает топливо. Поэтому в бухгалтерском учете на основании Авансового отчета (ф. 0504505) с приложением подтверждающих документов следует сначала отразить поступление ГСМ на счете 0 105 33 000 "Горюче-смазочные материалы - иное движимое имущество учреждения" (п.п. 31, 34 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н), а затем - передачу ГСМ фрахтовщику, например, на основании Накладной на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону (ф. 0504205). Списание ГСМ осуществляется на основании Акта о списании материальных запасов (ф. 0504230) с учетом данных путевого листа (абзац 2 п. 37 Инструкции N 174н).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Шпиганович Елизавета

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Монако Ольга

11 октября 2017 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.