Бухгалтерский аутсорсинг: 10 вещей, которые вы могли не знать

Отдать бухгалтерию на аутсорсинг — значит позволить собственнику бизнеса не тратить свои силы и время на работу, не связанную напрямую с его деятельностью. А еще можно сократить расходы на содержание штатного бухгалтера. Об этом и других важных вопросах на тему бухгалтерского аутсорсинга читайте в нашем гайде.

1. Что такое бухгалтерский аутсорсинг

Бухгалтерский аутсорсинг — это передача бухучета от штатных специалистов внешним исполнителям. Профессиональный провайдер бухгалтерских услуг берет на себя учетные процессы и непрофильные для бизнеса функции. Такой шаг решает сразу несколько важных задач: концентрация руководства компании на более значимых целях, оптимизация расходов и повышение качества самого бухгалтерского учета.

Компания, предоставляющая аутсорсинг, возьмет на себя расчет налогов, подготовку и сдачу отчетности, работу с первичной документацией, ведение всех или нескольких участков бухучета, контроль отсутствия претензий со стороны государственных органов.

2. Какому бизнесу нужна удаленная бухгалтерия

Если руководитель размышляет о глобальных переменах в бухгалтерском учете, а именно рассматривает возможность перейти на аутсорс, чаще всего к этому его подтолкнула конкретная ситуация.

Составили чек-лист из 10 вопросов, который поможет решить, требуется ли вам сторонний бухгалтер:

1. Вы полностью сосредоточены на бизнесе и не успеваете заниматься бухгалтерией, например, при запуске стартапа?

2. Возникла серьезная проблема по вине бухгалтера, например, мошенничество, штрафы от ФНС, внезапное увольнение, жалобы от контрагентов?

3. Вы хотите использовать цифровые сервисы, новейшее ПО и другие современные технологии в учете, но не готовы нести серьезные затраты?

4. У вас в России дочерняя организация иностранной компании?

5. Вы считаете, что штат бухгалтерии раздут, из-за чего расходы на него завышены?

6. У вас специфическая или сезонная деятельность, например, ВЭД, грузоперевозки, посреднические услуги, пищевое производство?

7. У вас микропредприятие или ИП и количества задач не хватает для полной загрузки наемного бухгалтера?

8. У вашей компании несколько собственников или наемный руководитель?

9. Вы недовольны квалификацией штатных сотрудников и эффективностью работы бухгалтерии?

10. Ваш бизнес быстро растет и выходит на новые рынки или вы меняете вид деятельности, налоговый режим?

Если вы ответили положительно хотя бы на 1 из 10 вопросов, бухгалтерское сопровождение на аутсорсинге вам точно подойдет. А для тех, у кого совпало 2 и более вариантов, эта услуга даже необходима. Грамотный руководитель не ждет, когда ситуация достигнет масштаба катастрофы, он заранее планирует пути развития бизнеса и устранения возможных препятствий.

Обратите внимание, что собственник, склонный к гиперконтролю всех процессов в компании и предпочитающий лично ставить задачи своим подчиненными, особенно спонтанные и срочные, не сможет передать бухгалтерию на аутсорсинг. Также в зоне риска — организации с нестандартными требованиями к бухучету или настроенные против автоматизации. Тогда работу нельзя превратить в хорошо отлаженный бизнес-процесс. Бизнесу, который не работает полностью в «белую», бухгалтерский аутсорсинг противопоказан.

Попробуйте аутсорсинг бухгалтерии с пользой для бизнеса

Узнать больше

Найдем и устраним слабые места в учете

Узнать больше

3. Какие бывают виды аутсорсинга бухгалтерских услуг

Бухучет на аутсорсе может быть комплексным, когда весь функционал полностью переходит внешнему исполнителю. Это наиболее распространенный вариант. Но можно закрыть при помощи профессионалов отдельные участки, например, расчет зарплаты. Или даже привлечь главного бухгалтера на аутсорсинге, который будет проверять работу штатной бухгалтерии клиента.

А еще можно решать дополнительные задачи, не относящиеся напрямую к бухгалтерии, в том числе оптимизировать налоги, вести кадровый и воинский учет, получать консультацию у юриста. Ассортимент услуг зависит от масштаба выбранной бухгалтерской компании.

Проанализируем основные виды бухгалтерского аутсорсинга.

