Новости и аналитика Аналитические статьи Госсектор. Первичные документы и учетные регистры для госсектора: произошедшие изменения и их нюансы

Госсектор. Первичные документы и учетные регистры для госсектора: произошедшие изменения и их нюансы

Госсектор. Первичные документы и учетные регистры для госсектора: произошедшие изменения и их нюансы2 июня в Минюсте России зарегистрирован приказ Минфина России от 30 марта 2015 г. № 52н "Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указания по их применению" (далее – Приказ № 52н), который заменит приказ Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н (далее – Приказ № 173н). Новый документ будет применяться при формировании учетной политики, начиная с января 2015 года (п. 6 Приказа № 52н). В связи с этим сразу возникает вопрос: должны ли организации госсектора переделывать все первичные документы и регистры учета в соответствии с новыми правилами? Приказ № 52н такого требования не содержит. Поэтому каждая организация госсектора должна самостоятельно принять решение о дате начала применения новых форм. Безусловно, эта дата должна быть согласована с вышестоящей организацией и утверждена локальным нормативным актом организации.

 

Первичные учетные документы

С вступлением в силу с 1 января 2013 года Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № 402-ФЗ) экономические субъекты (за исключением организаций государственного сектора, кредитных организаций и Банка России) не обязаны применять унифицированные формы первичных учетных документов. Однако в организациях госсектора до сегодняшнего дня обязательно должны применяться унифицированные формы, требования об оформлении которых предусмотрены приложениями к приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н. При этом перечень 1 Приложения № 1 к Приказу № 173н содержит формы документов класса 03 "Унифицированная система первичной учетной документации" ОКУД (далее – класс 03), которые были утверждены постановлениями Госкомстата более 10 лет назад, и на сегодняшний день уже не в полной мере отвечают потребностям оформления и формирования необходимой информации о фактах хозяйственной жизни организаций госсектора.

С введением в действие Приказа № 52н существенно сокращается перечень форм документов класса 03 "Унифицированная система первичной учетной документации" ОКУД. Из всего перечня этих документов остается лишь "первичка" по учету кассовых операций:

Это обусловлено тем, что после вступления в силу норм Закона № 402-ФЗ обязательными к применению продолжают оставаться формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами, в данном случае – Банком России (информация Минфина России от 4 декабря 2012 г. № ПЗ-10/2012).

Кроме того, к документам класса 03 добавился еще один, оформляемый при ведении кассовых операций, – Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005). Она применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям. Порядок применения этой формы установлен п. 4.5 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".

ФОРМА

Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005)

Другие формы

Класс 04 "Унифицированная система банковской документации" ОКУД, представленный ранее двумя формами Платежным поручением (форма 0401060) и Объявлением на взнос наличными (форма 0402001) – дополнен Инкассовым поручением (форма 0401071).

Некоторые документы, исключенные из класса 03, претерпели определенные изменения и адаптированы для использования организациями госсектора. С вступлением в силу Приказа № 52н они включены в класс 05 "Унифицированная система бухгалтерской финансовой, учетной и отчетной документации организаций государственного сектора" ОКУД (далее – класс 05) (таблица 1).

 

Таблица 1. Сравнительный анализ изменений в документах, относившихся к классу 03 и включенных в класс 05 ОКУД

Приказ №173н

Приказ № 52н

Основные изменения

Код формы

Наименование документа

Код формы

Наименование документа

0301010

Расчетная ведомость

0504402

Расчетная ведомость

Новая форма будет применяться не только для расчета зарплаты, но и стипендий, пособий, а также выплат на основе договоров и контрактов с гражданами. Содержит больше граф, предусматривающих детализацию начислений и удержаний. Установлено, что рассчитанные по документу суммы следует выдавать либо наличными деньгами по платежной ведомости (ф.0504403), либо безналичными перечислениями – по документам, установленными банками.

0306002

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств

0504103

Акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных и модернизированных объектов основных средств

Изменилось внутреннее содержание граф и строк Акта, в Акте появилось поле для отметки бухгалтерии об отражении операции в учете.

В рамках формирования учетной политики учреждение вправе установить порядок применения Акта (ф. 0504103) при модернизации нематериальных активов.

0306003

Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)

0504104

Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств)

Акт оформляется на один или несколько объектов по одной группе имущества (недвижимое, особо ценное движимое, иное). Вместо трех разделов форма содержит один, включающий сведения об объектах, в числе которых необходимо будет отразить дату ввода в эксплуатацию, а также балансовую (восстановительную) стоимость имущества. В этом же разделе отражается отметка бухгалтерии о списании.

