Налоговики указали, что если инспекция запросила подлинник документа, составленного в бумажной форме, представить взамен его электронный скан-образ недопустимо. Пусть даже он будет подписан усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех участвующих сторон (письмо ФНС России от 17 мая 2016 г. № АС-4-15/8657@). ФНС России настаивает: в случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за его оформление, только такой экземпляр может быть признан подлинником.

В обоснование своей позиции налоговая служба привела стандарты бухучета, понимающие под подлинником документа первый или единичный его экземпляр (п. 3.1 Национального стандарта РФ "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" ГОСТ Р 7.0.8-2013, утв. приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. № 1185). Она также указала, что действия юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей должны совершаться в простой письменной форме (ст. 153, ст. 161 ГК РФ).

Напомним, что первичные учетные документы составляются на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. В случае, если законодательством или договором предусмотрено представление первичного учетного документа другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, а он существует только в электронном виде, экономический субъект обязан за свой счет изготовить копию такого документа на бумаге (ч. 5-6 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").