Закупки за наличные и контракт на командировочные расходы

К нам в редакцию приходит много вопросов по контрактной системе в сфере закупок. Ведь Закон № 44-ФЗ¹, регулирующий эти отношения, дает ответы далеко не во всех сложных и спорных ситуациях. И чиновники, понимая это, выпускают все новые и новые разъяснительные письма. Так, недавно Минэкономразвития России совместно с Минфином России дал ответы на два вопроса : нужно ли заключать контракт на осуществление услуг, связанных с командировкой работника, и как быть, если заказчик осуществил закупки за наличный расчет (Письмо Минэкономразвития России и Минфина России от 5 августа 2014 г. №№ 18505-ЕЕ/Д28и/02-02-04/39043 "О позиции Минэкономразвития России и Минфина России по некоторым вопросам применения норм Федерального закона от 5 апреля 2013 г. № 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд").

Контракт при командировках: заключать или нет

Государственные и муниципальные организации, направляя своих сотрудников в служебные командировки, так же как и обычные работодатели обязаны компенсировать работникам командировочные расходы (ст. 167 ТК РФ). К таким расходам относятся:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилого помещения;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов определяются нормативными правовыми актами Правительства России, органов государственной власти субъектов России и актами органов местного самоуправления. Например, ОВД России, противопожарная служба и таможенники пользуются Постановлением Правительства России от 12 октября 2013 г. № 916 "О порядке и размерах возмещения сотрудникам некоторых федеральных органов исполнительной власти расходов на проезд в период нахождения в служебной командировке за счет средств федерального бюджета".

При этом в каждом конкретном случае следует руководствоваться актами трудового законодательства, а если в них нет необходимых норм, то положениями трудового или коллективного договора. Так, например, в договоре можно прописать возмещение расходов на проживание при отсутствии подтверждающих документов, расходы на аренду переговорной, расходы на прачечную или химчистку и другие. Да, такие расходы организации вряд ли удастся включить в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, но возместить их своему сотруднику она может.

Поскольку работодатель выдает своему сотруднику денежный аванс на покупку билетов, проживание в гостинице, питание и прочее, или возмещает сотруднику уже произведенные расходы, то закупкой это признать нельзя, а значит, и включать их в план-график закупок и в реестр контрактов не нужно.

Но бывают случаи, когда организация хочет заключить именно контракт на оказание услуг, связанных с направлением работника в служебную командировку. Такую возможность предусматривает и законодательство (п. 26 ст. 93 Закона № 44-ФЗ). В перечень услуг включается наем жилого помещения, обеспечение питания и проезда к месту командировки, транспортное обслуживание. В этом случае организация-работодатель выдает своему работнику на руки не аванс, а уже билеты или бронь на размещение в гостинице. Что касается заключенного контракта, то он в обязательном порядке должен указываться в плане закупок, плане-графике, а также в реестре контрактов.

Закупка за наличные

Иногда заказчику приходится осуществлять закупки за наличный расчет. Такое возможно, например, при выдаче подотчетному лицу аванса на закупку товара или оплаты услуги или работы. Но и в этом случае контракт считается заключенным, но только в устной форме. Такое правило не противоречит ни нормам ГК РФ (ст. 158, п. 1 ст. 434 ГК РФ), ни Закону № 44-ФЗ (п. 15 ст. 34 Закона № 44-ФЗ). 

Но есть определенные условия для заключения такого договора. Во-первых, стоимость закупок по нему должна быть не более 100 тыс. руб. (п. 4 ст. 93 Закона № 44-ФЗ). Во-вторых, общий годовой объем таких закупок не должен превышать 2 млн руб. или 5% совокупного годового объема закупок, который, в свою очередь, не превышает порога в 50 млн руб. (п. 4 ст. 93 Закона № 44-ФЗ). Однако для определенных категорий государственных или муниципальных учреждений (например, парк, театр, музей, библиотека и другие) порог сделок установлен несколько иной: закупка на сумму не более 400 тыс. руб., годовой объем закупок не превышает 50% совокупного годового объема и не более 20 млн руб.(п. 5 ст. 93 Закона № 44-ФЗ).

Закупки при наличном расчете в реестр контрактов и в отчет об исполнении контракта включать не нужно (ч. 9 ст. 94, ч. 1 ст. 103 Закона № 44-ФЗ).

Если лицевой счет заказчика открыт в территориальном органе Федерального казначейства, то при оплате закупки наличными нужно руководствоваться Правилами обеспечения наличными деньгами таких организаций (утв. Приказом Минфина России от 31 декабря 2010 г. № 199н).

Бюджетные обязательства подлежат постановке на учет Федеральным казначейством на основании принятых к исполнению заявок на получение денежных средств. При этом предоставлять сведений о принятом бюджетном обязательстве не нужно.