Документальное оформление увольнения работника в ситуации его продолжительного отсутствия на работе и отсутствия какой-либо информации о нем

Каковы правила документального оформления увольнения работника в ситуации его продолжительного отсутствия на работе и отсутствия какой-либо информации о нем?

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:

В случае отсутствия работника на рабочем месте без уважительных причин трудовой договор может быть расторгнут работодателем в соответствии с подп. "а" п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ - за совершение прогула. При этом увольнять сотрудника за прогул до его появления на работе или получения работодателем уведомления, подтверждающего факт вручения работнику письма с требованием объяснить причины его отсутствия, не рекомендуется.

Обоснование позиции:

В случае отсутствия на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены) независимо от его (ее) продолжительности, а также более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены) трудовой договор может быть расторгнут работодателем в соответствии с подп. "а" п. 6 части первой ст. 81 ТК РФ - за совершение прогула.

Как следует из этой нормы, для установления факта прогула необходимо наличие одновременно двух обстоятельств: отсутствие работника на рабочем месте в течение определенного периода времени и неуважительность причин такого отсутствия.

Прежде чем увольнять работника, необходимо выяснить причины его отсутствия, так как при увольнении за прогул на работодателя возлагается обязанность доказывать то, что работник отсутствовал без уважительных причин, а также то, что установленный порядок увольнения за прогул был соблюден (пп. 23, 38 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 N 2 "О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации").

Отметим, что работодатель должен принять все возможные меры для установления причины неявки работника на работу, в частности, направить запросы в органы внутренних дел о розыске работника, в медицинские учреждения, постараться связаться с работником или его родственниками, друзьями и т.д. Результаты розыска работника целесообразно оформлять актом, докладной запиской или справкой должностного лица. Основная цель проводимых мероприятий - выяснить причины отсутствия сотрудника.

Анализ судебной практики показывает, что суды в подобных ситуациях всегда обращают внимание, предпринимались ли работодателем меры по установлению причин отсутствия работника (смотрите, к примеру, определение Иркутского областного суда от 30.10.2012 N 33-8733-12; решение Ахтубинского городского суда Астраханской области от 10.11.2011 N 2-730/2011-М-855/2011).

В этой связи обращаем внимание, что увольнять сотрудника за прогул до его появления на работе не рекомендуется, поскольку всегда есть вероятность, что причины его отсутствия окажутся уважительными, а сотрудник не имел возможности сообщить о них работодателю (например, длительная тяжелая болезнь, призыв работника на военную службу по мобилизации, направление на службу в войска национальной гвардии Российской Федерации по мобилизации или заключение контракта о прохождении военной службы в период мобилизации, в период военного положения или в военное время либо контракта о добровольном содействии в выполнении задач, возложенных на Вооруженные Силы Российской Федерации или войска национальной гвардии Российской Федерации). Кроме того, не исключено, что после выяснения причин отсутствия работника на рабочем месте трудовой договор с ним необходимо будет прекратить по иным обстоятельствам (например, по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон: в связи с осуждением его к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу; в связи со смертью работника и другое (ст. 83 ТК РФ)).

Таким образом, увольнять сотрудника за прогул целесообразно только при наличии у работодателя данных, подтверждающих неуважительность причин отсутствия сотрудника на работе (смотрите также письмо Роструда от 11.07.2006 N 1074-6-1).

При увольнении работника за прогул работодатель обязан в полной мере соблюсти общий порядок применения дисциплинарных взысканий, установленный ст. 193 ТК РФ.

Прежде всего работодателю необходимо зафиксировать факт отсутствия работника на рабочем месте. Для этого следует составить соответствующий акт. Составляется он в произвольной форме и подписывается двумя-тремя свидетелями. В случае отсутствия работника на рабочем месте не один день считаем возможным составлять такие акты ежедневно в течение всего периода отсутствия на случай, если какие-либо из дней окажутся за рамками представленного впоследствии работником документа, объясняющего уважительность причин неявки на рабочее место.

Факт отсутствия работника также следует зафиксировать в табеле учета рабочего времени.