Полный

Полноценная замена главбуха и отдела бухгалтерии, выполнение всех необходимых функций — налоговый и бухгалтерский учет, начисление зарплаты, ведение первички, составление и сдача отчетности. Часто собственники уже на этапе создания бизнеса выбирают аутсорсинг бухгалтерии, чтобы избавиться от сложностей с регистрацией и выбором налогового режима.

Несомненный плюс полного бухгалтерского сопровождения на аутсорсинге — это закрытие функции бухучета целиком, независимо от количества задач. Особенную актуальность такой вид обслуживания приобретает для небольших организаций и стартапов, в которых объем работ не дотягивает до найма штатного специалиста.

Какие дополнительные услуги можно получить у бухгалтерской аутсорсинговой фирмы в рамках полного сервиса:

• переход на новую учетную программу или доработка существующей;

• внедрение электронного документооборота;

• управленческая аналитика;

• оптимизация налогов;

• совмещение бухучета с другими электронными системами;

• юридическое обслуживание.

Выборочный

Делегирование отдельных участков работы внешним специалистам. Это помогает оптимизировать работу отдела и зачастую происходит по инициативе главного бухгалтера. А также выборочный аутсорсинг бухгалтерии освобождает от рутины, дает доступ к новым технологиям и квалифицированным консультациям. Нередко это становится способом избавиться от утомительного процесса поиска, найма и адаптации персонала.

Наиболее популярные задачи, которые бизнес предпочитает отдавать на частичный аутсорс:

• работа с первичными документами (самый важный участок, для тех организаций, которые часто проходят внешний аудит или проверки ИФНС);

• начисление зарплаты сотрудникам;

• кассовый учет (актуальный запрос у розничных торговых сетей);

• экспорт и импорт (востребованная задача для участников ВЭД);

• ведение арендных платежей (необходимая услуга для компаний с большим количеством точек или офисов).

Консалтинг

Возможность задавать вопросы экспертам, получать консультации по телефону или в чате, а также при личной встрече. Поддержка предоставляется по всем ключевым направлениям — бухгалтерский учет, налогообложение, валютный контроль, трудовые отношения. Особо востребована эта услуга стала после введения массовых поправок в Налоговый кодекс РФ в 2024-2025 годах:

• необходимость платить НДС не только на ОСНО;

• правильный расчет и выплата НДФЛ по прогрессивной шкале;

• уплата страховых взносов за работников;

• амнистия для бизнеса, занимавшегося незаконным дроблением с целью налоговых выгод;

• новые правила применения УСН.

Консультационная поддержка может предоставляться в комплексе при полном бухгалтерском аутсорсинге без доплат, либо быть отдельной услугой по прайсу.

Функции главного бухгалтера

Контроль штатных бухгалтеров и настройка рабочих процессов. Управленческую функцию ищут зачастую небольшие, активно развивающиеся компании, которым нужно наладить учет, но нет возможности или времени привлечь на вакансию квалифицированного специалиста.

Главбух на аутсорсе поможет решить самые распространенные проблемы:

• Устранить влияние человеческого фактора, когда многое зависит от специализации и наличия опыта, а нередко настроения и желания конкретной личности. Управление бухгалтерией становится формализованным, а работа отдела строится при помощи четко прописанных регламентов и автоматизации с удаленным контролем.

• Избежать тотальной катастрофы после ухода главбуха из-за отсутствия фиксированных рабочих процессов и инструкций. Коллектив продолжает работать в привычном режиме и выполнять все необходимые задачи в любой ситуации.

• Настроить регулярный мониторинг качества работы сотрудников, а не проводимый урывками по причине нехватки свободного времени у штатного главного бухгалтера. Это обязательный процесс, который необходим для поддержания эффективной деятельности каждого работника в отделе.

4. В чем выгоды и риски аутсорсинга бухгалтерии

Основное отличие бухгалтерии на аутсорсе — компания получает полноценную услугу с выраженным результатом, а не сотрудника на полный рабочий день.

Чем еще бухгалтерский аутсорсинг выгоден для бизнеса:

• Команда профессионалов. Подбор персонала в бухгалтерской компании — это серьезная процедура, здесь нет случайных или некомпетентных людей. Иначе поставщик рискует снизить качество услуг. Сотрудники проходят многоэтапный отбор, постоянно обучаются, ценят разноплановую и интересную работу.

• Финансовая ответственность за результат. Пункт об обязательствах возместить убытки за ошибки или некачественную работу включается в контракт с аутсорсинговой фирмой. Это основная гарантия для клиента.

