Кто должен вести учет отгулов сотрудников подразделений: табельщик, бухгалтерия, кадры?

Бюджетная организация имеет численность сотрудников 363 человека. Организационная структура представлена несколькими подразделениями, в каждом есть выделенная штатная единица - табельщик, который занимается учетом рабочего времени.
Кто должен вести учет отгулов сотрудников подразделений: табельщик, бухгалтерия, отдел кадров?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

Если иное не предусмотрено локальными нормативным актами, действующими в организации, учет отгулов сотрудников, т.е. фиксацию времени использования работниками отгулов в табеле учета рабочего времени, следует осуществлять именно табельщикам, на которых возложены обязанности по учету рабочего времени в каждом структурном подразделении организации.

Обоснование позиции:

Законодательство не устанавливает строго определенного отдела или должности, ответственного за ведение табеля учета рабочего времени. Это означает, что обязанность по учету рабочего времени, включая фиксацию отгулов, может быть возложена на любого сотрудника того или иного отдела.

Согласно требованиям по заполнению Табеля (ф. 0504421), содержащимся в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н, в сроки, установленные порядком документооборота учреждения, работником, ответственным за ведение Табеля, отражается количество дней (часов) неявок (явок), а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, работа в ночное время и другие виды) с записью их в соответствующие графы. Заполненный Табель подписывается лицом, на которое возложено ведение Табеля.

В рассматриваемой ситуации поскольку в каждом подразделении уже есть выделенная штатная единица - табельщик, занимающийся учетом рабочего времени, по нашему мнению, логично, что именно табельщик должен фиксировать в табеле учета рабочего времени не только как факт работы сотрудников в выходные и нерабочие праздничные дни или сверхурочно, так и факт отсутствия работников в связи с использованием ими таких отгулов, предоставляемых за выполнение такой работы.

Бухгалтерия получает данные из табелей учета рабочего времени (включая информацию об отгулах) для корректного расчета заработной платы, а отдел кадров оформляет предоставление работникам отгулов (к оформлению можно отнести подготовку приказов/распоряжений о предоставлении отгулов, обеспечение их подписания руководителем и т.д.). Однако непосредственный учет использования работниками отгулов должен производиться в табеле учета рабочего времени. Оформление других документов, в которых следует фиксировать использование работниками отгулов, трудовое законодательство не предусматривает.

Таким образом, если иной порядок не предусмотрен локальными нормативным актами, действующими в организации, мы считаем, что учет отгулов сотрудников, т.е. фиксацию времени использования работниками отгулов в табеле учета рабочего времени, следует осуществлять именно табельщикам, на которых возложены обязанности по учету рабочего времени в каждом структурном подразделении организации. Этот вывод вытекает из самой сути порученной им работы.

Во избежание возникновения споров между работниками структурных подразделений по данному вопросу рекомендуем работодателю зафиксировать должностные обязанности по учету использования сотрудниками отгулов в локальном нормативном акте или должностной инструкции.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Комарова Виктория

Ответ прошел контроль качества

30 июля 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.