Кроме того, необходимо направить по всем известным адресам жительства и регистрации этого работника письменные запросы. В них надо попросить его явиться на работу и дать объяснение причин отсутствия на рабочем месте, ведь согласно ст. 193 ТК РФ до применения к работнику меры дисциплинарной ответственности в виде увольнения работодатель должен взять с него письменное объяснение.

Такой запрос составляется в произвольной форме. При этом закон не устанавливает перечня способов, которыми работодатель может затребовать письменное объяснение (при личной встрече, которая не обязательно должна проходить в месте работы, или посредством направления письма с описью вложения и уведомлением о вручении получателю, телеграммы). Соответственно, работодатель вправе использовать любой удобный ему способ, если он позволяет впоследствии подтвердить сам факт направления такого требования.

Как следует из части первой статьи 193 ТК РФ, работнику для объяснения причин своего отсутствия предоставляются как минимум два рабочих дня с момента их затребования, поэтому прямо в запросе необходимо предложить работнику явиться и дать объяснение в течение двух рабочих дней с момента получения письма.

Если прошло два рабочих дня с момента получения работником почтового отправления, а объяснение работником так и не представлено, то составляется соответствующий акт. Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания, то есть для увольнения (часть вторая ст. 193 ТК РФ). При этом на почтовом уведомлении должна стоять подпись самого работника, это доказывает, что работник получил требование работодателя (смотрите, например, определение Омского областного суда от 24.01.2007 N 33-219).

Если почтовое отправление возвращено работодателю по любой причине, увольнять сотрудника за прогул не рекомендуется. Работодатель в течение периода длительного отсутствия работника может периодически направлять ему письма (телеграммы) с требованием о даче объяснений, ожидая, когда работник лично распишется в уведомлении о их получении.

В этой связи отметим, что в судебной практике на сегодняшний день нет единого мнения о том, можно ли считать сам факт направления работодателем такого уведомления по известным ему адресам работника надлежащим исполнением требования ст. 193 ТК РФ, если работник такое уведомление в итоге так и не получил.

Часть судов исходят из того, что неполучение работником уведомлений в такой ситуации не может быть расценено как неисполнение работодателем обязанности по истребованию объяснений и не свидетельствует о нарушении порядка увольнения (определения Шестого КСОЮ от 04.02.2021 N 8Г-27668/2020[88-967/2021-(88-26509/2020)] и от 04.06.2020 N 8Г-9963/2020[88-10988/2020]; Восьмого КСОЮ от 21.09.2021 N 8Г-13422/2021[88-14952/2021]; Иркутского областного суда от 01.06.2020 N 33-2653/2020; Приморского краевого суда от 24.09.2019 N 33-10214/2019; Челябинского областного суда от 23.09.2019 N 11-11853/2019; Свердловского облсуда от 07.12.2018 N 33-21460/2018, определение Московского областного суда от 11.12.2012 по делу N 33-26211/2012, решение Борисоглебского городского суда Воронежской области от 22.11.2012 по делу N 2-1668/2012). Суды признают злоупотреблением правом со стороны работника умышленное неполучение направленных ему работодателем писем с уведомлением о даче письменных объяснений о причинах отсутствия на рабочем месте (определения Московского городского суда от 20.10.2017 N 4г-11219/2017, от 24.04.2017 N 33-14979/17, от 16.04.2014 N 33-10958/14).

Представлена в судебной практике и противоположная точка зрения по данному вопросу, основанная на том, что сам факт направления работодателем в адрес работника почтовых отправлений не может свидетельствовать о доказанности факта затребования объяснения. В связи с чем суды признают порядок увольнения нарушенным, а увольнение незаконным (определение Третьего КСОЮ от 04.03.2024 N 8Г-2426/2024[88-4703/2024]; определение Новгородского областного суда от 04.10.2023 N 33-1817/2023; определение Новгородского областного суда от 07.04.2021 N 33-588/2021; определение Новгородского областного суда от 14.10.2020 N 33-1806/2020; определение Краснодарского краевого суда от 20.07.2020 N 33-13956/2020).