• Эффективность бухучета. Итоги обслуживания на аутсорсе — это не только сданные вовремя декларации и правильно рассчитанные налоги. Бизнес получает новый уровень организации учета и доступ к технологиям, которые ранее не мог себе позволить.

• Минимизация кадровых проблем. Заказчик более не зависит от конкретных сотрудников, их опыта, знаний и вообще наличия в штате. Всеми вопросами с персоналом, необходимым для ведения бухучета, занимается аутсорсер.

• Соответствие затрат полученной услуге. Компания платит за определенный набор выполненных задач, а не найм бухгалтера с выходными, отпусками, больничными.

Обозначим и отрицательные стороны бухгалтерского аутсорса. Риски появляются, если найти бухгалтера на аутсорсинге в формате фрилансера-одиночки или небольшой компании. Такие провайдеры не способны закрыть ключевые потребности:

• Быстрая и незаметная замена заболевшего или внезапно уволившегося сотрудника в период сдачи отчетности — не хватает ресурсов.

• Стабильность результатов и минимизация серьезных бизнес-рисков — недостаточно опыта и навыков по всем направлениям.

• Надежная защита данных — отсутствует возможность содержать IT-службу, собственные сервера и оплачивать регулярное создание резервных копий.

Переходите на технологичный аутсорсинг бухгалтерии

Узнать больше

Тратим меньше времени на рутинные процессы

Узнать больше

Аутсорсинг или бухгалтер в штате — сравнение

Сопоставили основные параметры работы провайдера и штатного бухгалтера, чтобы наглядно продемонстрировать преимущества и недостатки бухгалтерского обслуживания на аутсорсинге. Но в этом вопросе каждый собственник бизнеса принимает собственное решение, взвесив все «за» и «против».

Для начинающих предпринимателей или микробизнеса, у которых отсутствует большое количество операций, нормальным решением считается удаленная бухгалтерия для ИП. Такую услугу предоставляют многие банки, открывающие расчетные счета. Но нужно учитывать, что придется вникнуть в процесс и уделять ему определенное время.

5. Какие тренды бухаутсорсинга популярны в РФ в 2025 году

Составили список самых актуальных направлений в аутсорсинге бухгалтерии в 2025 году, вероятно, среди них найдется самая больная бухгалтерская тема для каждого бизнеса:

1. Налоговая оптимизация. Этот тренд продолжает сохранять лидирующую позицию уже не первый год. А уследить самостоятельно за новыми законами, нормативами и требованиями контролирующих органов мало кому под силу.

2. Адаптивность. Аутсорсинговые бухгалтерские услуги — это гибкий инструмент, точно отвечающий потребностям конкретной компании. Поэтому хороший поставщик должен уметь подстраиваться под меняющиеся внешние условия и под каждого клиента.

3. Автоматизация и использование ИИ. Технологии играют решающую роль в оптимизации любых бизнес-процессов. Автоматическая обработка данных и управление позволяют решать задачи быстро, без ошибок и лишних затрат.

4. Расширение географии. Аутсорсинг ведения бухгалтерского учета пользуется спросом не только в Москве, Санкт-Петербурге и других городах-миллионниках. Услуга доступна и в других населенных пунктах РФ, наряду с лидерами рынка развиваются и локальные поставщики услуг.

5. Стандартизация. Строгие регламенты позволяют не только выстроить эффективную работу бухгалтерии, но и адекватно оценить успешность аутсорсингового проекта. Ключевым критерием можно назвать способность достигать поставленной цели в оговоренные сроки без превышения бюджета.

6. Как работает аутсорсинг бухгалтерских услуг

Организация бухгалтерского аутсорсинга обычно строится исходя из потребностей конкретного бизнеса. Провайдер предлагает индивидуальное решение, поэтому разнообразные форматы в этой сфере возможны не только из-за доступного перечня бухгалтерских услуг. В большинстве случаев вся работа происходит дистанционно за счет удаленных доступов в учетную программу клиента и современных средств связи. Но при необходимости специалист бухгалтерской компании может работать в офисе у нанимателя, особенно если это участок по обработке первичной документации.

Но есть несколько важных моментов, которые присутствуют при любой комбинации бухаутсорсинга — подпись отчетов и ответственность за результаты.