В Акте следует отразить сведения о согласовании списания объектов (если списание таких объектов необходимо согласовывать с уполномоченным органом). В специальном блоке отражаются результаты выбытия (мероприятия по выбытию и их результаты).

0306004

Акт о списании автотранспортных средств

0504105

Акт о списании транспортного средства

Акт применяется при оформлении списания одного объекта (транспортного средства). Сокращено количество разделов Акта – не требуется отражать в Акте сведения о принятии к учету демонтированных основных деталей и узлов, а также сведения о затратах, связанных со списанием автотранспортного средства с учета, и о поступлении материальных ценностей от списания. При этом расширен перечень граф со сведениями о транспортном средстве и его технических характеристиках и состоянии.

Результаты выбытия (мероприятия по выбытию и их результаты), а также отметка бухгалтерии отражаются в специальных блоках.

0306032

Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств

0504102

Накладная на внутреннее перемещение объектов нефинансовых активов

Новая форма применяется для оформления перемещения не только основных средств, но и других нефинансовых активов, в том числе нематериальных активов, готовой продукции из одного структурного подразделения в другое, от одного материально ответственного лица другому.

0315004

Акт о приемке материалов

0504220

Акт о приемке материалов (материальных ценностей)

Акт претерпел незначительные изменения в размещении граф и строк с информацией. Добавлен блок для отражения бухгалтерской записи для приема в учете.

0315006

Требование-накладная

0504204

Требование-накладная

Новая форма предусматривает отражение корреспонденций счетов по учету движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами, а также отметку бухгалтерии в специальном блоке.

015007

Накладная на отпуск материалов на сторону

0504205

Накладная на отпуск материалов (материальных ценностей) на сторону

Форма предусматривает отражение корреспонденций счетов по учету отпуска материальных ценностей учреждением-отправителем сторонним учреждениям (организациям)-получателям, организациям, осуществляющим перевозку, а также отметку бухгалтерии в специальном блоке. Главный бухгалтер после вступления в силу Приказа № 52н не будет подписывать эту форму.

Сразу три унифицированные формы Актов о приеме-передаче объекта основных средств (ф. 0306001), здания (сооружения) (ф. 0306030), групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031), утвержденные к применению Приказом № 173н, заменены единым документом – Актом о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (форма 0504101). Эта форма составляется при оформлении операций по приемке (передаче) имущества, относящегося к объектам нефинансовых активов, в том числе вложений в объекты недвижимого имущества, при передаче нефинансовых активов между учреждениями, учреждениями и организациями (иными правообладателями). Кроме того, она применяется при оформлении приема-передачи как одного, так и нескольких объектов нефинансовых активов. Исходя из Методических указаний по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета (Приложение № 5 к Приказу № 52н), применение Акта (форма 0504101) не является обязательным при приобретении, безвозмездной передаче, продаже объектов нефинансовых активов, а определяется в рамках учетной политики учреждения. 

Некоторые унифицированные формы, применяемые в соответствии с Приказом № 173н, также утверждены к использованию Приказом № 52н, однако в их наименование и (или) внутреннее содержание внесены более или менее существенные изменения (таблица 2).

 

Таблица 2. Сравнительный анализ изменений в иных первичных документах

Приказ № 173н

Приказ № 52н

Основные изменения

Код
формы

Наименование формы документа

Код
формы

Наименование формы документа

0504421

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы

0504421

Табель учета использования рабочего времени

Теперь форма применяется только для учета использования рабочего времени, а не для расчета зарплаты, поэтому существенно сокращено количество отражаемой информации. Так, исключены графы для отражения стоимости первого дня (часа) работы, сторно начислений, видов выплат и др. Предусмотрена графа для отражения сведений о количестве дней (часов) явок (неявок). Кроме того, в Табеле будут регистрироваться не только случаи отклонений от нормального использования рабочего времени, - форму можно будет использовать для учета фактических затрат рабочего времени (регистрировать явки и неявки сплошным методом). Более подробно о правилах заполнения табеля (в том числе корректирующего) можно узнать из Методических указаний (Приложение № 5 к Приказу № 52н) .