В случае, если работодатель все же решит уволить сотрудника за прогул в отсутствие его подписи на уведомлении в получении почтового отправления, то факт возврата соответствующих почтовых отправлений надо зафиксировать в журнале входящей корреспонденции и составить акт о невозможности получения письменных объяснений от этого работника, в котором отражается факт направления письма работнику и его неявки для дачи объяснений. Акт также составляется в произвольной форме в присутствии не менее двух свидетелей.

Далее на основании акта об отсутствии на рабочем месте, акта о невозможности получения письменных объяснений от работника (акта о непредоставлении им объяснения) работодателем издается приказ (распоряжение) об увольнении.

Согласно части третьей ст. 193 ТК РФ дисциплинарное взыскание, в том числе и в виде увольнения, применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников.

Днем обнаружения проступка, с которого начинается течение месячного срока, считается день, когда лицу, которому по работе (службе) подчинен работник, стало известно о совершении проступка, независимо от того, наделено ли оно правом наложения дисциплинарных взысканий (п. 34 постановления Пленума Верховного Суда РФ N 2).

В случае совершения работником длительного прогула месячный срок для обнаружения проступка следует исчислять с последнего дня прогула, а не с первого (смотрите, например, определение Рязанского областного суда от 25.04.2007 N 33-580; Обобщение практики рассмотрения в первом полугодии 2008 г. судами Саратовской области дел о расторжении трудового договора по инициативе работодателя и по другим основаниям, не связанным с волеизъявлением работника).

Согласно части шестой ст. 193 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о применении дисциплинарного взыскания объявляется работнику под подпись в течение трех рабочих дней со дня его издания, не считая времени отсутствия работника на работе.

В то же время при применении к работнику дисциплинарного взыскания в виде увольнения приказом о привлечении к дисциплинарной ответственности будет сам приказ об увольнении, составленный по форме, обычно используемой работодателем для оформления прекращения трудовых отношений, и одновременно фиксирующий всю необходимую информацию о применении взыскания. Издание приказа о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения само по себе свидетельствует о расторжении трудового договора по инициативе работодателя, то есть о прекращении трудового договора. Оснований для издания еще одного приказа не имеется (смотрите определение Верховного Суда РФ от 09.11.2012 N 60-АПГ12-7).

С готовым приказом об увольнении необходимо ознакомить работника под подпись. В случае, когда приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника, на приказе (распоряжении) производится соответствующая запись (ст. 84.1 ТК РФ). Формулировка может быть такой: "Работник отсутствует на рабочем месте. Ознакомить его с приказом не представляется возможным".

Трудовую книжку необходимо отдать работнику в день оформления увольнения. В случае, когда сделать это не представляется возможным, необходимо направить по месту жительства работника (известному работодателю) уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте (ст. 84.1 ТК РФ). В этом же письме можно отправить копию приказа об увольнении. Направлять такие документы нужно ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Со дня направления такого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

В день увольнения работодатель также обязан произвести с сотрудником расчет, в том числе выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). При перечислении зарплаты на банковские карты сотрудника в день издания приказа необходимо перечислить все суммы на зарплатную карту работника. В том случае, если оплата труда производится из кассы наличными деньгами, то в уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой вносится пункт о необходимости прийти за окончательным расчетом.

При этом еще раз обращаем внимание, что увольнять сотрудника за прогул до его появления на работе или получения работодателем уведомления о том, что работнику доставлено письмо с требованием объяснить причины его отсутствия (с подписью самого работника), не рекомендуется.

Специалисты Роструда разъясняют, что, если причины отсутствия работника работодателем не выяснены и установленный порядок увольнения не соблюден, увольнение работника будет являться незаконным. При обращении работника в суд работодатель должен будет восстановить работника на работе и выплатить ему средний заработок за все время вынужденного прогула, а также возместить моральный вред (смотрите, например, приказ Федеральной службы по труду и занятости от 11.11.2022 N 253 "Об утверждении Руководства по соблюдению обязательных требований трудового законодательства", ответ 1, ответ 2, ответ 3 с портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ").

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Ипполитова Ирина

Ответ прошел контроль качества

22 июля 2025 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.