Подпись отчетности при аутсорсинге

Многие собственники бизнеса ошибочно считают, что передача бухгалтерии на аутсорсинг полностью освобождает их от обязанностей по оформлению и подписанию отчетов. Однако на практике ситуация несколько иная.

По закону, ответственность за бухгалтерский учет и отчетность остается за руководителем компании. Тем не менее клиенты имеют возможность передать полномочия по подписанию отчетности бухгалтерской фирме или ее сотрудникам на основании доверенности. В случае использования ЭДО подпись отчетов может осуществляться бухгалтерской компанией посредством специально выпущенной на имя клиента электронной подписи на основании машинночитаемой доверенности (МЧД).

Таким образом, отчётность большинства клиентов на практике подписывают эксперты бухгалтерской фирмы, непосредственно ведущие учет или рассчитывающие заработную плату.

Ответственность за ведение бухгалтерии на аутсорсинге

Этот пункт связан с предыдущим, но опять же истина одна — отвечает за ведение бухгалтерского и налогового учета в компании только ее директор, никто другой. И этот момент не зависит от того, кто непосредственно ведет бухгалтерию — он сам, штатный главбух или аутсорсинговая фирма.

Но есть одно значимое отличие между ответственностью бухгалтера на аутсорсинге и наемного сотрудника.

Если компания берет на работу бухгалтера по трудовому договору, штрафы регламентируются ТК РФ. То есть нельзя взыскать серьезные суммы, в которых обычно выражается наказания от госорганов за нарушения законодательства. Как вариант можно рассмотреть специальный контракт, но на такие жесткие условия вряд ли согласится сам работник.

С бухгалтерским аутсорсингом все иначе — отношения регулируются договором, а значит ответственность рассматривается в рамках гражданского права. Это позволяет рассчитывать на покрытие убытков. Кроме того, крупные компании страхуют свою профессиональную ответственность.

Работаем на результат и несем ответственность

Узнать больше

Отвечаем финансово за сданную отчетность в течение 3 лет

Узнать больше

7. Как проверить ведение бухгалтерского учета другой организацией

Успешная организация бухгалтерского учета сторонней организацией не отменяет периодического контроля со стороны собственника. Поэтому рекомендуем обязательно составить поэтапный план перехода на аутсорсинг и включить в него регулярные проверки подрядчика.

Аутсорсинговая бухгалтерия от профессиональной компании — это абсолютно прозрачный инструмент, и сами исполнители также заинтересованы не делать тайны из рабочего процесса. Поэтому предлагают сразу несколько способов проверки для заказчиков, например:

• постоянный удаленный доступ в бухгалтерскую базу;

• автоматический аудит с индивидуальными настройками.

8. На что обратить внимание при составлении договора на аутсорсинг бухгалтерских услуг

Договор на бухгалтерский аутсорсинг — это стандартный документ, формализующий сделку между юрлицами на оказание услуг. Обязательными пунктами будут предмет договора, порядок расчетов и ценовая политика, срок действия, реквизиты сторон, права и обязанности, ответственность и алгоритм разрешения споров.

Но есть несколько моментов в договоре, на которые стоит обратить особое внимание именно при оформлении аутсорсинга бухгалтерии:

• Лимиты ответственности. Оптимальные условия — полная материальная ответственность исполнителя в течение 3 лет с момента сдачи отчетности. Это означает, что компания берет на себя все риски, связанные с претензиями от ФНС. Именно трехлетний период документации рассматривается налоговыми органами при выездной проверке.

• Страхование профессиональной ответственности. Это дополнительная защита для заказчика к лимитам — наличие такого полиса у бухгалтерской фирмы снимает все вопросы об уровне сервиса.

• Регламенты работы. Бухгалтерский аутсорсинг — это сложная услуга с многими составляющими, поэтому без четко зафиксированных правил эффективно выполнить все задачи не получится. Такой регламент должен являться неотъемлемой частью договора и содержать исчерпывающую информацию о том, что и как исполнитель делает для заказчика.

Передайте ваш бухучет в надежные руки

Узнать больше

Входим в ТОП-3 бухгалтерских провайдеров РФ по версии RAEX

Узнать больше

9. Какие действуют цены на аутсорсинг бухгалтерии в Москве

Оплата за внешние бухгалтерские услуги может взиматься по-разному, единых стандартов не существует. Например, одна компания берет почасовую оплату, а другая считает каждую проводку или объем первичных документов. Также распространена оценка трудоемкости исходя из количества сотрудников или годового дохода клиента.