0504401

Расчетно-платежная ведомость

0504401

Расчетно-платежная ведомость

Форма будет применяться для расчета не только зарплаты, но и стипендий, пособий, а также выплат на основе договоров (контрактов) с гражданами. Расширено количество граф (например, следует отражать сумму задолженности за организацией и (или) за работником). Общий порядок заполнения документа не изменился.

0504833

Справка

0504833

Бухгалтерская справка

Изменилось название документа. Назначение и порядок заполнения формы остались прежними.

В класс 05 также включены:

1

Карточка (книга) учета выдачи имущества в пользование (ф. 0504206), предназначенная для учета имущества, которое выдается в личное пользование работнику (служащему) при исполнении им служебных обязанностей (отраженного на счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)"); 

2

Приходный ордер на приемку материальных ценностей (нефинансовых активов) (ф. 0504207), который составляется при поступлении материальных ценностей (в том числе основных средств, материальных запасов), в том числе от сторонних организаций (учреждений) и служит основанием для принятия к бухгалтерскому учету и отражения на балансе учреждения. В документе отражаются сведения о наименовании товара, его количестве, стоимости. При обнаружении количественного и (или) качественного расхождения, а также несоответствия ассортимента принимаемых товаров сопроводительным документам отправителя (поставщика) комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов должна будет составить Акт приемки материалов (материальных ценностей) (ф. 0504220). На его основании контрагенту будет предъявляться претензия.  

Кроме того, Авансовый отчет (форма 0504049), до настоящего времени являвшийся бухгалтерским регистром, отнесен в разряд первичных документов с присвоением нового кода – 0504505. 

Ну и, наконец, исключенные из применения формы.

В первую очередь, это путевые листы для всех видов автомобилей (унифицированные формы 0304002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007). Однако это не означает, что учреждение не может применять эти формы, – они просто перестают быть обязательными к применению. Исходя из условий своей деятельности, учреждение вправе продолжить применять прежние формы путевых листов либо самостоятельно разработать новые, которые должны содержать обязательные реквизиты (п. 7 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н).

Также с вступлением в силу Приказа № 52н не применяются: Табель учета рабочего времени (форма 0301008); Платежная ведомость (форма 0301011); Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма 0306033);Акт приемки-передачи кассовых выплат и поступлений при реорганизации участников бюджетного процесса (форма 0531728);Справка о финансировании и кассовых выплатах (форма 0531811).

 

Бухгалтерские регистры 

В перечень бухгалтерских регистров тоже внесены изменения, пусть и не такие многочисленные.

Помимо Авансового отчета (форма 0504049), "перекочевавшего" в разряд первичных документов, из числа бухгалтерских регистров исключены два документа: Сводный реестр поступлений и выбытий (форма 0531455);Ведомость учета невыясненных платежей (форма 0531456). 

Отдельные формы регистров, применяемые ранее, утверждены к использованию и Приказом № 52н с некоторыми изменениями в наименованиях и внутреннем содержании (таблица 3).

 

Таблица 3. Соответствие учетных регистров, утвержденных Приказом № 173н, новым учетным регистрам (Приказу № 52н)

Приказ № 173н

Приказ № 52н

Код формы

Наименование формы документа

Код формы

Наименование формы документа

0504031

Инвентарная карточка учета основных средств

0504031

Инвентарная карточка учета

нефинансовых активов

0504032

Инвентарная карточка группового учета основных средств

0504032

Инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов

0504033

Опись инвентарных карточек по учету основных средств

0504033

Опись инвентарных карточек по учету нефинансовых активов

0504061

Ведомость учета внутренних расчетов

0504061

Ведомость учета внутренних расчетов между органами, осуществляющими кассовое обслуживание исполнения бюджет

В заключение отметим, что в целях обеспечения полноты отражения в бухгалтерском учете информации об активах, обязательствах и фактах хозяйственной жизни, в том числе с учетом особенностей автоматизированной технологии обработки учетной информации, субъект учета вправе включить в первичный (сводный) учетный документ, сформированный на основе унифицированной формы документа, дополнительные реквизиты (данные). Приоритет отдается электронным документам и регистрам, подписанным квалифицированной электронной подписью. На бумажном носителе документы составляются в случае отсутствия возможности их формирования и хранения в виде электронных документов, и (или) в случае, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления (хранения) документа исключительно на бумажном носителе.

 

Ольга Монако, эксперт направления "Бюджетная сфера" службы Правового консалтинга
ГАРАНТ, аудитор

Источник: ГАРАНТ.РУ