© dmvasilenko / Фотобанк Фотодженика

Работодатель обязан предоставить работнику ежегодный отпуск с сохранением места работы и среднего заработка. Право на оплачиваемый отпуск возникает по мере того как работник работает, поэтому расходы в виде отпускных выплат – это не что иное, как установленное законом обязательство работодателя перед работником (Письмо Минфина России от 10 июня 2022 г. № 02-06-10/55635).

Это обязательство возникает в тот момент, когда у работника появляется право на будущий отпуск. По сути, это происходит по истечение каждого отработанного месяца. И работодателю нужен источник для выплаты отпускных. Этим источником является резерв на оплату отпусков. Его создают в текущем периоде для использования в будущем – когда работник пойдет в отпуск. И далее за счет резерва оплачиваем сотруднику отпуск – не позднее чем за три дня до его начала. Документом-основанием для отражения факта принятия и начисления обязательств по выплате отпускных является составленная на основании приказа на отпуск Расчетная ведомость (ф. 0504402).

В учете начисление отпускных отражаем проводкой Дебет 0 401 60 211 – Кредит 0 302 11 737. Но бывают ситуации, когда отпускные выплачиваются не за счет резерва:

1. Если весь резерв уже выбран и в нем не осталось сумм для выплаты. Тогда отпускные начисляем за счет текущих расходов: Дебет 0 401 20 211 или 0 109 ХХ 211 – Кредит 0 302 11 737;
2. Если отпуск предоставлен "авансом", т.е. работник фактически не отработал период, за который начислены отпускные. В этом случае начисляем расходы будущих периодов: Дебет 0 401 50 211 – Кредит 0 302 11 737. В дальнейшем такие расходы равномерно списываются на финрезультат текущего года.

Обратите внимание: в любом случае начисление отпускных отражается в учете по счету 302 11 "Расчеты по заработной плате". Применение для этих целей одноименного счета 206 11 Инструкциями по учету не предусмотрено. Вообще назначение этого счета достаточно узкое – он предназначен для отражения задолженности работника, возникающей при перерасчете ранее выплаченной ему заработной платы, в том числе отпускных. Если работник дал согласие на удержание переплаты из будущих начислений, эту сумму отражают по счету 206 11.