Проводится инвентаризация топлива организации, в каждом складе составляется отдельная ведомость. Можно ли создавать одну ведомость и в ней указывать номер склада или в каждом складе создается отдельная ведомость (для случаев учета имущества на балансе и за балансом)?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
При применении самостоятельно разработанных или модифицированных форм для учета балансового топлива может оформляться один документ на все места хранения, если иное не установлено применяемой учетной политикой. На забалансовые активы нужно оформить отдельные документы, то есть не нужно их включать в те же описи (акты, ведомости), что и балансовое имущество.
Если применяются унифицированные формы, то на каждое место хранения составляется отдельная опись, в нее не включается "забалансовое имущество" - для него опять же в разрезе мест хранения нужны отдельные описи.

Обоснование позиции:
Фактическое наличие имущества, учитываемого на забалансовых счетах, так же как и имущества, отражаемого на балансе организации, подтверждается результатами инвентаризации (ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402- ФЗ "О бухгалтерском учете", далее - Закон о бухучете; п. 26 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации).
Порядок проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации и оформления ее результатов установлен в Методических указаниях по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее - Методические указания). Для целей Методических указаний под имуществом организации понимаются основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, денежные средства и прочие финансовые активы, а под финансовыми обязательствами - кредиторская задолженность, кредиты банков, займы и резервы.
Инвентаризации подлежит все имущество организации независимо от его местонахождения и все виды финансовых обязательств. Кроме того, инвентаризации подлежат производственные запасы и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), а также имущество, не учтенное по каким-либо причинам.
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.
Об этом сказано в пп. 1.2, 1.3 Методических указаний.
Тем самым инвентаризация имущества проводится в том числе по местам его хранения; инвентаризация имущества, не принадлежащего экономическому субъекту, производится в общеустановленном порядке с применением единого алгоритма проведения инвентаризации для аналогичных объектов учета.
Нам не удалось обнаружить специальных правил для инвентаризации объектов применительно к стране резидентства контрагента. Поэтому полагаем, что при отсутствии каких-то оговорок об этом в соглашении с партнером организации, оформление инвентаризации и в данном случае будет производиться по общим правилам для российского экономического субъекта.
При этом в Методических указаниях оговаривается, что:
- на имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи (п. 2.11 Методических указаний);
- одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные; по указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду (п. 3.7 Методических указаний);
- на ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости (п. 4.1 Методических указаний).
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (утвержденные ранее Госкомстатом России), не обязательны к применению (смотрите также информацию Минфина России от 04.12.2012 N ПЗ-10/2012, письмо Минфина России от 28.02.2013 N 03-03-06/1/5971 и др.). Однако их можно использовать или брать за основу, разрабатывая собственные бланки. И поэтому организация вправе разработать формы документов самостоятельно, в том числе и для инвентаризации забалансового имущества. Но в любом случае на имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи и отдельные сличительные ведомости.
Из Указаний по применению и заполнению Инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3) следует, что для оформления инвентаризации по каждому месту хранения нужен отдельный документ. При этом в заголовочной части формы указывается вид товарно-материальных ценностей и то, находятся ли они в собственности организации или получены для переработки.
Если принято решение применять унифицированные формы, то инвентаризация товарно-материальных ценностей, принятых на ответственное хранение, оформляется уже одноименной формой описи N ИНВ-5. В описи указываются наименование и единицы измерения материальных ценностей, поставщик (получатель), место хранения и дата принятия на ответственное хранение, а также фактическое и учетное наличие ценностей по данным бухгалтерского учета, подпись материально ответственного лица, отвечающего за сохранность указанных ценностей.
В то же время согласно пп. 9, 15 ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете" допускается использовать один первичный документ для оформления нескольких связанных фактов хозяйственной жизни при условии однократности его использования для целей учета. Полагаем, что последние нормы в общем случае позволяют при формировании учетной политики экономического субъекта выбрать тот или иной вариант оформления первичного документа и его принятие к учету (ст. 8 Закона о бухучете, пп. 4, 6 ПБУ 1/2008"Учетная политика организации").
Для данной ситуации это значит, что для всех мест хранения может быть составлена одна опись для учета балансового имущества и одна для забалансового. В этом случае - в случае выбора одного документа на все места хранения - применяемую модифицированную форму (не унифицированную) (ч. 4 ст. 9 Закона о бухучете) следует указать в учетной политике.
Если применяются унифицированные формы, то на каждое место хранения составляется отдельная опись, в нее не включаются "забалансовое имущество" - для него опять же в разрезе мест хранения нужны отдельные описи.

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
- Инвентаризация имущества на складе ответственного хранения (И. Милакова, "Актуальная бухгалтерия", N 12, декабрь 2013 г.);
- Вопрос: Организация (ООО) арендует помещение для ресторанной деятельности. По договору безвозмездного пользования (ссуды) было получено у учредителя имущество, которое использовалось в текущей деятельности: холодильники, микроволновые печи, кофе-машина, мебель, посуда и прочее. В результате хищения имущество было утрачено. Списание с забалансового учета похищенного имущества оформляется актом на списание имущества. Каков порядок оформления в бухгалтерском учете факта утраты имущества, переданного по договору безвозмездного пользования? (ответ службы Правового консалтинга ГАРАНТ, август 2016 г.).

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга

Ответ прошел контроль качества

6 мая 2022 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.