Независимо от того, какую схему предлагает аутсорсинговая организация, заказчику необходимо учитывать несколько факторов, влияющих на итоговую стоимость услуг бухгалтерского аутсорсинга:

• Принцип расчета цены должен быть прозрачным и понятным. Если провайдер не объясняет сам, как происходит ценообразование, нужно задать прямой вопрос и выявить методику.

• Понятие бухгалтерский и налоговый учет могут содержать разный набор задач. Заказчик должен понимать, что входит в основной список услуг, а что уже будет предоставляться по запросу за дополнительную плату.

• Некорректно сравнивать прайс аутсорсера с текущими затратами на бухгалтера. С большей долей вероятности нынешнюю ситуацию с бухучетом в компании требуется улучшить, а значит речь идет о других суммах. Чтобы получить более точную оценку, посмотрите вакансии опытных бухгалтеров с нужными вам знаниями и навыками.

• Невозможно правильно оценить объем работы у растущего бизнеса. Если компания активно масштабируется, завтра ей может потребоваться решение совсем других задач.

10. Как найти надежную аутсорсинговую компанию

Главное, о чем следует помнить при поиске провайдера бухгалтерского аутсорсинга — это не разовый проект, а долгосрочное сотрудничество. Выбирать нужно не только опираясь на низкий прайс, на первый план выходят качество услуг и комфорт при общении с исполнителем. Если с командой найдено взаимопонимание, такое партнерство будет результативным и выгодным для любого бизнеса.

На рынке бухгалтерского аутсорсинга РФ представлено несколько разновидностей бухгалтерских компаний, которые ориентированы на определенный сегмент заказчиков. Например, целевой аудиторией у удаленных или приходящих фрилансеров и мелких фирм, будут ИП и малый бизнес. А лидеры рейтинга бухгалтерских компаний России предпочитают сотрудничать с малым, средним и крупным бизнесом. Для микропредприятий их услуги превышают имеющиеся у клиента потребности. Одним из таких лидеров, регулярно входящих в топ по версии рейтинга RAEX (рейтинг компаний в области аутсорсинга учетных функций: бухгалтерский и налоговый), является 1C-WiseAdvice — компания с многолетним опытом, ориентированная на системный, технологичный подход и высокий уровень клиентского сервиса.

Какие критерии важны при выборе аутсорсинговой бухгалтерии:

• Размер и срок работы компании. Если провайдер существует на рынке менее 10 лет и содержит менее 50 сотрудников, он не сможет обеспечить технологичный аутсорс, четко выстроенные коммуникации, взаимозаменяемость исполнителей, достойный контроль эффективности, полную информационную безопасность.

• Применение цифровых технологий. Подрядчик без практического применения современных достижений IT-сферы не способен защитить базу данных, автоматизировать бизнес-процессы и контроль исполнения задач, и вообще наладить нормальное общение с заказчиком.

• Наличие регламентов работы. Документально зафиксированные стандарты — залог успешной деятельности каждого сотрудника и всей бухгалтерской компании в целом. Это как инструкция по эксплуатации — без нее использование прибора превращается в головную боль.

• Рекомендации. Реальную картину могут отразить только оформленные на бумаге письма от нынешних клиентов провайдера, с подписью и печатью. Отзывы в интернете, даже на профильных сайтах или в чатах, это лишь часть маркетинговой стратегии. Иногда списка действующих пользователей достаточно, чтобы составить мнение о качестве работы бухгалтерской фирмы.

• Финансовая защита. Доверять можно той бухкомпании, которая фиксирует в договоре полную и долгосрочную финансовую ответственность перед заказчиком, а также страхует свою работу с возмещением от страховщика.

• Отсутствие стоп-сигналов. Стиль общения и общее впечатление не менее важны. Лучше отказаться от сотрудничества, если какие-то моменты вызывают сомнения, например, в лоб озвучили прайс, не вникнув в суть бизнеса, пообещали выполнить задачу и пропустили срок, прислали шаблонный договор или выдали односложные ответы на вопросы о том, как устроен бухгалтерский аутсорсинг.

Екатерина Ампар

Руководитель проектов аутсорсинга бухгалтерского и налогового учета

Задать вопрос эксперту

Задать вопрос эксперту

На правах рекламы © 2025 «1С-WiseAdvice», «Гарант.ру»
Erid: 4CQwVszH9pSXqmnKRSB