© mudkung / Фотобанк 123RF.com

Правильно составленный и утвержденный Отчет подотчетного лица (ф. 0504520) или Авансовый отчет (ф. 0504505) – необходимое основание для того, чтобы принять к учету расходы, произведенные подотчетным лицом (Постановление Мирового судьи с/у № 4 г. Буденновска и Буденновского района Ставропольского края от 19 февраля 2025 г. № 5-50/25). 

Проверка отчета подотчетного лица – один из элементов внутреннего контроля в учреждении. Не забывайте: документы принимаются к учету по результатам внутреннего контроля; принятие к учету документов, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни, недопустимо. То есть прежде чем принять отчет подотчетного лица к учету, бухгалтер в рамках внутреннего контроля должен проверить правильность заполнения отчета и полноту прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы. Если выяснится, что к учету приняты документы, оформленные с нарушениями, у органа контроля будет основание поставить вопрос об искажении данных учета и отчетности.

Именно такая ситуация стала предметом рассмотрения суда.

В ходе проверки ревизоры КСП обнаружили, что к отчетам подотчетных лиц не приложены первичные учетные документы, подтверждающие произведенные расходы. Так, в одном из отчетов не было документа об оплате организационного взноса за участие в мероприятии, в другом – документов об оплате и фактическом получении образовательной услуги (повышение квалификации), а к третьему отчету вместо кассового чека на покупку товаров приложили накладную.

Вместо того, чтобы вернуть документы на доработку подотчетникам, бухгалтерия приняла "неполноценные" отчеты подотчетных лиц и провела операции в учете.

Ревизоры зафиксировали грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету и составлению отчетности. Суд поддержал их и оштрафовал бухгалтера по ч. 4 ст. 15.15.6 КоАП РФ.