Работодатели, предусматривающие в предстоящем году привлечение иностранных граждан в целях осуществления трудовой деятельности, подготавливают и представляют ежегодно, до 1 июня, в Межведомственную комиссию, специально созданную для этих целей органами исполнительной власти субъектов РФ, заявку о потребности в рабочей силе для замещения вакантных и вновь создаваемых рабочих мест за счет привлечения иностранных работников.
При рассмотрении заявок работодателей учитываются прогноз демографической ситуации; ожидаемое высвобождение работников; наличие свободных рабочих мест и вакансий по соответствующим отраслям экономики; прогноз общей численности безработных граждан; ожидаемое количество выпускников из профессиональных образовательных учреждений; возможности субъекта РФ по обустройству привлекаемых иностранных граждан и т.д.
Ежегодно, до 1 августа, Межведомственная комиссия представляет в Минтруд РФ предложения по определению квоты на следующий год с ее обоснованием.
Минтруд России совместно с МВД России и Минэкономразвития России ежегодно, до 1 декабря, распределяет утвержденную Правительством РФ общероссийскую квоту по субъектам РФ и до 15 декабря доводит ее до их сведения.